Quy trình thực hiện hợp đồng gia công hàng may mặc xuất khẩu tại công ty Dah Sheng: Đánh giá và giải pháp hoàn thiện

Giới thiệu tổng quan về Công ty May Mặc Xuất Khẩu Dah Sheng 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

• Quá trình tìm kiếm bạn hàng và kí kết hợp đồng 1. Phương pháp tìm kiếm: Thông qua
• Quá trình triển khai thực hiện hợp đồng gia công tại Công ty Dah Sheng 1. Lập kế hoạch sản xuất

• Trường hợp chấp nhận: Công ty có những yêu cầu sửa đổi bổ sung mà được bên đối tác chấp nhận thì phòng xuất nhập khẩu phải thu thập ghi chép các yêu cầu đó vào phiếu yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng hay phụ lục hợp đồng có chữ ký của trưởng phòng xuất nhập khẩu trình lãnh đạo Công ty duyệt, sau khi hai bên thoả thuận các yêu cầu đó thì phòng xuất nhập khẩu soạn thảo nội dung văn bản sửa đổi bổ sung trình hai bên ký kết. • Trong công tác xem xét, đàm phán và kí kết hợp đồng gia công này, ta thấy tuy thủ tục hơi rườm rà, phải thực hiện qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn từ việc tiếp nhận, xem xột, soạn thảo và kớ kết hợp đồng đến việc theo dừi, sửa đổi, bổ sung hợp đồng sau khi kí kết, phải trình cho tổng giám đốc phê duyệt nhiều lần, nhưng ta có thể thấy các trình tự này giúp hai bên kí kết thống nhất với nhau một cách cặn kẽ nhất, chi tiết nhất để khi có phát sinh mâu thuẫn cũng có thể dễ giải quyết được. • Đa số những đơn hàng gia công của Công ty đều nhập những nguyên phụ liệu từ nước ngoài (Trung Quốc, Đài Loan) do khách hàng chỉ định sẵn, vì những nguyên phụ liệu có chất lượng, đạt những tiêu chuẩn về độ an toàn thì hầu như Việt Nam vẫn chưa đáp ứng, làm tốn nhiều chi phí nhập nguyên phụ liệu về và có thể mang rủi ro thất thoát hoặc hư hỏng do vận chuyển đường dài, chỉ có một số phụ liệu đơn giản như chỉ, nút hay thùng carton là do bộ phận thu mua mua ở Việt Nam.

Trước khi sản xuất hàng loạt, phòng kế hoạch lên tiến độ sản xuất (là dự đoán xem như trong vòng một tuần lễ, xưởng có thể hoàn thành được bao nhiêu sản phẩm gia công hoàn chỉnh để có thể lên kế hoạch sản xuất) nhằm mục đích giao hàng hóa đúng theo thời hạn đã thoả thuận trong hợp đồng với khách hàng, và cân đối nguyên phụ liệu (là dự tính xem trung bình trong một sản phẩm gia công hoàn chỉnh thì phải. cần sử dụng bao nhiêu mét vải, bao nhiêu nút, chỉ,…) theo đúng quy trình sản xuất của xưởng. • Tiến độ sản xuất còn chậm khi gặp những đơn hàng gấp, một phần vì quản lý phõn xưởng quan sỏt chưa tốt, chưa theo dừi xem cỏc cụng đoạn nào, dõy chuyền nào có nguyên nhân làm chậm tiến độ sản xuất vì một công đoạn chậm sẽ làm chậm nguyên quá trình, hay xem xét xem công đoạn nào, dây chuyền nào có thể được cải tiến làm nhanh tiến độ sản xuất; một phần vì tâm lý công nhân, lúc này Công ty cần nên tìm hiểu và có những giải pháp khích lệ công nhân viên sát cánh cùng doanh nghiệp khi có những đơn hàng gấp.

Đánh giá chung về doanh nghiệp 1. Điểm mạnh

Do đó mà các hoạt động kinh doanh trong Công ty cũng như định hướng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong các giai đoạn tiếp theo được thông qua và quán triệt rất nhanh từ lãnh đạo đến các nhân viên trong Công ty. • Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm gia công được doanh nghiệp thực hiện rất chặt chẽ nên hiếm khi có tình trạng khách hàng đến khiếu nại về chất lượng, mẫu mã của sản phẩm gia công, tạo được tên tuổi cho doanh nghiệp trên thị trường ngành may mặc. • Không có được sự chủ động trong lựa chọn đối tác: Trong hoạt động gia công xuất khẩu Công ty chủ yếu thực hiện gia công theo các đơn đặt hàng của những khách hàng quen biết nên trong quá trình tìm kiếm và ký kết hợp đồng Công ty chưa có sự chủ động dẫn đến hiệu quả trong kinh doanh chưa cao.

