Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán tại Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam: Thực trạng và giải pháp

Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động?. - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm..).

Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin truyền thông và vấn đề giám sát. Với mục tiêu này kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự bảo đảm hợp lý rằng các nhà quản lý với vai trò giám sát, với hành động kịp thời sẽ giúp tổ chức có thể đạt được các mục tiêu.

Lợi ích đối với các đối tượng bên trong doanh nghiệp

- Đối với những người làm công tác kế toán: Trong quy trình kế toán nếu được thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt sẽ giúp ích cho các nhân viên kế toán giảm được các sai sót bởi vì mức độ tuân thủ trong nghiệp vụ cao hơn, từ đú số liệu kế toỏn được trỡnh bày rừ ràng và đỏng tin cậy hơn. Ngoài ra việc thực hiện theo một quy trỡnh sẽ phõn định rừ ràng cụng việc cụ thể của từng nhân viên, thực hiện kiểm tra chéo lẫn nhau sẽ giúp cho các nhân viên dễ phát hiện ra những sai sót và điều chỉnh kịp thời, từ đó giúp cho kế toán trưởng có thể an tâm hơn mà không phải mất thời gian nhiều cho việc kiểm soát và cho phép họ tập trung vào những công việc tạo ra giá trị cao hơn.

Mục tiêu của quy trình

Điều này xuất phỏt từ việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ, ghi chép đúng đắn và phản ánh chặt chẽ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh của người làm công tác kế toán tại đơn vị. - Tuân thủ pháp luật và các quy định khác: Việc tuân thủ các quy định của pháp luật trong kinh doanh là điều tất yếu, trong chu trình kế toán mục tiêu này cần được đề cao để nắm bắt kịp thời yêu cầu của pháp luật và các quy định liên quan đến hoạt động của đơn vị, từ đó có biện pháp xây dựng và thực hiện các quy tắc trong hoạt động kinh doanh của đơn vị mình.

Rủi ro và sai phạm thường gặp

- Đặt mua hàng không đúng tiến độ: mua quá trễ dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, nếu mua quá sớm dẫn đến gây lãng phí chi phí lưu kho hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm chất hàng hóa. - Đây là những rủi ro, sai phạm phát sinh bởi ý thức chủ quan của người làm công tác kế toán: Thanh toán sai mục đích, sai đối tượng, hạch toán chi tiền khi không có chứng từ, không ghi sổ các khoản thu nhằm mục đích chiếm dụng, không tuân thủ đúng quy trình, ghi chép những nghiệp vụ không có thực,….

Cơ chế kiểm soát của quy trình [03]

- Đối chiếu: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường rất đa dạng và xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau như: các cá nhân, các phòng ban trong doanh nghiệp hay từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, do đó việc đối chiếu tổng hợp giữa các đối tượng này với nhau là điều rất cần thiết để phát hiện và ngăn ngừa các gian lận và sai sót. Điều mẫu chốt của hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là người lãnh đạo cao nhất của đơn vị phải có quan điểm đúng đắn và coi trọng đúng mức công tác kiểm soát, đó là căn cứ quan trọng để thiết lập và vận hành có hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ góp phần quan trọng để duy trì công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả.

Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán tại Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng (Việt Nam)

• Nguyên lý của nhà quản trị về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán
• Vận dụng những nguyên tắc thích hợp của mô hình FCA vào hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị

- Đối với những khách hàng lần đầu, nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tìm hiểu thực tế tại đơn vị khách hàng về quy mô sản xuất, lượng hàng tiêu thụ bình quân, thu thập những thông tin khác để đánh giá tình hình tài chính, từ đó ước tính hạn mức nợ và kỳ hạn thanh toán cho khách hàng (kỳ hạn thanh toán công ty thường áp dụng là: 30 ngày hoặc 60 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn, 30 ngày hoặc 60 ngày kể từ ngày cuối tháng của hóa đơn (30M hoặc 60M)). - Đối với những khách hàng thường xuyên, trước khi lập yêu cầu xuất hàng (sales order), nhân viên kinh doanh phải kiểm tra tình trạng công nợ của khách hàng ở hiện tại về hạn mức nợ và nợ quá hạn, nếu tình trạng của khách hàng nằm trong giới hạn cho phép thì chuyển yêu cầu xuất hàng cho bộ phận kho để xuất bán hàng bình thường, nếu khách hàng đã vượt hạn mức cho phép, trước khi bán hàng phải được người có thẩm quyền ký duyệt như chính sách của công ty.(Phụ lục 21).

Purchasing- Mua hàng

- Ngoài ra những đề nghị thanh toán về các khoản chi phí giao tế, tiếp khách, chi phí khác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phải được thực hiện đúng quy định của luật thuế hiện hành, đặc biệt là luật thuế thu nhập doanh nghiệp, vì nó liên quan đến việc xác lập chi phí hợp lý hợp lệ để xác định thu nhập chịu thuế của Công ty. - Đối với những lô hàng mua chịu, có thời hạn thanh toán dài, sau khi kiểm tra chứng từ, kế toỏn thanh toỏn ghi nhận cụng nợ phải trả và theo dừi, khi tới hạn thanh toán sẽ tiến hành lập phiếu chi (hoặc lệnh chuyển tiền) để thanh toán cho nhà cung cấp.

