Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị hiệu quả cho Công ty TNHH Việt Thắng
MỤC LỤC
Các mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
Trong cơ cấu này mỗi một nhân viên hoặc một bộ phận của bộ phận trực tuyến được gắn với việc thực hiện đề án hoặc một sản phẩm nhất định sau khi hoàn thành đề án những nhân viên trong các bộ phận thực hiện đề án hay sản phẩm này không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo đề án mà trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng cũ của mình. Nếu một người quản trị có ý định tổ chức thật tốt cơ cấu đó thì phải tạo ra một môi trường mà ở đó việc thực hiện của từng cá nhân trong hiện tại và tương lai phải đóng góp hiệu quả vào các mục tiêu trên của tập thể chứ không phải họ chỉ dành phần nhỏ trí óc và sức lực cho doanh nghiệp còn phần lớn đó giành cho doanh nghiệp khác.
Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản trị đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản trị cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản trị trong bộ máy quản trị, nên bộ máy quản trị sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong quản lý. Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản trị dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản trị dễ dang và hiệu quả hơn.
Quá trình phân quyền trong doanh nghiệp
- Nguyên tắc xây dựng theo chức năng: Một vị trí công tác hay một bộ phận được định nghĩa càng rừ ràng theo cỏc kết quả mong đợi, cỏc hoạt động cần tiến hành, cỏc quyền hạn được giao và các mối liên hệ thông tin với các vị trí công tác hay bộ phận khác, thì những người chịu trách nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng hơn cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức. - Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: Cấp dưới phải chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trên trực tiếp của mình, một khi họ đã chấp nhận sự phân công và quyền hạn thực thi công việc, còn cấp trên không thể lẩn tránh trách nhiệm về các hoạt động được thực hiện bởi cấp dưới của mình trước tổ chức.
Phương pháp hệ nghiên cứu thực trạng tổ chức bộ máy quản trị Công ty TNHH Việt Thắng
Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp quan sát hiện trường : Theo phương pháp này người ta điều tra có thể thông qua việc quan sát đối tượng điều tra trong điều kiện không ảnh hưởng tới công việc của người được điều tra, ghi chép thông tin về nội dung, phương pháp và mức độ của các bộ phận liên quan tới công việc để thu thập thông tin cần thiết. Những tài liệu được tham khảo như: quá trình hình thành và phát triển của công ty, tình hình hoạt động kinh doanh một số năm gần đây và tài liệu được đặc biệt quan tâm đó là những tài liệu liên quan đến văn hóa kinh doanh của công ty được thu thập qua các nguồn như các phòng ban, website của công ty TNHH Việt Thắng, các website và một số tạp chí chuyên ngành, báo chí có thông tin liên quan tới doanh nghiệp và văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp.
Phương pháp xử lý dữ liệu
Việc thu thập các dữ liệu thứ cấp giúp nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, biết được chiến lược phát triển của công ty trong vào năm tiếp theo, để từ đó đưa ra được các giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị nhằm đáp ứng tố nhất nhu cầu phát triển của công ty.
Đánh giá tổng quan tình hình và nhân tố môi trường ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy quản trị của Công ty TNHH Việt Thắng
Giới thiệu về Công ty
Với môi trường làm việc chuyên nghiệp và thoải mái đội ngũ cán bộ công nhân viên ở công ty đã làm việc rất nhiệt tình hăng hái, muốn gắn bó lâu dài với công ty, đây là ưu điểm rất lớn mà công ty đã làm được. Hiện nay công ty đã không ngừng cải thiện và nỗ lực rất lớn trong việc xây dựng uy tín và khẳng định thương hiệu của mình, công ty đã luôn cố gắng nâng cao chất lượng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu của khách hàng và của đối tác.
Mô hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty
+ Phòng chăm sóc khách hàng và phát triển thị trường: Làm nhiệm vụ phân tích, nghiên cứu thị trường và thực hiện chức năng chăm sóc khách hàng, đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng để từ đó rút ra được điểm mạnh, điểm yếu để phân đoạn thị trường đưa ra chiến lược phát triển thị trường. Phòng hành chính nhân sự là bộ phận có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực tổ chức bộ máy quản trị, đảm bảo điều kiện làm việc và phương tiện phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty, cũng như trong quá trình tuyển dụng, đào tạo, quản lý lao động, thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động.
Các nhân tố môi trường ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy quản trị của công ty
Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản trị đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản trị cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm số lượng cán bộ quản trị trong bộ máy quản trị, nên bộ máy quản trị sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong quản trị. - Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên: Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lượng lao động quản trị dẫn đến việc việc tổ chức bộ máy quản trị dễ dàng và hiệu quả hơn.
Kết quả điều tra trắc nghiệm về tổ chức bộ máy quản trị của Công ty TNHH Việt Thắng
Đánh giá nhận thức của các nhà quản trị và của nhân viên công ty về tổ chức bộ máy quản trị
Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản trị gia tăng, làm cho lãnh đạo tổ chức tăng lên, việc tổ chức bộ máy quản trị khó khăn hơn. Đội ngũ cán bộ quản trị của công ty có trình độ tương đối cao, môi trường làm việc có tính kỷ luật đã góp phần tạo nên ý thức tự giác của đội ngũ công nhân viên.
