Cải thiện Hồ sơ Kiểm toán trong Kiểm toán Báo cáo Tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán

Các yếu tố ảnh hưởng đến hồ sơ kiểm toán

- Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. - Nhu cầu về hướng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý kiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trường hợp cụ thể.

Các mô hình hồ sơ kiểm toán

Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên hầu hết được thực hiện bằng máy vi tính với phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ. Việc liên kết giữa các giấy tờ làm việc không chỉ được thực hiện theo “quan hệ dọc” mà chúng còn được liên kết chặt chẽ theo “quan hệ ngang” trong mỗi chỉ mục và giữa các chỉ mục với nhau.

THỰC TẾ TỔ CHỨC HỆ THỐNG HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

- Mô hình này được vi tính hóa nên các giấy tờ làm việc được hình thành nhanh chóng và chính xác, được sử dụng thống nhất. - Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ cả bằng hai cách là trên giấy tờ làm việc và trên đĩa mềm nên đảm bảo độ an toàn cao, gọn nhẹ và thuận tiện cho tra cứu.

TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC)

Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC

Kỹ thuật lập và tổ chức hồ sơ kiểm toán hoàn toàn thủ công gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công chưa có sự can thiệp sâu của công nghệ tin học cho nên công việc kiểm toán từ việc ghi chép, tính toán, phân tích chủ yếu được thực hiện trên giấy tờ không thông qua một phương tiện trung gian nào và hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm, năng lực của kiểm toán viên. + Hồ sơ tổng hợp được sắp xếp theo thứ tự: báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, thư quản lý, các báo cáo tài chính dự thảo; tổng kết công việc kiểm toán của niên độ; kế hoạch kiểm toán; các sự kiện phát sinh sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán năm trước; bản ghi những sửa chữa của kiểm toỏn viờn; cỏc điểm cần theo dừi, cỏc điểm chưa được trả lời; cỏc sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán và trước ngày phát hành báo cáo kiểm toán của năm hiện hành; phí kiểm toán và thời gian làm việc; các tài liệu khác. Bên cạnh đó kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc đã làm hoặc các kết quả đã thu được như đã đối chiếu với chứng từ gốc, đã đối chiếu với sổ chi tiết sổ cái, đã kiểm tra các phép tính số học,… Ngoài ra kiểm toán viên cũng có thể phải ghi chép lại những bước công việc mà doanh nghiệp đã làm với các khoản mục mang tính đặc thù.

Yêu cầu cơ bản là hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến kết luận, đảm bảo cho kiểm toán viên khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như những người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến của kiểm toán viên. Các tài liệu về pháp luật này giúp kiểm toán viên nắm được những thông tin cơ bản nhất về pháp luật có ảnh hưởng đến khách hàng cả những nhân tố nội bộ của khách hàng như: Điều lệ hoạt động, Quy định của công ty,… cho đến các nhân tố bên ngoài như: Môi trường pháp luật, những quy định riêng của ngành, những văn bản pháp luật áp dụng riêng cho ngành,…. Trong hồ sơ tổng hợp cũng có những thông tin bắt buộc như báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính đã kiểm toán, các sự kiện phát sinh, những điểm cần theo dừi…Trờn cơ sở những thụng tin được lưu trong hồ sơ chung và những thông tin về những thay đổi liên quan đến năm hiện hành mà kiểm toán viên mới thu thập được, từ đó kiểm toán viên đưa ra kế hoạch kiểm toán cho công ty khách hàng và đề xuất giá phí kiểm toán.

Trong hồ sơ làm việc: Gồm tất cả các tài liệu giống như quy định của hồ sơ kiểm toán chuẩn như: trang tổng hợp, trang kết luận, trang chương trình kiểm toán và giấy làm việc ghi chép lại các thủ tục kiểm toán đã được áp dụng kiểm toán các chu trình kinh doanh của công ty M và các khoản mục chi tiết như: Khoản mục tiền mặt, khoản mục thuế, khoản mục đầu tư dài hạn, khoản mục nợ phải trả,…Có thể lấy khoản mục tiền mặt để làm ví dụ về các trang giấy làm việc của Công ty M.