Local cash- Vốn bằng tiền

Để đầu tư vào loại tài sản này, Giám đốc tài Chính, Tổng giám đốc của Công ty phải trao đổi trực tiếp với Giám đốc tài chính khu vực Châu Á Thái Bình Dương (qua thư điện tử hoặc trực tiếp), qua đó trình bày những phương án cụ thể và đánh giá hiệu quả, năng suất mà tài sản đó mang lại trong tương lai, đánh giá tình hình tài chính và khả năng thanh toán hiện tại,…. + Hóa đơn tài chính, biên bản giao nhận và nghiệm thu theo quy định - Sau khi nhận đề nghị thanh toán của phòng thu mua, kế toán công nợ phải trả tiến hành kiểm tra các chứng từ có hợp lý, hợp lệ hay chưa, sau đó ghi tăng tài sản cố định nếu tài sản mua về sử dụng ngay, ghi tăng chi phí xây dựng cơ bản dỡ dang nếu tài sản phải qua giai đoạn lắp đặt chạy thử và chưa hoàn thành.

Fixed assets- tài sản cố định

(Hình số 2.3: Tình trạng khách hàng bị khóa “hold” do vượt hạn mức tín dụng) Từ hình ảnh trên ta có thể nhìn thấy, khách hàng Đại Hiệp Hưng có hạn mức tín dụng (Credit limit) là: 45.000.000 VND, tuy nhiên số dư công nợ của Đại Hiệp Hưng bây giờ là 99.491.701 VND, vì vậy khách hàng này đã bị vượt hạn mức tín dụng cho phép nên hệ thống MFG sẽ tự động khóa lại không cho xuất bán hàng tiếp, chúng ta có thể nhìn thấy tình trạng này tại trường Action status “HD”. Kết luận: Sau khi tìm hiểu sâu sát từng quy trình bán hàng – thu tiền, mua hàng-thanh toán, cách thức quản lý vốn bằng tiền và tài sản cố định của doanh nghiệp, em nhận thấy về cơ bản công ty đã đáp ứng được yêu cầu của ban quản trị về kiểm soát tài chính, cụ thể là các quy trình được thực hiện tương đối chặt chẽ, có kiểm tra giám sát thường xuyên bởi các nhân viên thực hiện và kiểm tra định kỳ bởi Giám đốc tài chính thông qua bảng tự đánh giá về kiểm soát tài chính (FCA), làm cho khả năng xảy ra sai sót gian lận là ít.

Nhận xét ưu và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán tại Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam

Mức tiền thưởng cũng được áp dụng cho các phòng ban khác như phòng sản xuất nếu họ sản xuất tốt, đáp ứng nhanh và đủ số lượng hàng để giao cho khách hàng theo tiến độ, trong khi đó phòng tài chính kế toán là người kiểm soát công nợ phải thu một cách chặt chẽ, đảm bảo các đơn hàng được duyệt bán phải tuân thủ theo chính sách của công ty về hạn mức tín dụng hay nợ quá hạn (do nhân viên kinh doanh vì tập trung vào mục tiêu bán hàng để đạt doanh số nên họ có thể bằng mọi giá để bán được hàng mà quên đi công tác thu nợ quá hạn). - Các khách hàng thuộc chi nhánh (Khu vực S1, S2, S3) được quản lý chủ yếu bởi nhân viên kinh doanh chi nhánh, kế toán công nợ phải thu thường không được gọi điện thoại đòi nợ trực tiếp khách hàng vì nhân viên kinh doanh cho rằng kế toán đòi tiền sẽ làm mất lòng khách hàng của họ, Giám đốc công ty cũng tạm chấp nhận điều này và yêu cầu thực hiện kiểm soát bằng cách đối chiếu cụng nợ hàng quý, nhưng rừ ràng cỏch làm như vậy hoàn toàn thiếu chặt chẽ và dễ xảy ra những sai sót, gian lận.

Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán tại Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Việt Nam

- Nhân viên kinh doanh lợi dụng mối quan hệ với khách hàng để thu tiền mà không cần Giấy ủy quyền hoặc Giấy giới thiệu nào từ phía công ty: Để hạn chế được điều này và trỏnh được những rủi ro, cụng ty cần thể hiện rừ bằng văn bản hoặc trong điều khoản thanh toán của hợp đồng hai bên rằng: “trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, khi nhận được Giấy giới thiệu của bên bán thì khách hàng mới được thanh toán tiền, ngược lại nếu khách hàng thanh toán mà không có sự đồng ý của bên bán là xem như trách nhiệm thanh toán chưa hoàn thành, bên khách hàng (bên mua) vẫn phải chịu trách nhiệm với bên bán về khoản nợ đó nếu như có thất thoát xảy ra”. - Đề nghị bộ phận sản xuất đầu mỗi năm tài chính phải lập kế hoạch sửa chữa lớn tài sản cố định, thụng tin cho bộ phận Kế toỏn để theo dừi và trớch lập chi phí, điều này giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được nguyên tắc phù hợp trong kế toán, có thể dự đoán lợi nhuận dự kiến trong kỳ hợp lý hơn và xây dựng được dòng tiền phù hợp hơn, Đề nghị doanh nghiệp khai thác sử dụng phân hệ quản lý tài sản cố định trên hệ thống MFG để tất cả các số liệu được tự động hóa, tránh được những sai sót do quá trình nhập liệu của con người, những rủi kho khi mất dữ liệu và có thể in sổ tài sản cố định dễ dàng.