Hoàn thiện quy trình kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 2

Khái quát chung về nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Trưng ương 2

Công ty hợp đồng đặt mua lâu dài đối với những NVL trong nước sản xuất để ổn định nguồn thu về giá cả và số lượng, tránh ngưng trệ sản xuất còn những NVLmang tính thời vụ thì Công ty cũng lên kế hoạch thu mua theo thời vụ để đảm bảo đúng thời vụ, đảm bảo rẻ, đủ số lượng, giúp cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, tiết kiệm được chi phí đầu vào. Về tình hình sử dụng : Do tính chất đặc biệt của sản phẩm mà Công ty tạo ra là chăm sóc sức khoẻ cho con người nên NVL trước khi đưa vào sử dụng phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra, tức là phải trải qua quá trình chặt chẽ của các kỹ thuật viên, đồng thời trong quá trình sản xuất phải có sự giám sát chặt chẽ để đảmbảo việc tiến hành sản xuất theo đúng quy trình kỹ thuật, tránh lãng phí vật liệu.

Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương

Do Công ty nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp khấu trừ, nên đối với hoá đơn GTGT ghi giá thực tế NVL tách riêng phần thuế được khấu trừ. Hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế thì phải tính giá NVL là tổng giá thanh toán cho người bán. * Vật liệu mua ngoài nhận tại kho thì giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn : Giá vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua.

Giá vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu. + Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Ở Công ty có một số loại vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công như màng nhôm trắng thuê in thành màng nhôm chữ, ống tuýp. Theo phương pháp này, giá thực tế của NVL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.

= Giá thực tế NVL đầu kỳ+ Nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầukỳ + Nhập trong kỳ Giá thực tế của NVL. Vitamin B1 là một trong những sản phẩm có số lượng tiêu thụ lớn, ta có thể xem tình hình Nhập - Xuất - Tồn của Vitamin B1 trong tháng 3/2007 tại kho Thục.

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2

Ban kiểm nghiệm gồm : Một đại diện phòng kế hoạch cung ứng, một đại diện phòng kiểm tra chất lượng (đóng vai trò chủ yếu), một thủ kho tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và ghi vào biên bản kiểmnghiệm vật tư (biểu 3.3). Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế hoạch cung ứng lập phiếu nhập kho (biểu 3.4) thành 03 liên, trưởng phòng ký cả 03 -Liên 01 lưutại quyển, liên 2 giao chonhập hàng, liên 3 đưa cho thủ kho làm căn cứ nhập kho vật liệu, phiếu nhập kho phải ghi rừ ngày nhập, tên, quy cách, số lượng vật liệu nhập theo hoá đơn của người bán hoặc biên bản kiểm nghiệm. Nếu phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hặc không đúng quy cách phẩm chất ghi trên chứng từ, thủ kho phải báo lên phòng kế hoạch cung ứng biết lập biên bản, sau khi ghi thẻ kho, phiếu nhập kho được thủ kho chuyển kho kế toán vật liệu ghi sổ.

Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nên kế toán vật liệu sau khi tiếp nhận phiếu nhập kho tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền, định khoản, phân loại để ghi sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp cùng sự hỗ trợ của máy tính. Phòng kế hoạch cung ứng lập “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức” (Biểu 3.6) làm 2 bản và ghi số hạn mức vật tư được lĩnh vào 2 bản, ký nhận và sau đó chuyển cho thủ kho, thủ kho ghi số vật liệu thực phát và ký tên vào 2 bản. Đối với một số loại vật tư mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít, không thường xuyên, đặc biệt các dược liệu như thuốc gây nghiện, do yêu cầu chặt chẽ của quản lý đơn vị dùng phiếu xuất theo chủng loại có kèm theo số lượng viết bằng chữ (Biểu 3.7).

Đối với vật liệu không dùng trực tiếp cho sản xuất, tùy theo nhu cầu sử dụng của mình, khi phát sinh nhu cầu sử dụng bộ lập lĩnh lập phiếu xuất kho (Biểu 3.8) làm 03 bản, 01 bản lưu tạiquyển, bản 2 giao cho khách hàng, bản 03 thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ và nhập dữ liệu vào máy. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất giao vật liệu cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào 03 bản : Liên 1 lưu ở phòng thị trường, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ (Biểu 3.9). Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Nhìn chung thủ tục và chứng từ nhập, xuất tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 được tổ chức và thực hiện chặt chẽ tuân theo kiểu mẫu, trình tự ghi chép của chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố cần thiết cho công tác quản lý và công tác kế toán.

Trên máy đã cài đặt sẵn các mã vật tư, tên vật tư, số liệu tài khoản và tên kho, máy sẽ tự động cập nhật các thông tin có liên quan đến tình hình nhập, xuất, tồn của từng vật liệu tương ứng lên sổ chi tiết (Biểu 3.11).

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2

Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị đích thực của vật liệu nhập vào, từ đú cú thể nắm rừ được sự luõn chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài, quan hệ thanh toán với người bán của Công ty phần lớn cũng là quan hệ với các nhà cung cấp, do đó kế toán tổng hợp vật liệu luôn gắn bóvới kế toán thanh toán với các nhà cung cấp vật liệu. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nên NVL nhập kho do mua ngoài được ghi theo giá thực tế không bao gồm thúe GTGT đầu vào gồm giá mua trên hoá đơn cộng chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ.

Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn thuế GTGT kế toán thanh toán định khoản và ghi vào sổ chi tiết công nợ và sổ chi tiết 331 được mở cho từng đối tượng, cuối tháng lập NKCT số 5 (Biểu 3.17)/ Tất cả các khâu được máy thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng và chính xác nhờ phần mềm kế toán Fast Accouting 2005. Trong hệ thống menu của phần mềm kế toán ta chọn phân hệ mua hàng rồi chọn phiếu nhập mua hàng và điền đầy đủ các thông tin cần thiết thì máy sẽ tự động cập nhật rồi chuyển các dữ liệu sang các sổ TK 152, 331, 133. Căn cứ vào sổ chi TK 331 tháng trước để ghi vào cột số dư đầu kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán khác để phát sinh trong kỳ, mở sổ theo từng tháng, cuối kế toán tính toán và ghi phần số dư cuối kỳ.

Việc ghi sổ này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán.Thực chất đây không phải là tiền trả trước cho người bán, nhưng lại theo dừi trờn sổ chi tiết TK331 như một khoản trả trước cho người bỏn. Chi phí về vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiờu và theo dừi vật liệu xuất dựng cho từng bộ phận sử dụng cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Đối với vật liệu xuất dùng cho nhu cầu khác : vật liệu không dùng cho sản xuất, tuỳ theo nhu cầu sử dụng của mình, các bộ phận sẽ được nhận vật liệu theo phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức.

Do vật liệu chính có giá trị lớn mà Công ty tính giá trị sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính trực tiếp nên để tính giá thành chính xác, kế toán phải tính một cách chính xác số vật liệuchính thực sử dụng vào sản xuất sản phẩm.