Cơ hội và thách thức đối với Công ty 1. Cơ hội

• Gia nhập WTO tạo cơ hội cho Công ty Dah Sheng được thâm nhập vào hệ thống các công ty bán lẻ của nước ngoài với tiềm lực lớn và tạo cho Công ty lợi thế được hưởng ưu đãi khi xuất khẩu vào các thị trường lớn như Mỹ, EU…. Như mọi doanh nghiệp làm hàng gia công khác, Công ty luôn ở trong thế bị động, có được phía nước ngoài thuê hay không và thường phải chấp nhận sản xuất theo các yêu cầu về kỹ thuật và mẫu mã mà phía đối tác đưa ra; hơn nữa công việc sản xuất lại phụ thuộc vào thời gian của hợp đồng gia công. Ngoài ra, trong nước cũng có nhiều Công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu may mặc và điều kiện về lao động, về kỹ thuật, máy móc thiết bị tốt hơn của Công ty, chi phí sản xuất – kinh doanh thấp nên khả năng cạnh tranh của họ cao hơn.

Các giải pháp để hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng gia công tại Công ty Dah Sheng

• Hoàn thiện công tác đàm phán, ký kết hợp đồng gia công
• Hoàn thiện việc tổ chức thực hiện hợp đồng gia công 1. Thực hiện tốt đối với những hợp đồng đã ký kết
• Hoàn thiện quá trình nhập nguyên phụ liệu và quá trình lưu kho
• Hoàn thiện quá trình triển khai thực hiện hợp đồng gia công 1. Tổ chức sản xuất hợp lý
• Hoàn thiện các thủ tục, quy trình xuất nhập khẩu 1. Hoàn thiện quá trình khai báo hải quan

Mỹ sẽ mở ra một cơ hội kinh doanh cho Công ty bởi vì đây là thị trường có kim ngạch nhập khẩu rất lớn và cơ cấu thị trường rất đa dạng và đây cũng chính là thị trường chủ lực của Công ty, Công ty đã có kinh nghiệm gia công cho các khách hàng thị trường Mỹ nên có thể xem đây là thế mạnh của Công ty để phát triển hơn nữa mối quan hệ với các khách hàng mới tại thị trường Mỹ. Công ty chỉ có thể giảm chi phí nguyên vật liệu bằng cách định mức tiêu hao chặt chẽ hơn, tổ chức thu mua nguyên vật liệu hiệu quả hơn, thường xuyên bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị để giảm bớt tối thiểu phần vải bị xô, bị đứt hoặc không đảm bảo mật độ sợi, nâng cao ý thức trách nhiệm của công nhân ở mọi khâu sản xuất, xử lý nghiêm khắc với những hành vi làm lãng phí nguyên liệu. Công ty nên trang bị thêm cho các nhân viên KCS những máy móc hiện đại phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu như: Máy sổ vải – đây là loại máy sổ những cuộn vải ra thành từng lớp và trong quá trình Sổ nó sẽ đếm số yards của cây vải; hay máy phát hiện lỗi sợi – đây là loại máy phát ra tia laze màu đỏ, nó sẽ dò lên những lớp vải đã xả ra và xem xét lỗi sợi của vải, nếu vượt quá 1 đến 2 lỗi sợi thì nó sẽ tiến hành chọn lọc ra những cây vải không phù hợp và nhân viên KCS sẽ thông báo lên cho phòng xuất nhập khẩu báo cho bên khách hàng để giải quyết.

Nhằm bảo quản tốt nguyên vật liệu, tránh hao hụt tổn thất thì cần Công ty cũng cần nên đầu tư, nâng cấp nhà kho hơn nữa với điều kiện kỹ thuật an toàn và Công ty cũng cần nên mở rộng thêm diện tích nhà kho nguyên phụ liệu hơn nữa sẽ giúp cho công tác trải vải và xếp thành từng lớp vải của nhân viên kho được dễ dàng hơn, và dễ cung ứng cho bên tổ cắt hơn khi họ cần gấp. Nếu sử dụng phương thức T/T và D/P thì Công ty nên xem xét đến nhiều khía cạnh khác của đối tác, đó là khả năng thanh toán của đối tác có mạnh hay không, nhanh hay chậm, khi sử dụng phương thức thanh toán T/T và D/P thì Công ty đã chủ động được về mối quan hệ và thiết lập được uy tín của cả hai bên đối tác, đây phải là đối tác có uy tín, quan hệ lâu năm và Công ty có khả năng khống chế được mức độ rủi ro trong quá trình thanh toán tiền hàng.