Kết quả điều tra trắc nghiệm
(Nguồn: Kết quả điều tra của tác giả năm 2011) Qua phân tích ở phiếu điều tra ở bảng trên ta thấy rằng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty cần có sự điều chỉnh, việc bố trí các bộ phận phòng ban chưa thực sự hợp lý gây lãng phí nguồn lực cho công ty quản trị. (Nguồn: Kết quả điều tra của tác giả năm 2011) Qua bảng phân tích đánh giá ở trên cho ta thấy mặc dù nhân viên đã đáp ứng tốt công việc được giao nhưng hiệu quả công việc chưa thực sự được tốt.
Kết quả tổng hợp đánh giá của các chuyên gia
- Theo bà Dương Quý Thành – kế toán trưởng cho rằng hiện nay phòng đảm nhận khá nhiều nhiệm vụ và một người phải quản lý khá nhiều công việc do đó không thể bao quát chung và kiểm toàn bộ công việc của mình, nên hiệu quả công việc chưa thực sự được tốt. Một số người gây áp lực trong công việc và giao cho họ những công việc quá sức, nên họ cho rằng công việc hiện tại chưa thực sự phù hợp với khả năng của họ, đôi khi quyền hạn và trách nhiệm được giao chưa tương xứng với nhau.
Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp về thực trạng tổ chức bộ máy quản trị Công ty TNHH Việt Thắng
Cơ cấu lao động qua các năm
Với lực lượng lao động trẻ tuổi tạo điều kiện thuận lợi cho công ty có thể khai thác được sức trẻ của cán bộ công nhân viên về tính năng động dám nghĩ dám làm nhưng vấn đề kinh nghiệm còn thiếu cũng khiến cho họ gặp khó khăn trong quá trình hoạt động. Với bằng đại học quốc tế cùng những kiến thức tiếp thu được từ nước bạn, giám đốc công ty đã tiến hành lãnh đạo công ty mình theo phong cách làm việc rất chuyên nghiệp tạo nên sự thoải mái, hăng hái làm việc cho nhân viên mà vẫn không mất đi tính kỷ luật trong công ty tạo nên hiệu quả cao trong công việc.
Tình hình phân quyền trong cơ cấu tổ chức của công ty
Năm 2010 số lượng lao động cũng tăng lên với mức tăng trưởng là 5,26% và dự định trong những năm tiếp theo quy mô của công ty sẽ dần mở rộng. CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY TNHH VIỆT THẮNG.
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng của tổ chức bộ máy quản trị công ty
Các ưu điểm cơ bản
Tránh tình trạng công việc bị chồng chéo trong khi ra mệnh lệnh, mỗi thành viên xác định được công việc và vị trí của mình trong từng bộ phận, từ đó đề cao được trách nhiệm của mỗi cá nhân trong một tập thể. - Về mối quan hệ giữa các bộ phận: Với những thành công đạt được nhờ công tác tổ chức bộ máy quản trị của công ty nên các bộ phận phòng ban có mối quan hệ rất tốt, đã có sự phối hợp ăn khớp nhịp nhàng, làm cho hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao.
Các tồn tại chủ yếu
Một số lao động làm không đúng chuyên môn của mình hoặc họ chưa có tinh thần tự học hỏi, nâng cao hiểu biết của cá nhân nên chưa thích nghi được với môi trường làm việc đòi hỏi sự nhanh nhạy và sáng tạo như hiện nay. - Ban lãnh đạo chưa thực sự chú trọng đến các nguyên tắc và yêu cầu của phân quyền do đó quá trình phân quyền chưa hiệu quả, công việc giao phó cho nhân viên còn chưa phù hợp với trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên.
Định hướng phát triển và quan điểm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của công ty
Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
- Duy trì và ngày một phát triển hoạt động kinh doanh bằng nhiều chính sách khác nhau để củng cố vị trí của công ty trên thị trường và đẩy mạnh tăng doanh số: Tổng doanh thu tăng lên 20%, lợi nhuận tăng lên 20%. Bên cạnh đó cần duy trì và hoàn thiện đội ngũ cán bộ công nhân viên làm các công tác quản lý và các nghiệp vụ liên quan để họ có thể đáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn và có thể vững vàng hoạt động kinh doanh đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu đề ra, xây dựng tiêu chuẩn hóa cán bộ quản lý và lao động.
Quan điểm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của công ty
- Thường xuyên phải khảo sát thị trường và đối thủ cạnh tranh để từ đó có sự cân nhắc và điều chỉnh tình hình kinh doanh của công ty sao cho phù hợp với thị trường để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Sự phối hợp các hoạt động trong các bộ phận đều nhằm thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp và cả hoạt động này là kết quả của quá trình phân quyền được đặt dưới sự kiểm soát của cơ cấu tổ chức.
Các đề xuất và kiến nghị hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty .1 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty
Một số kiến nghị với nhà nước
- Nhà nước cần giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp, gây lãng phí thời gian, tiền của và cản trở đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam nói chung, Công ty TNHH Việt Thắng nói riêng. - Nhà nước cần đầu tư cơ sở hạ tầng, xây dựng hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc, tài chính ngân hàng để tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó công tác tổ chức của công ty được nâng cao hơn.