Chương trình kiểm toán

Dựa vào tổng hợp đối ứng tài khoản, số kế toán chi tiết đối chiếu các khoản thu chi tiền từ các TK đối ứng bất thường; kiểm tra chi tiết, xem xét lại các nhật ký quỹ tiền mặt của niên độ để phát hiện ra khoản thu chi không bình thường về giá trị hay diễn giải. - Cung cấp lắp đặt, chuyển giao công nghệ các hệ thống âm thanh, ánh sáng cho sân khấu, nhà văn hóa, nhà thi đấu, sân vận động, khu thể thao, âm thanh cho các hội trường, các phòng họp, hệ thống thông báo của các nhà ga, sân bay, siêu thị và các nhà máy, xí nghiệp, phòng thu cho đài phát thanh, phòng thu làm chương trình cho băng đĩa, hệ thống camera giám sát, trang âm, báo cháy, an ninh, hệ thống điện dân dụng và công nghiệp. Đối chiếu tổng phát sinh trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng và tổng số phát sinh trên sổ phụ ngân hàng của tài khoản đó để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch qua TK tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp đều được ghi nhận đầy đủ trong sổ kế toán.

Trong phần hồ sơ kiểm toán thường trực của Công ty M có đầy đủ các thông tin được kiểm toán viên cập nhật qua các năm về: đặc điểm hoạt động kinh doanh, sơ đồ tổ chức chung, ban giám đốc,quá trình phát triển, giấy đăng kỳ kinh doanh, điều lệ hoạt động, quyết toán thuế hàng năm, biên bản kiểm tra thuế, hợp đồng lao động, quy chế quản lý sử dụng và phân phối quỹ lương, quy chế tài chính của đơn vị, chính sách kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ, chế độ, nguyên tắc kế toán mà đơn vị đang áp dụng, các hợp đồng có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Những tài liệu kiểm toán viên thu thập được về Công ty N được lưu trong hồ sơ năm như: bảng kê đặc điểm công ty, môi trường kinh doanh, các đối tác thường xuyên, sơ đồ bộ máy quản lý, bộ máy kế toán, chính sách kế toán và các nguyên tắc kế toán được áp dụng trong Công ty N.

KIỂM TOÁN TẠI AASC

Thông qua hồ sơ thường trực, kiểm toán viên đã có được những am hiểu nhất định về đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng, tính liêm chính của ban giám đốc công ty khách hàng, về những yếu tố ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của khách hàng, về chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các giấy tờ làm việc của Công ty được liên kết chặt chẽ theo quan hệ dọc, tức là các giấy tờ làm việc của một khoản mục nào đó có mối liên hệ chặt chẽ theo chiều dọc từ báo cáo đến bảng cân đối tài khoản, rồi đến bảng kê bút toán điều chỉnh và cuối cùng là các giấy tờ làm việc chi tiết cho phần này. Tuy nhiên mỗi một khoản mục trên báo cáo tài chính đều không đứng riêng rẽ mà nó đều mang trong mình những mối liên hệ theo những hướng khác nhau: giữa khoản mục này với khoản mục khác có liên quan, giữa số tiền ghi trên khoản mục với số dư hoặc số phát sinh của các tài khoản tương ứng,… Hồ sơ kiểm toán của AASC chưa phản ánh được những mối quan hệ này.

Thứ hai, để chuẩn bị cho việc thay đổi mô hình tổ chức hồ sơ kiểm toán và thực hiện phương pháp kiểm toán hiện đại thì ngay từ bây giờ Công ty nên mở những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán cũng như các kỹ năng bổ trợ để giúp kiểm toán viên phát huy được toàn bộ. Bờn cạnh những ưu điểm của mô hình hồ sơ kiểm toán này thì hồ sơ kiểm toán của AASC vẫn còn một số hạn chế như là việc liên kết các giấy tờ làm việc chưa thực sự chặt chẽ, mô hình kiểm toán vẫn chưa được vi tính hóa nên còn phải thực hiện thủ công gây khó khăn cho công tác soát xét báo cáo.