Phần mềm Kế toán EFFECT: Tự động hóa và Tối ưu hóa Quá trình Kế toán Doanh nghiệp
MỤC LỤC
Tổ chức vận dụng hình thức kế toán
Phần mềm EFFECT được thiết kế thành một thể thống nhất chứa đựng tất cả các phần hành kế toán, các nghiệp vụ kế toán như : Tiền, công nợ, lương và bảo hiểm, TSCĐ, vật tư hàng hoá, phân bổ, kết chuyển, khoá sổ chuyển kỳ theo năm tài chính, tự động tính khấu hao, xử lý chênh lệch tỷ giá, tính giá vốn hàng trong kho, tự động tính giá thành sản xuất. + Cập nhật tất cả các loại sổ sách, bảng biểu, báo cáo kế toán, báo cáo tài chính như : Sổ cái, Nhật ký chứng từ, các loại sổ tổng hợp, các loại sổ chi tiết, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng tổng kết tài sản, Báo cáo quyết toán từng công trình, Bảng kết cấu chi tiết giá thành sản phẩm, Bảng kê khai thuế VAT. EFFECT phù hợp với việc hạch toán hay in trên chứng từ hay làm báo cáo thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hoặc phương pháp khấu trừ.
Thực tế cho thấy EFFECT tiết kiệm được tới 3/4 thời gian so với làm kế toán bằng tay và đạt được khối lượng và chất lượng cao hơn nhiều. - Thống kê Doanh số bán (số lượng, giá trị) theo: Nhân viên phụ trách, Bộ phận, Vụ việc hợp đồng, Đại lý, Khách hàng, Hàng hóa, Khoản mục, Khoảng thời gian. - Chứng từ ghi sổ lập theo chỉ tiêu doanh thu và chi phí, nên khi cần, kế toán có thể đối chiếu kiểm tra trên phần mềm kế toán mục doanh thi, chi phí.
- Vào cuối tháng phần mềm sẽ tập hợp toàn bộ số liệu mà kế toán cập nhật vào phần mềm và đưa ra bảng cân đối số phát sinh từ các sổ cái chi tiết. Đưa ra các báo cáo tài chính : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính một cách chính xác và nhanh nhất.
Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu : 1.Kế toán tiền ( tiền mặt,tiền gửi ngân hàng )
+ Đối với chứng từ không có hóa đơn giá trị gia tăng : kế toán đưa chứng từ cho kế toán trưởng ký xác nhận, sau đó lập phiếu chi như bình thường. - Tại công ty VINAFUJI các nghiệp vụ ngân hàng là các nghiệp vụ chủ yếu : Thu tiền từ nhà thầu, mua vật tư, thanh quyết toán công trình, trả nợ hoặc ứng trước cho người bán, thanh toán thuế, trả lương nhân viên…. + Sau khi hoàn thành một hợp đồng, hoặc ứng trước cho một hợp đồng, trả tiền nhà cung cấp… kế toán sẽ viết giấy ủy nhiệm chi, sau khi được giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, kế toán mang ủy nhiệm chi đến ngân hàng đề nghị thanh toán.
- Tài khoản 131 - phải thu từ khách hàng : Để kiểm soát quá trình thanh toán tiền từ khách hàng, VINAFUJI sử dụng tài khoản 131 và có các tài khoản cấp 2. - Các hợp đồng sau khi được ký kết với nhà thầu, kế toán sẽ cập nhật vào phần mềm thông tin về hợp đồng ( bao gồm mã hợp đồng, tên nhà thầu, ngày ký, ngày hết hạn, giá trị hợp đồng … ) trờn sổ tài khoản 131 để theo dừi chi tiết từng hợp đồng. Sau khi VINAFUJI nghiệm thu công trình, thanh toán hết giá trị hợp đồng, sẽ giữ lại 1 số tiền cho tới khi hết hạn bảo hành sẽ trả lại cho thầu phụ.
Kế toán sẽ kiểm tra bộ hóa đơn chứng từ đó đã đầy đủ chưa (bao gồm : Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, Báo giá, Biên bản nghiệm thu công trình, Hóa đơn giá trị gia tăng, Giấy đề nghị thanh toán), sau đó kiểm tra tính chính xác của các thông tin trên bộ hóa đơn chứng từ đó với số liệu trên phần mềm kế toán của công ty .Nếu chính xác, kế toán mang cho giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, kế toán mang đến ngân hàng đề nghị thanh toán lương cho công nhân viên qua tài khoản của công ty va nhân viên công ty tại ngân hàng. Nếu mức thanh toán tiền nhà thực tế và mức tiền thuê nhà quy định theo hợp đồng khác nhau, thì khi quyết toán lương kế toán lấy mức tiền nhỏ hơn để hạch toán.
Các hợp đồng rất đa dạng về hình thức thực hiện nên chi phí của công ty bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý. Tài khoản này bao gồm các chi phí phát sinh ở vănn phòn: văn phòng chi phí tiền lương nhân viên, khấu hao thiết bị văn phòng, bảo hành, dịch vụ mua ngoài…. - Tài khoản 6428: Các chi phí cho các hoạt động khác liên quan đến bộ phận quản lý : chẳng hạn như chi phí tiếp khách, chi phí cầu đường , chi phí bảo trì….
Vào cuối kỳ, các chi phí được chuyển giao vào Tài khoản 911 - đánh giá kết quả kinh doanh cho các hoạt động của công ty trong kỳ .Phần mềm EFFECT sẽ thực hiện thao tác này kế toán chỉ cần ấn lệnh chuyển. + Tài khoản 5113 ( Doanh thu ) : để nhận biết doanh thu của hợp đồng đã được hoàn thành hay đang thực hiện, và đã hoàn thành được bao nhiêu % giá trị hợp đồng. Vào cuối quý, các kế toán sẽ đưa thông tin về tiến trình làm việc từ quản lý kế toán để xác định xem có bao nhiêu hợp đồng được hoàn thành và tiến độ hiện tại của các công trình khác .Sau đó tập hợp vào Tài khoản 911 - đánh giá kết quả kinh doanh cho các hoạt động của công ty trong kỳ.
Vào cuối quý, sau khi tập hợp đủ các khoản doanh thu, chi phí bán hàng hóa và chi phí hoạt động khác, kế toán chỉ chọn chức năng "Chuyển" trên màn hình của EFFECT. Phần mềm EFFECT sẽ chuyển giao tổng số chi phí của hàng hoá bán và chi phí hoạt động vào bên nợ của tài khoản 911, phần doanh thu từ các hoạt động của công ty sẽ kết chuyển vào bên có.
