Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Dũng Yến: Vai trò của phòng hành chính-kế toán trong quản lý xuất nhập khẩu

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Vì thị trờng đầu ra của Công ty không phải trong nớc mà là thị trờng thế giới có rất nhiều các đối thủ cạnh tranh cả trong và ngoài nớc nên nhiệm vụ của phòng marketing- xuất khẩu là xây dựng chiến lợc marketing, nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh, quan hệ và quảng bá sản phẩm đối với các tổ chức dự. Mối liên hệ giữa phòng hành chính- kế toán với các phòng khác đợc thể hiện nh sau: sau khi nhận đợc các đơn hàng mới thì phòng marketing- xuất khẩu có nhiệm vụ chuyển toàn bộ giấy tờ của đơn hàng cho phòng hành chính- kế toán nhận tiền đặt cọc từ phía khách hàng và đặt cọc tiền hàng cho các nhà sản xuất.

Những ưu điểm

Theo hình thức này toàn công ty chỉ lập một phòng tài chính duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, còn ở các bộ phận, không có bộ phận kế toán riêng. Để phù hợp với điều kiện thực tế của công ty là quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối nhiều nên hình thức sổ kế toán phù hợp với công ty là hình thức nhật ký chung nhưng có cải tiến và được thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng trong toàn công ty. Việc đối chiếu được thực hiện thông qua cơ sở nối mạng, công ty ứng dụng chương trình kế toán Fast trên máy vi tính, toàn bộ nhân viên phòng kế toán đều làm việc trên máy vi tính.

Hàng ngày bộ máy kế toán của công ty đã giải quyết nhanh chóng, chính xác và khoa học công việc hạch toán kế toán của công ty. Các chứng từ bắt buộc (chứng từ theo luật định) đều được sử dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính, việc lập và ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán dầy đue, chính xác, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán. Chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng hợp đồng, khách hàng, thời hạn thanh toán, thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.

Trong công tác kế toán tổng hợp, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá, chi phí bán hàng… đều sử dụng đúng các tài khoản kế toán của hệ thống tài khoản kế toán và áp dụng theo đúng các chuẩn mực kế toán do Bộ tài chớnh ban hành. Phần kế toỏn chi tiết được thực hiện rừ ràng cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng, từng loại hàng hoá đảm bảo phục vụ tốt và kịp thời theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ngoài những điểm mạnh nêu trên, công tác hạch toán kế toán của công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế mà đòi hỏi cần được tiến hành hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả của công tác kế toán.

Những tồn tại và nguyên nhân

Công ty chưa áp dụng những biện pháp thúc đẩy tiêu thụ như tiến hành chiết khấu cho những khoản thanh toán trước hạn, ngay cả giảm giá cho khách hàng mua số lượng lớn. Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng đương nhiên họ sẽ tìm hiểu những ưu đãi có thể được hưởng sau khi mua hàng, mặt khác trong cơ chế thị trường khách hàng có rất nhiều sự lựa chọn, ở đâu có những ưu đãi có lợi cho họ thì họ sẽ tự tìm đến. Vì vậy nếu công ty áp dụng các chính sách ưu đãi sau bán hàng có lợi cho khách hàng thì số lượng khách hàng của công ty sẽ tăng lên, doanh thu sẽ tăng lên.

Việc này dễ gây ra đột biến chi phí trong kinh doanh và điều này kéo theo là phản ánh sai lệch kết quả kinh doanh của kỳ đó cũng như gây lúng túng cho kế toán của công ty khi có tình huống bất thường xảy ra. Việc áp dụng hình thức nật ký chung bên cạnh những ưu điểm còn có các nhược điểm như việc ghi chép còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu còn chậm, ảnh hưởng đến tính kịp thời của kế toán, mặt khác việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ sẽ khiến cho khối lượng công việc kế toán rất lớn, trong xu thế ngày càng phát triển và sản xuất được mở rộng hình thức này sẽ dần trở nên không thích hợp. Hệ thống kiểm soát đối của bộ máy quản lý còn lỏng lẻo, và mang tính chất hình thức.,thị trường chính của công ty là ở nước ngoài nên công ty sẽ gặp rủi ro trong kinh doanh.Dođó rủi ro tiềm tàng của Công ty là cao.

Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty nhìn chung là hợp lý tuy nhiên vẫn mang tư duy truyền thống, phòng kinh doanh chưa có mảng nghiên cứu và chăm sóc khách hàng một cách chuyên sâu, cụ thể website chính thức của Công ty còn khá sơ sài chủ yếu là giới thiệu sản phẩm mà chưa tạo được cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng. Mặt khác tư duy của ban giám đốc chưa có nhiều đột phá trong việc khẳng định và xây dựng thương hiệu của sản phẩm và Công ty trong mắt người tiêu dùng thật sự khác biệt so với những thương hiệu khác trên thị trường. Các thủ tục kiểm soát nhìn chung chưa thật chặt chẽ, tạo ra nhiều kẽ hở cho các sai phạm xảy ra như việc kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán vẫn được thực hiện khi không có đủ các chữ ký của các bên có liên quan.

Một số kiến nghị

Đồng thời việc tổ chức bộ máy như vậy sẽ gây khó khăn trong việc kiểm soát các hoạt động của các phòng ban chức năng của ban giám đốc. Việc kiểm tra đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đôi khi không được thường xuyên. - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án.

- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, Công ty tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của Công ty. Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp phải theo dừi riờng trờn sổ kế toỏn và ngoại bảng cõn đối kế toỏn trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác.

- Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận. - Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của doanh nghiệp. Để dự phòng phải thu khó đòi, công ty dùng tài khoản 1592: dự phòng phải thu khó đòi (áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định 1177.. dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ).Tài khoản 1592: dự phòng phải thu khó đòi, tài khoản này dùng để ghi nhận các nghiệp vụ về lập, xử lý thiết hại do thất thu nợ và.