Hoàn thiện hệ thống quản lý nguyên vật liệu nâng cao hiệu quả sản xuất tại Công ty Việt Hà

Thực trạng về tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật thường chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm …. Việc lập định mức NVL hợp lý sẽ giúp cho nhà quản lý có kế hoạch thu mua NVL sao cho hợp lý để không nhiều quá gây ứ đọng vốn ,thiếu chỗ chứa ,làm ảnh hưởng đến chất lượng NVL hoặc cũng không ít quá gây lãng phí chi phí kho tàng bảo quản ,không đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất. Tuy nhiên bảng dự trù vật tư trên chỉ là cơ sở ,là yếu tố cơ bản để đảm bảo cho việc cung ứng NVL cho sản xuất được đủ về số lượng ,đảm bảo về chất lượng .Còn về thực tế công tác nhập mua NVL còn phải căn cứ vào nhu cầu sản xuất ,kế hoạch sản xuất của công ty ,phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.

Quy chế này được cán bộ công nhân viên của công ty thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ.Căn cứ vàn kế hoạch sản xuất của phòng kế hoạch -kho-vật tư, căn cứ vào định mức kế hoạch tiêu hao vật liệu và Giấy đề nghị cấp vật tư đã được ký duyệt, nhân viên thống kê phòng KH-K-VT lập Phiếu xuất kho. Vấn đề sử dụng NVL có tác động trực tiếp tới chi phí sản suất làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm từ đó cho biết lợi nhuận của doanh nghiệp đã đạt mức tối ưu hay chưa NVL trong công ty Việt Hà được sử dụng trong một mức cho phép mà mức tiêu hao NVL đó đảm bảo. Song song với việc lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu thì phòng kế hoạch cũng xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng thời vụ kinh doanh, từng bộ phận sản xuất để tránh tình trạng sử dụng nguyên vật liệu một cách lãng phí, không kiểm soát.

Với nhiều doanh nghiệp thì càng vượt kế hoạch đặt ra càng nhiều càng tốt nhưng với công ty Việt Hà thì không như vậy .Phương thức kinh doanh của công ty đặt yếu tố cẩn trọng và hạn chế những biến động lớn có thể xảy ra .Vì khi vượt mức kế hoạch nhập kho NVL quá lớn thì tất yếu sẽ phải tăng chi phí lưu kho ,gây ứ đọng vốn ,đồng thời sẽ làm cho công tác quản lý NVL gặp khó khăn ,đó là chưa kể đến việc quản lý NVL không cẩn thận gây thất thoát trong dự trữ và giảm chất lượng NVL.Ngoài ra phải kể đến yếu tố giắ NVL trên thị trường giảm mạnh khiến cho NVL trong kho của công ty bị mất giá. Do vậy số liệu trên thể hiện đúng tinh thần của công tác quản lý và sử dụng NVL tại công ty Việt Hà tuy vậy mức tiêu hao NVL quý IV lại tăng so với quý III (đối với NVL Malt,và hoahublon) điều đó chứng tỏ công ty cần phải xem xét lại để sử dụng lại hai nghuyên vật liệu này của công nhân sản xuất. Đây cũng là điều hoàn toàn hợp lý với tính chất kinh doanh theo thời vụ của công ty .ở quý III là vào mùa hè thu lượng bia tiêu thụ cao hơn quý IV là vào mùa đông chính vì thế mà công tác dự trữ bảo quản và sử dụng NVL tại công ty có sự thay đổi rất hợp lý.

Trong quá trình bảo quản sử dụng ,NVL có thể bị hao hụt mất mát, hư hỏng,kém phẩm chất ,dôi thừa do những nguyên nhân khác nhau.Vì vậy cuối kỳ hạch toán kế toán và thủ kho trong công ty tiến hành kiểm kê để xác định số lượng ,chất lượng NVL tồn kho đối chiếu và sổ sách kế toán thủ kho .Tìm nguyên nhân từ đó có biện pháp xử lý kịp thời ,ngăn chặn tình trạng tham ô,lãng phí nguyên vật liệu có thể xảy ra.Do vậy công ty Việt Hà không lập định mức dôi hao tự nhiờn nguyờn vật liệu.Tất cả cỏc hiện tượng thừa thiếu NVL đều được xỏc định rừ nguyên nhân từ đó đề ra biện pháp xử lý. Tuy nhiên, tại Công ty Việt Hà, thứ nhất là do ngoài nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm trong tổng giá trị nguyên vật liệu tồn kho đó còn có 1 lượng tương đối lớn các loại vật tư, phụ tùng thay thế…với những tư liệu này thì có thể để lâu tuỳ ý. Thứ ba do đặc điểm kinh doanh theo thời vụ nên trong những tháng không phải là tháng cao điểm thì Công ty phải mua vật liệu trước để tránh hiện tượng thiếu nguyên vật liệu sản xuất khi vào những tháng cao điểm và đồng thời cũng không phải mua quá nhiều nguyên vật liệu với giá cao vào thời gian đó.

