MỤC LỤC
Phương pháp phỏng vấn chuyên gia : Với phương pháp này em trực tiếp phỏng vấn sâu một số nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình đàm phán của công ty CP Việt Mỹ như: Giám đốc kinh doanh, Trưởng phòng, phó phòng XNK và nhân viên kinh doanh XNK. Qua đó, có thể nhận thấy những tồn tại trong công tác quản trị quy trình đàm phán với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ có thể xuất phát từ chính bản thân công ty hay là do môi trường bên ngoài. Khi nghiên cứu bản báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các báo cáo về tình hình nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty thì tiến hành thống kê, so sánh để thấy được sự tăng/giảm qua các thời kỳ nghiên cứu hay thống kê rồi so sánh các kết quả thực hiện được với kế hoạch, chỉ tiêu đã đề ra để thấy được những mặt được, chưa được, từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục, hoàn thiện.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty gồm có 6 người: Trưởng phòng, phó phòng phụ trách các nghiệp vụ liên quan đến hải quan, một nhân viên phụ trách các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng và 3 nhân viên phụ trách các hoạt động hỗ trợ khác. Trình độ, khả năng của các nhà quản trị tạo rất nhiều thuận lợi trong công tác quản trị quy trình đàm phán thông qua việc vạch ra được kế hoạch hành đồng hiệu quả, nắm bắt thời và phát hiện rủi ro từ đó điều chỉnh kịp thời những phát sinh bất lợi. Đối thủ cạnh tranh của công ty chính là những công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực cũng như các công ty chế biến và sản xuất sản phẩm tương tự thay thế ngay trong nước….Hiện nay, các công ty phân phối sản phẩm dầu nhờn đang cạnh tranh gay gắt với nhau để có được nguồn sản phẩm tốt đáp ứng cho nhu cầu khách hàng.
Đối với đối tác là Exxon Mobil thì công ty thường đàm phán gặp gỡ trực tiếp vì số vốn sẽ bỏ ra là rất lớn, cho nên việc xác định địa điểm và thời điểm đàm phán tạo thuận lợi cho cả hai bên là rất quan trọng. Hàng năm, địa điểm đàm phán có thể tại công ty hoặc tại trụ sở của đối tác ở châu Âu tùy thuộc vào sự thống nhất của hai bên. Do đó, có thể thấy công tác lập kế hoạch đàm phán được các nhà quản trị của công ty CP Việt Mỹ thực hiện tương đối khá với mức điểm tương ứng là 3.2 điểm.
- Kỹ thuật lập luận trong đàm phán: các nhà quản trị, đặc biệt là đoàn đàm phán sẽ tiến hành chuẩn bị các dẫn chứng và luận cứ để trình bày và giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu được quan điểm và mục tiêu công ty đưa ra, hoặc nhằm làm vô hiệu hóa ý kiến của đối tác. Khi đàm phán với các đối tác châu Âu có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty thì nội dung đàm phán chỉ xoay quanh các nội dung về giá sản phẩm, thời gian giao hàng hóa; còn các nội dung khác được thực hiện như các hợp đồng đã ký trước đó. Khi đàm phán bằng phương thức gặp mặt trực tiếp thì thường đối tác chủ động sang Việt Nam bởi vì các đối tác châu Âu có thể đi lại thuận tiện và nhanh chóng hơn và họ cũng có mong muốn được đến thăm Việt Nam, nhiều đối tác có điều kiện, có một số đối tác có văn phòng đại diện hay chi nhánh đặt tại Việt Nam.
