MỤC LỤC
Xét trong tầm dài hạn, một cơ cấu tốt, mang tính mở, tức là có khả năng thích nghi cao với những thay đổi của các yếu tố cả ở bên trong và bên ngoài tổ chức sẽ giúp cho việc hoạch định chiến lược dài hạn, các giai đoạn thực hiện được diễn ra một cách suôn sẻ hơn, giảm bớt sự trì trệ trong công tác di chuyển, bố trí các nguồn lực, giảm bớt các bất đồng nội bộ xảy ra khi có sự thay đổi về vai trũ, chức năng của cỏc vị trớ. Như thế, mỗi của hàng sẽ phải lo việc thuê trang trí, làm sổ sách kế toán, hoạch định chi tiêu, tuyển thêm người… điều này dễ dẫn đến sự quá tải cho người quản lý các của hàng do khối lượng công việc ập đến quá nhiều, có thể xảy ra tình trạng làm hời hợt, gian lận… Nhưng nếu công ty có một cơ cấu hợp lý hơn, giả sử có bộ phân kế toán tài chính riêng, có bộ phận nhân sự riêng, có bộ phận kinh doanh riêng ở cấp độ công ty, điều phối và thực hiên các công việc ở tất cả các của hàng, ví dụ là bộ phạn kế toán tài chính sẽ thực hiện việc cân đối chi tiêu, làm các loại sổ sách, xây dựng kế hoạch khuyến mãi, bộ phận nhân sự quản lý việc tuyển dụng nhân viên cho các cửa hàng, phụ trách việc đào tạo phong cách phục vụ….
Đi sâu hơn, có thể là ngành khinh doanh dịch vụ du lịch, dịch vụ phân phối, dịch vụ vận tải, dịch vụ bán lẻ, dịch vụ y tế, công nghiệp khai khoáng, công nghiệp dệt, công nghiệp da giầy… Và có thể đi sâu hơn nữa, tới từng nghề kinh doanh như công nghiệp khai thác than, cửa hàng ăn uống, phòng khám nội khoa, ngoại khoa… Mỗi một công ty, với một lĩnh vực kinh doanh nhất định, sẽ phải xây dựng cơ cấu phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình. Ví dụ mở một công ty kinh doanh về ngành kiểm toán trong nội thành Hà Nội, họ nên tổ chức phòng ban theo chức năng như bộ phận kiểm toán thuế, bộ phận kiểm toán giá thành, bộ phận kiểm toán chi phí, bộ phận môi giới kiểm toán… Nhưng nếu mở một công ty kinh doanh dịch vụ ăn uống đơn thuần với nhiều của hàng khác nhau thì nên cơ sự góp mặt của cơ cấu phòng ban, tức là có người quản lý ở các của hàng.
Thế rồi khi khoa học về marketing được truyền bá rộng rãi, khái niệm marketing không còn xa lạ thì hậu hết các công ty phải thiết lập một bộ phận, bộ phận marketing, đó cũng chính là một sự thay đổi của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Một khía cạnh khác, sự phát triển vũ bão của công nghệ thông tin và truyền thông là thay đổi cách thức trao đổi và quản lý thông tin trong doanh nghiệp, điều này hình thành nên những công ty có cơ cấu đặc biệt, các công việc được giao xuống từng người, từng vị trí ở những nơi khác xa nhau mà không cần trụ sở, văn phòng, các cấp quản lý cũng được giản lược và chủ yếu chỉ manh tính tổng họp th ông tin và đào tạo nâng cao nghiệp vụ.
Đối với trường hợp tuyển dụng đột xuất do các vấn đề phát sinh như có nhân viên có lý do đặc biệt không thể thiếp tục công việc, hay nhu cầu cho việc mở rộng hoạt động do một cơ hội kinh doanh không dự báo trước thì công ty vẫn thực hiện các bước tuyển dụng nêu trên, nhưng thời gian nhanh hơn, giản lược quá trình xin phép ban giám đốc bằng các quá trình giấy tờ hành chính. Ví dụ, khi phát sinh các vấn đề mới trong hoạt động xuất nhập khẩu do những thay đổi trong quy định, luật pháp của nhà nước, do sự thay đổi nguồn cung cấp hàng hóa, ban giám đốc sẽ tổ chức những buổi họp để cập nhật, đồng thời chỉ ra nhưng nhiêm vụ, những kĩ năng mới phải có để thích nghi với những thay đổi đó.
