Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính

Lập kế hoạch và thiết kế các thử nghiệm kiểm toán

Theo VSA 300 về lập kế hoạch kiểm toỏn nờu rừ “ Kế hoạch kiểm toỏn phải được lập cho mọi cuộc kiểm toán và lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo báo quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán, phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn, đảm bảo cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán còn trợ giúp KTV phân công công việc cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với kiểm toán viên và chuyên gia khác về công việc kiểm toán.” Đối với chu trình mua hàng thanh toán mục đích của giai đoạn này là tìm hiểu hoạt động của chu trình ở công ty khách hàng từ đó xây dựng một phương pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với quy mô, thời gian và đặc điểm của chu trình. Những khía cạnh đặc thù của khách hàng cũng cần được quan tâm như cơ cấu tổ chức, dịch vụ sản xuất… Phục vụ cho kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán, trong bước này KTV sẽ biết được chủng loại hàng hóa mà doanh nghiệp đang sử dụng cho hoạt động kinh doanh của mình, đánh giá thêm thông qua đối chiếu với các cam kết bằng văn bản hay giấy phép đầu tư.

Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố bên trong như: quản lý của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, ủy ban kiểm soát, công tác kế hoạch… và bên ngoài như chính sách của Nhà nước, thị trường hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đang thu mua,… ảnh hưởng đến hoạt động chu trình mua hàng thanh toán của doanh nghiệp. KTV rà soát thông tin về giá trị, tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ gốc như hóa đơn của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi, hợp đồng kinh tế mua bán với nhà cung cấp,… KTV thực hiện đối chiếu giá trị và số lượng hàng mua trên các chứng từ xem có khớp đúng hay không, kiểm tra sự phê duyệt trên các chứng từ chi. Để xác định được điều đó, KTV có thể phải vận dụng tất cả các phương pháp kiểm toán thích hợp, vì thế mà trắc nghiệm trực tiếp số dư thường tốn rất nhiều thời gian, và thường được thực hiện với số dư mang tính trọng yếu hoặc các khoản có xảy ra nhiều có tính chất bất thường, điều này tùy thuộc kết quả của trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm độ vững chãi.

Trong kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán, để xác định độ tin cậy của các số dư của khoản mục hàng mua, phải trả nhà cung cấp, KTV phải thu thập đủ chứng từ chứng minh như hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận, hợp đồng, đơn đặt hàng, kiểm tra sự hiện hữu của hàng mua và phỏng vấn người có liên quan đến quá trình thu mua hàng hóa.

Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán

+ So sánh các tỷ suất về khả năng thanh toán năm nay với năm trước, với chỉ tiêu bình quân của ngành vừa là để phân tích tình hình thanh toán của doanh nghiệp, vừa đánh giá được khả năng thanh toán của doanh nghiệp so với bình quân chung của ngành. Kết hợp với phân tích dọc, KTV sử dụng phân tích ngang thông qua phân tích tỷ lệ mặt hàng mua so với tổng hàng mua để tìm ra loại hàng chính của doanh nghiệp rồi đối chiếu với năm trước xem có thay đổi bất thường hay không. Kết hợp việc phân tích của KTV với phỏng vấn điều tra những thay đổi trong chính sách hoạt động của công ty thông qua các cuộc họp của hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc từ đó tìm ra những dấu hiệu bất thường trong nghiệp vụ mua hàng.

Ngoài ra KTV cũng cần thực hiện những phân tích khác như liên hệ với doanh số, chi phí sản xuất, chi phí nhân công hoặc các chỉ tiêu phi tài chính ví dụ như tổng số giờ làm việc, ca làm việc của công nhân so với tổng số nguyên vật liệu thu mua. Để tìm hiểu thêm về nhà cung cấp chính và sự thay đổi về tỷ trọng các khoản phải trả trong năm, KTV thực hiện phân tích dọc bằng cách xác định tỷ lệ khoản phải trả nhà cung cấp trên tổng khoản phải trả, đối chiếu với năm trước để đánh giá sự thay đổi của tỷ lệ đó. Qua phân tích khả năng thanh toán cũng như tình hình thanh toán với nhà cung cấp, KTV có thể phát hiện ra những thay đổi bất thường từ đó tập trung kiểm tra chi tiết, thực hiện trắc nghiệm trực tiếp số dư.

Sự chính xác của số dư khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp có vai trò qua trọng trong báo cáo tài chính vì nó liên quan đến nhiều khoản mục của các chu trình khác như vốn bằng tiền, hàng tồn kho. - Xem xét các khoản phải trả trên sổ chi tiết nhằm tìm những khoản bất hợp lý như không có bên bán, hàng mua không phù hợp hoạt động kinh doanh, số tiền quá lớn có dấu hiệu bất thường hoặc những khoản phải trả. Dựa vào những biến động đó thực hiện phân tích với các chỉ tiêu tài chính khác như : chi phí sản xuất, hàng tiêu thụ, chi phí nhân công và tìm hiểu những thay đổi liên quan sản xuất kinh doanh trong năm dựa trêng các tài liệu như : kế hoạch sản xuất, dự toán ngân sách….

Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán

- Thực hiện thủ tục phân tích : đối chiếu hàng tồn kho dư cuối kỳ so với năm trước tìm ra biến động trong năm. - Đối chiếu số tổng hợp trên sổ chi tiết tài khoản HTK với sổ cái tương ứng, đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán để kiểm tra tính khớp đúng giữa các sổ này. - Xác minh các số phát sinh các tài khoản kho bằng cách kiểm tra chọn mẫu PNK, PXK tương ứng các lần nhập, xuất trong kỳ.

- Quan sát quy trình sản xuất tính toán sơ bộ lượng hàng hay nguyên vật liệu mua vào cần dùng cho một chu kỳ sản xuất sản phẩm. Số liệu sau điều chỉnh của kiểm toán viên phải đảm bảo không còn những sai phạm trọng yếu ảnh hưởng đến người ra quyết định khi sử dụng thông tin này. - Ngoài ra để đánh giá những ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài, KTV phải tìm hiểu thêm về những khoản nợ đầu kỳ sau, xu hướng biến động của thi trường bên ngoài ảnh hưởng đến số dư khoản phải thanh toán trong kỳ.