MỤC LỤC
Công ty chuyên sản xuất sơn, các vật liệu chống thấm và các sản phẩm khác…Hiện nay công ty đang thực hiện đa số các chức năng nhiệm vụ trên nhưng còn một số lĩnh vực chưa đi sâu vào hoạt động mà đang còn thăm dò nghiên cứu thị trường. Mô hình này được áp dụng phổ biến trong các DN vừa và lớn đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu ảnh hưởng ở mỗi cấp .Với cơ cấu tổ chức như trên cho thấy ban giám đốc gồm một giám đốc phụ trách chung và một phó giám đốc điều hành chung các phòng ban chức năng. Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý SXKD hàng ngày, trực tiếp làm các kế hoạch và phát triển các phương án sản xuất, quản lý nhân viên của mình, soạn các công văn, đề xuất các chiến lược phát triển của công ty, tính giá thành sản xuất, NVL phục vụ kịp thời cho sản xuất.
Đặt dưới ban giám đốc, có trách nhiệm quản lý thúc đẩy công việc của từng tổ đội sản xuất, báo cáo về tình hình NVL và các vần đề về kỹ thuật đáp ứng nhu cầu, chính xác để giám đốc đưa ra quyết định. Tổ chức hướng dẫn công tác hạch toán phụ thuộc, lập kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch vốn của công ty để lãnh đạo đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời chính xác, công ty áp dụng hình thức thực hiện tổ chức ghi sổ kế toán Nhật ký- sổ cái. Do đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung , theo đó toàn bộ công tác kế toán của công ty đều tập trung ở phòng kế toán.
- Kế toán trưởng: Chi đạo, giám sát toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty, tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc quản lý, sử dụng chỉ tiêu tài chính đúng mục đích, đúng chế độ và hiệu quả với đồng vốn của công ty. - Kế toỏn thanh toỏn tiền mặt: Theo dừi hi tiết từng nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan như: Chi phí bán hàng , chi phí quản lý DN, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu tạm ứng, phải thu, phải trả khác…. - Hình thức sổ kế toán: Căn cứ vào tình hình thực từ SXKD, căn cứ vào khả năng cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, yêu cầu thông tin kinh tế, công ty đã chọn lựa và vận dụng hình thức Nhật ký – sổ cái vào công tác kế toán.
Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế oán chi tiết, giữa ghi chép hàng ngày với tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. - NVL phụ:là các vật liệu phục vụ cho nhu cầu thí nghiệm và sản xuất các vật liệu phụ trợ cho sản xuất, làm tăng chất lượng của vật liệu chính bao gồm: Amoniac, naterrosol, vỏ thùng, caolanh, kãoin, bột siêu mịn,…. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như: Long đèn, ốc vít, … Việc phân loại trên giúp cho quá trình quản lý và kiểm tra, hạch toán NVL được thuận tiện hơn.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, ban lãnh đạo đề ra cho từng phân xưởng, do đặc thù của công ty nên khi mua vật liệu trưởng phòng kỹ thuật phải làm đơn xin tạm ứng tiền đi mua hoặc liên hệ với nhà cung cấp chở hàng đến để đảm bảo tốt nhất và kịp thời nhất những loại vật tư cần dùng. Cuối tháng khi có đầy đủ phiếu nhập, bảng kê nhập, hóa đơn bán hàng của người bán hoặc đối chiếu công nợ (mua với giá trị thấp hơn 1000.000),kế toán viết”giấy thanh toán tạm ứng” cho người mua (phụ lục 4). Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, ghi số lượng thực tế vật liệu nhập, xuất vào chứng từ, phân loại chứng từ.
Hàng ngày, thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt mua NVL và thực hiện việc ghi sổ quỹ hàng ngày, lập báo cáo quỹ chuyển cho phòng kế toán, kèm theo tất cả các chứng từ thu, chi làm cơ sở ghi sổ kế toán.
- Luôn có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán giúp cho công tác ghi chép nhanh chóng, chính xác và đầy đủ - Công ty xây dựng một hệ thống kho đủ điều kiện để bảo quản NVL. Hệ thống sổ kế toán và tài khoản, các mẫu biểu công ty sử dụng đều đúng như chính sách ban hành của nhà nước.Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất của công ty. Còn đối với các loại vật liệu khác, để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản thì kế toán NVL thường lấy giá xuất chính là giá nhập của NVL trên phiếu nhập gần nhất hoặc giá xuất chính là giá bình quân nhập vật liệu trong kỳ.
Các phương pháp trên khá đơn giản, dễ tính toán, không đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao, song tại công ty, lượng NVL nhiều, phong phú về chủng loại, do đó khối lượng tính toán của kế toán là rất nhiều. Mặt khác, vì đặc điểm của các phương pháp trên là phải chờ đến cuối tháng mới có đầy đủ số liệu để tính toán giá trị NVL xuất dùng trong kỳ nên với khối lượng tính toán nhiều, kế toán thường không cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm cuối cùng. Tuy nhiên , sổ sách dùng để hạch toỏn chi tiết NVL chưa đỳng với tờn gọi “sổ chi tiết vật liệu” chỉ theo dừi phần nhập mà khụng theo dừi phần xuất, ngoài ra sổ chi tiết này chỉ theo dừi nghiệp vụ nhập mua hàng bằng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng.
Công việc hạch toán ở phòng kế toán và ở kho không tương đương nhau do ở phòng kế toán không mở “sổ đối chiếu luân chuyển” mà công ty đang sử dụng là sổ đối chiếu luõn chuyển theo dừi tổng hợp tất cả cỏc loại vật liệu thuộc sở hữu của công ty. Vì một loại vật liệu chỉ được bảo quản ở một kho chứ không phải ở nhiều kho nên nếu đối chiếu giữa “thẻ kho” và “sổ đối chiếu luân chuyển” tổng hợp như hiện nay sẽ không bao giờ cho kết quả đúng. Như vậy, việc hạch toán của thủ kho và kế toán và hai việc là gần như độc lập nhau không dễ dàng kiểm tra đối chiếu và nếu có sai sót xẩy ra hoặc nhầm lẫn giữa các loại NVL là rất khó phát hiện.
Công việc này tốn nhiều thời gian và hay bị nhầm lẫn bởi vì mỗi loại vật tư tồn ở nhiều nơi khác nhau và chính nhân viên kế toán cũng không nhớ hết liệu loại vật tư này có ở những nơi nào. Để cho việc hạch toán giá xuất nhanh chóng kịp thời thì công ty nên chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp hệ số giá: Sử dụng giá hạch toán để tính giá trị vật liệu xuất kho và cuối kỳ sẽ tiến hành điều chỉnh. Phương pháp hệ số giá khắc phục được nhược điểm của phương pháp bình quân cả kỳ dử trữ đó là : giúp cho việc tính giá NVL xuất được kịp thời mà không phải chờ đến cuối tháng, do đó không ảnh hưởng đến công tác quyết toán chung.
Tại kho: Ngoài việc ghi chép thẻ kho, thủ kho nên có sổ chi tiết để theo dừi việc nhập - xuất vật tư : Vật liệu nhập từ đõu (mua, tự chế, thu hồi…), xuất theo mục đích nào, số vật tư đang trong tình trạng như thế nào…để phục vụ cho công tác quản lý vật tư. Tuy nhiên để làm được điều trên thì thủ kho của công ty phải quản lý tốt và công ty đã mở “sổ đối chiếu luân chuyển” riêng cho phân xưởng chứ không chỉ có “sổ đối chiếu luân chuyển ” tổng hợp.