Trên thực tế, do sự cách biệt về vị trí địa lý, và việc tìm kiếm các hướng đi mới cho công ty nên giám đốc công ty ủy quyền thường xuyên cho hai người đại diện tại hai trung tâm Spa, họ quản lý chung các hoạt động của cơ sở Spa, các salon của công ty trên địa bàn, giai quyết các vấn đề trong phạm vi cho phép, và báo cáo lại trực tiếp với giám đốc các kết quả kinh doanh cũng như những vấn đề nổi bật cần quyết định quản lý của giám đốc. Tổng giám đốc công ty có nhiệm vụ quản lý chung hoạt động của toàn công ty, nghiên cứu và đề ra các chiến lược kinh doanh của công ty, quyết định các vấn đề quan trọng như mở chi nhánh mới, tuyển dụng, bổ nhiệm nhân sự từ cấp trưởng phòng trở lên, thương thuyết tìm kiếm thị trường và sản phẩm mới, xem xét và phê duyệt các kế hoạch, chiến lược kinh doanh trung hạn do các giám đốc trình, quản lý trực tiếp tiến trình kinh doanh của các cơ sở Spa. Tại các Spa có các bộ phận nhỏ bao gồm : bộ phận tổng hợp thực hiên các nhiệm vụ thu ngân, phân phối các hóa mỹ phẩm, tiếp thị hình ảnh, dịch vụ của cơ sở Spa; bộ phận dịch vụ chịu trách nhiệm trong các hoạt động nhận đặt phòng, bố trí phòng theo yêu cầu, quản lý các bar café và hệ thống tiếp tân tại cơ sở; bộ phận massage quản lý hoạt động của các phòng massage như massage mặt, massage toàn thân, massage chân…; bộ phận chăm sóc toàn thân quản lý các phòng chăm sóc sắc đẹp như phòng thể dục thẩm mỹ, phòng tẩy lông - chăm sóc móng, phòng chăm sóc tóc….
Đối với lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm, sự phát triển mạnh mẽ của các nhà cung cấp mỹ phẩm, của các loại mỹ phẩm cao cấp và cả các loại hình bán dòng sản phẩm này là một nhân tố buộc cho các chi nhánh, các showroom và đại lý mỹ phẩm của công ty phải không ngừng tự hoàn thiện mình về kiến thức sản phẩm, chuyên môn nghiệp vụ bán hàng để tiếp tục thu hút khách hàng đến với các sản phẩm của mình. Trong cuộc trao đổi ngắn trực tiếp với tổng giám đốc về vấn đề tái cơ cấu lại tổ chức bộ máy của công ty, tổng giám đốc cho biết : Trên thực tế, trong suốt khoảng thời gian từ khi thành lập tới năm 2008, vấn đề mô hình cơ cấu tổ chức và các hoạt động nhân sự của công ty chưa thực sự được quan tâm đúng mức.
Cụ thể, tính tới cuối năm 2008, công ty là nhà phân phối độc quyền tại Việt Nam cho 6 nhãn hiệu mỹ phẩm nổi tiếng của các nước Mỹ, Pháp và Ý. - Tăng cường các hoạt động PR, marketing để nâng cao hình ảnh, tên tuổi của công ty và các sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp ra thị trường.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới phải đảm báo quyền hạn và trách nhiệm tương xứng với chức năng, nhiệm vụ và chức danh của vị trí đó. Nếu các quan điểm này được trở thành hiện thực thì tin chắc rằng đó sẽ là nhân tố quan trọng để phục vụ cho sự phát triển không ngừng của công ty.
Nên có hai bộ phận là phòng nghiên cứu thị trường với hai mảng chuyên biệt là thị trường mỹ phẩm và thị trường dịch vụ chăm sóc sắc đẹp, có nhiệm vụ nghiên cứu cung cầu, thị hiếu, tốc độ phát triển của hai mảng kinh doanh tại các thị trường mục tiêu và thị trường tiềm năng, đề xuất các thị trường mới có khả năng phát triển ; phòng PR làm nhiệm vụ lên kế hoạch và thực hiện trực tiếp việc quảng bá thương hiệu, sản phẩm dịch vụ của công ty, bao gồm tổ chức hoạt động quảng cáo, xây dựng kế hoạch tiếp thị…. Theo đúng như chủ trương của công ty, sẽ tuyển dụng mới các vị trí lãnh đạo cấp cao, thì với mô hình đề xuất, việc tuyển dụng nhân viên có đủ trình độ, năng lực vào các vị trí công việc, đặc biệt là các vị trí công việc mới, hay không không phụ thuộc nhiều vào cơ cấu tổ chức nữa, mà chủ yếu phụ thuộc vào các tiêu chuẩn tuyển dụng và quá trình tuyển dụng của công ty.