Ứng dụng tin học hóa công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm tại hệ thống ngân hàng thương mại quốc doanh Việt Nam
MỤC LỤC
Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức
Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác đợc, các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới, tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là cha chính xác (quá đề cao máy tính). Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn.
Thông tin và công tác quản lý
Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới IEMgr (Information Enable Manager) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên phải đợc nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin. Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng mọi ngời trong tổ chức tiếp cận thông tin và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải có tổ chức và thống nhất.
Hệ thống thông tin (HTTT) 1. Khái niệm
+ HTTT phi chính thức: là những hệ thống ghi chép, đánh giá năng lực cán bộ của (một) vài ngời cán bộ. - Mô hình vật lý trong: trả lời câu hỏi HTTT xử lý nh thế nào?, mô hình này đợc hình thành với kỹ thuật làm ra phức tạp.
Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý
- Hợp thức hoá các thuộc tính.(đảm bảo cho mỗi thuộc tính có một nhiệm vụ, loại bỏ các thuộc tính không dùng để định danh). - Một thuộc tính của mô hình cá thể chuyển thành một trờng của mức logic - Một trờng của mô hình cá thể chuyển thành một bản ghi.
Một số phơng pháp phân tích hiệu quả kinh tế của dự án phát triển một HTTTQL
Đánh giá đa tiêu thức
Nhợc điểm : Tính nhất quán không cao trong toàn hệ thống, do vậy không tránh khỏi việc d thừa và trùng lặp thông tin. Tuy vậy, phải tính đến sự phf hợp của từng phơng pháp với trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính của tổ chức đó.
Phân tích chi phí - lợi ích
Trên thực tế, ngời ta thờng áp dụng cả 2 phơng pháp nhằm giảm thiểu những nh- ợc điểm của từng phơng pháp. + Phải lợng hoá lợi ích về một đơn vị đo ( giá trị ) sao cho lợi ích bù đắp đợc chi phí và có hiệu quả.
Nghiệp vụ quản lý tiền gửi tiết kiệm tại các Ngân hàng thơng mại quốc doanh
Vai trò của huy động vốn tiết kiệm trong dân
Tuy nhiên, do một số nhợc điểm tồn tại của hệ quản trị cơ sở dữ liệu này đồng thời với việc những chơng trình này đã có những lạc hậu, do đó hớng phát triển chung của các Ngân hàng này là bảo trì, cải tiến, bổ sung, nâng cấp và thay đổi sao cho khắc phục. Cụ thể, với chơng trình cải tiến hệ thống này đang xây dựng lại một số chơng trình nh: Chơng trình quản lý nhân sự (đang đợc viết lại bằng HQTCSDL Microsoft Access 97 và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 tại phòng kỹ thuật phần mềm – Cục Công nghệ tin học Ngân hàng) và họ đang có xu hớng thay đổi một số chơng trình nh phân hệ huy động vốn, chơng trình quản lý vốn cổ phần.
Quy trình kế toán gửi của hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm
Trờng hợp khách hàng rút lãi hàng tháng, phải nộp sổ tiết kiệm vào Quỹ tín dụng, kế toán sau khi tính lãi thông báo cho khách hàng, lập phiếu chi, ghi vò sổ tiết kiệm ( ngày thang trả lãi, trả đến thời gian nào, số lãi đã trả). Các báo cáo lập thành 2 liên, một liên đóng vào tập chứng từ huy động vốn của bàn, một liên và giấy nộp tiền gửi về trung tâm điều hành cùng lợng tiền mặt, ngân phiếu thanh toán cuối ngày.
Phân tích hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm
+ Trờng hợp khách hàng gửi tiền lần đầu, khách hàng đợc cấp sổ tiết kệm, các thông tin về sổ tiết kiệm của khách hàng đợc ghi trong tệp Sổ tiết kiệm với các thuộc tính: Số sổ tiết kiệm, họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, ngày cấp và nơi cấp chứng minh nhân dân; ngày gửi tiền, loại tiền gửi, loại kỳ hạn, số tiền gửi. Vào cuối ngày, căn cứ vào nhật ký phát sinh ngày, bàn gửi lập báo cáo tình hình huy động vốn ngày, sao kê chi tiết các loại phát sinh và nếu có yêu cầu sẽ lập bản sao kê chi tiết sổ tiết kiệm của khách hàng. Nhiệm vụ chính của phòng kế toán là thờng xuyên cập nhật những yêu cầu thay đổi của lãnh đạo về các loại tiền gửi, loại kỳ hạn, mức lãi suất ứng với mỗi loại tiền gửi, loại kỳ hạn và những biến đổi về tỉ giá của mỗi loại tiền gửi, loại kỳ hạn và những biến động về tỉ giá của mỗi loại ngoại tệ.