Trong năm 2009, công ty tiến hành 53 cuộc đàm phán với đối tác châu Âu trong đó có tới 46 cuộc đàm phán thành công đi đến thỏa thuận thống nhất ký kết hợp đồng và 7 cuộc đàm phán không thành công. Trong trường hợp có những vấn đề như có sự thay đổi về thông tin, thay đổi địa điểm đàm phán…Trưởng phòng sẽ hướng dẫn nhân viên cách giải quyết.Khi phát sinh các tính huống có tính chất phức tạp hơn như: đối tác châu Âu yêu cầu điều chỉnh nội dung về giá…nhân viên báo cáo tình hình với Trưởng phòng và đợi lệnh, Trưởng phòng đề ra các phương án giải quyết trình Giám đốc để Giám đốc quyết định lựa chọn phương án giải quyết tối ưu. Sau mỗi cuộc đàm phán thì công ty lại họp và đánh giá kết quả của cuộc đàm phán, xem xét những cái gì đã đạt được, những cái gì chưa đạt được, tìm hiểu những nguyên nhân và rút ra những bài học kinh nghiệm cho những cuộc đàm phán sau này của công ty với các đối tác châu Âu (với 100% ý kiến cho rằng công ty có thực hiện công tác này).
Mặc dù trong thời gian qua công ty cũng đã đạt được những kết quả khả quan trong công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu song vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập mà công ty cần phải có những biện pháp khắc phục. - Sau các cuộc đàm phán, công ty cũng đã tiến hành buổi họp để đánh giá kết quả của cuộc đàm phán, song buổi họp đánh giá hầu như chỉ diễn ra nhanh chóng và không hình thành văn bản cho nên chưa rút ra được kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp theo. Nguyên nhân khách quan chủ yếu dẫn tới những tồn tại trong công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm giữa công ty CP Việt Mỹ với các đối tác châu Âu đó là sự khác biệt về văn hóa, phong cách đàm phán và quốc tịch của hai bên.
* Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản trị quy trình đàm phán Trước mỗi cuộc đàm phán thì công ty cần phải tìm kiếm và chuẩn bị kỹ hơn nữa những thông tin về đối tác như thông tin về khả năng tài chính, nguồn nhân lực, uy tín và hình ảnh trên thương trường quốc tế,…Công ty cần phải giành một khoản kinh phí xứng đáng hơn nữa cho công tác thu thập các thông tin cần thiết trước mỗi cuộc đàm phán. Hiện tại, công ty CP Việt Mỹ chỉ có 6 nhân viên đảm nhận mảng kinh doanh xuất nhập khẩu gồm có 1 trưởng phòng quản lý chung, 1 nhân viên phụ trách các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ hải quan, 1 nhân viên phụ trách đến hoạt động liên quan đến ngân hàng và 3 nhân viên phụ trách các hoạt động phụ trợ khác. Để đảm bảo sự thành công của quá trình đàm phán và hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình đàm phán với đối tác châu Âu đòi hỏi công ty phải thường xuyên giám sát, kiểm tra tất cả các công việc, sự kiện trước, trong và sau quá trình đàm phán thông qua việc sử dụng phương pháp giám sát phù hợp.
- Nhà nước, bộ Công thương cùng với phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cần phải phối hợp với các ngành cơ quan hữu quan nên hỗ trợ cho công ty trong việc tìm kiếm thông tin về đối tác ở thị trường châu Âu; cập nhật kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết cung cấp cho công ty như phong tục tập quán, quy định pháp luật, hàng rào thuế quan và phi thuế quan,…. - Ngoài ra, Nhà nước cần xõy dựng một mụi trường phỏp lý minh bạch, rừ ràng, cỏc chính sách phải tạo động lực thúc đầy, khuyến khích đối với hoạt động nhập khẩu thông qua việc hoàn thiện và ban hành hệ thống pháp luật và các văn bản liên quan đến hợp đồng nhập khẩu và giải quyết tranh chấp về hợp đồng. Đồng thời, Nhà nước cũng cần cải cách các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động thương mại quốc tế như thủ tục hải quan, thủ tục xuất nhập cảnh, thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa,…Hiện nay, thủ tục hải quan và thủ tục xuất nhập khẩu đã được cải cách nhưng vẫn chưa thực sự tốt khiến cho các doanh nghiệp trong đó có công ty CP Việt Mỹ gặp khó khăn trong quản trị quy trình đàm phán nhập khẩu hàng hóa nói chung và nhập khẩu hàng hóa từ thị trường châu Âu nói riêng.