Doanh nghiệp có thể vẫn mua nguyên vật liệu dự trữ nhưng đầu tư cải tiến kĩ thuật để tăng công suất sản xuất, mở rộng quy mô sản xuất, áp dụng các biện pháp marketing để tiêu thụ hàng nhiều hơn… thì khi đó vòng luân chuyển của nguyên vật liệu sẽ tăng lên.

Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý NVL tại công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và dịch vụ Việt Hà

Như đã trình bày ở trên, quá trình thu mua vật liệu được tiến hành căn cứ vào định mức kế hoạch nên vật liệu nhập kho đảm bảo đúng đủ về số lượng, chất lượng, kịp thời, giúp cho quá trình sản xuất được nhịp nhàng không gián đoạn. Đáp ứng yêu cầu trên, phòng KH-K-VT tiến hành các thủ tục nhập, xuất kho đầy đủ với sự xét duyệt kĩ càng của giám đốc và các phòng ban khác theo đúng quy định của Công ty cũng như của Bộ Tài chính. Công tác quản lý nguyên vật liệu hiện nay ở công ty về mặt hiện vật còn lỏng lẻo, ở phòng kế toỏn khụng tổ chức theo dừi cỏc nguyờn vật liệu đó xuất dựng về mặt hiện vật mà giao cho nhà mỏy sử dụng nguyờn vật liệu theo dừi.

Để quản lý vật liệu được tốt hơn, kế toán có thể lập một sổ chi tiết về các vật liệu luân chuyển, đó xuất dựng, đặc biệt cần theo dừi lượng vật tư cũn lại tại phõn xưởng sản xuất nhưng cuối tháng chưa sử dụng. Đây là biện pháp để quản lý tốt hơn tài sản của Công ty, Công ty có thể quy định đối với nhà máy về việc quản lý vật liệu như lập phiếu báo hỏng, báo mất vật liệu…và các chứng từ liên quan khác khi hư hỏng mất mát vật liệu nhằm gắn chặt trách nhiệm của người sử dụng với công ty. Giá nguyên vật liệu trên thị trường thường xuyên biến động thất thường, chi phí vật liệu lớn nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá trị vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm .Vì vậy công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL để bù đắp chi phí NVL tăng đột ngột gây ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong kỳ.

Như đã trình bày ở trên, tồn kho dự trữ nguyên vật liệu là rất quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, do vậy, kế toán trưởng cần tiến hành phân tích thêm các chỉ tiêu về dự trữ nguyên vật liệu nhằm cung cấp cho Ban giám đốc những thông tin đầy đủ hơn về tình hình nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. M : dự trữ tuyệt đối: là khối lượng của từng loại nguyên vật liệu chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật, như tấn: tấn, kg, …Đại lượng này rất cần thiết cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng. Phòng kế hoạch cần cân nhắc kỹ các đơn đặt hàng và ước tính số lượng hàng có thể tăng thêm trong kỳ, phối hợp với phòng kế toán để sớm xây dựng định mức dự trữ vật tư, tránh tình trạng dự trữ nhiều ở một vài loại như hiện nay.

Theo em, Công ty Việt Hà nên tổ chức kiểm kê kho thường xuyên hơn, ví dụ như 6 tháng một lần, đồng thời đánh giá lại toàn bộ vật tư tồn kho, thường xuyên đối chiếu số liệu giữa kế toán với thủ kho. Công ty cần thực hiện đầy đủ chế độ thưởng phạt ,tăng cường kỉ luật sản xuất với các công nhan vi phạm chế độ lao động làm thất thoát vật chất đồng thời đề ra chế độ khen thưởng đối với cá nhân, tập thể đã có sáng kiến trong sản xuất như tiết kiệm NVL ,nâng cao chất lượng sản phẩm.