Bên cạnh các báo cáo này, phòng kế toán còn lập danh sách khách hàng và thông tin chi tiết về khách hàng khi cần thiết, căn cứ vào dữ liệu trong các tập tin sổ tiết kiệm của phòng kế toán (một khách hàng có thể có nhiều sổ tiết kiệm tại các bàn gửi khác nhau, căn cứ tổng hợp là số chứng minh nhân dân của khách hàng hoặc số hộ chiếu nếu khách hàng là ngời nớc ngoài). Công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm đợc thực hiện tập trung chủ yếu là tại các bàn gửi và đợc thực hiện chủ yếu là trong một ngày, việc xác định các luồng dữ liệu vào ra, các xử lý nhanh và hợp lý là những tác động tích cực đến việc hoàn thành công tác trên. - Dữ liệu phải có những cấu trúc, quy định phù hợp với yêu cầu chung để có thể trao đổi với hệ thống khác(VD: Hệ thống quản lý tiền vay, hệ thống quản lý nhân sự ), và là cơ sở dữ liệu con của phân hệ huy động vốn.….
Sổ tiết kiệm không kỳ hạn
Xây dựng sơ đồ khối thuật toán tổng quát
Chơng trình phải có những tính năng tra cứu cần thiết để cung cấp thêm các thông tin cho ngời sử dụng (VD: Thông tin về những ngời sử dụng trong hệ thống, thông tin về tỉ giá, lãi suất ).… - Ngoài các báo cáo, sao kê theo quy định, chơng trình quản lý tiền gửi tiết kệm cần phải có những tiện ích cho phép ngời sử dụng tra cứu các tập thông tin cần thiết (Tỉ giá, lãi suất, thông tin ngời sử dụng). Nh vậy, khi sử dụng hệ chơng trình, ngời sử dụng sẽ truy cập vào mạng, ánh xạ(map) th mục QLTK từ Server làm ổ đĩa mạng rồi sau đó khai báo tên(username) khi login vào mạng và khi bắt đầu chạy chơng trình thì ngời dùng đã có tên sẵn, do đó chỉ phải nhập password để chạy chơng trình. Cài đặt thêm bàn gửi tiết kiệm, Thay đổi quyền ngời sử dụng, Nhập thêm ngời sử dụng, Nhập thêm loại gửi, Thay đổi lãi suất, nhập thêm tiền sử dụng, Thay đổi tỉ giá ngoại tệ: Có tác dụng cho phép Admin thay đổi các thông số nh trên.
Gửi có kỳ hạn, Gửi không kỳ hạn ( trong mục này có thêm thực đơn gửi mới và gửi thêm), Rút tiết kiệm( mục này có thêm thực đơn rút không kỳ hạn và rút có kỳ hạn : Vào trong ngày khi khách hàng đến giao dịch ngời sử dụng chọn mục này để có thể gửi và rút cho khách hàng. Công việc cuối ngày (mục này có thực đơn chuyển sổ đến hạn ): Vào cuối ngày ng- ời sử dụng phải chọn mục này để chuyển gốc vào lãi cho những sổ đến hạn mà khách hàng không đến rút và cho các sổ không kỳ hạn nếu là ngày 1/1. Đây là mẫu báo cáo cơ sở để lập các báo cáo đầu ra về tình hình huy động vốn ngày, tình hình huy động tháng, tình hình huy động vốn năm đợc lập dựa trên các mẫu báo cáo sẵn có của Ngân hàng.
Giải pháp kỹ thuật cho hệ thống
Chơng trình quản lý tiền gửi tiết kiệm không chỉ áp dụng đợc với các Ngân hàng thơng mại quốc doanh mà còn có thể áp dụng đợc cho hệ thống Ngân hàng nói chung. • Quản lý các loại kỳ hạn gửi, mức lãi suất, đăng ký rút trớc hạn, đăng ký các loại tiền sử dụng…. • Theo dừi và tổng hợp đợc tỡnh hỡnh hoạt động gửi, rỳt tiền hàng ngày, định kỳ tháng, năm để lập báo cáo cần thiết cho bộ phận lãnh đạo.
• Tận dụng đợc tối đa khả năng về đồ hoạ, giao diện và in ấn trong môi trờng Windows(bằng cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97 &ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0) nhằm cho chơng trình có giao diện đẹp hơn trớc, các bản in đợc việt hoá 100% và có thể sử dụng nhiều loại máy in khác nhau. • Đề tài đã tận dụng đợc những u điểm của việc sử dụng hệ thống mạng bằng việc xây dựng hệ chơng trình thống nhất chạy trên mạng, có các dữ liệu dùng chung cùng đợc chia sẻ có các dữ liệu riêng của mỗi ngời dùng. Tuy nhiên với thời gian hạn hẹp, lại cha có nhiều kinh nghiệm cho nên dù có cố nhiều cố nhng chơng trình không tránh những thiếu sót.