MỤC LỤC
- Ngời tổ chức soạn thảo th mời giửi tới các khách tham gia thờng bao gồm: Th mời, bản đăng ký tham gia, đăng ký xét thởng ( nếu có) và các giấy tờ khác nếu có yêu cầu của khách. Việc bố trí gian hàng trong một hội chợ triển lãm, Thờng Ban tổ chức phân thành các khu theo nghành hàng, trong khu của mình khách đợc quyền lựa chọn vị trí phù hợp theo nguyên tắc đăng ký trớc chọn trớc.
Hàng hoá tham dự: Ngời tham dự phải gửi danh mục hàng hoá trng bày tới nhà tổ chức trớc thời điểm khai mạc khoảng 30 ngày. Sau khi đã xác định số lợng khách chính thức tham gia và bố trí cơ bản xong gian hàng trên sơ đồ bộ phận chuyên môn phụ trách về khách hàng phối hợp với bộ phận thiết kế mỹ thuật giàn dựng gian hàng chuẩn hoặc theo yêu cầu của khách hàng và bàn giao cho khách trớc ngày khai mạc một khoảng thời gian ít nhất đủ để khách trng bày, trang trí sản phẩm của mình.
Số tiền này sẽ không hoàn trả nếu khách hàng huỷ bỏ việc tham dự. Hàng trng bày rồi đem về ( tạm nhập-tái xuất) Hàng trng bày bán trong và sau hội chợ Hàng quà biếu, quà tặng.
Tham dự lễ khai mạc là các quan chức Đảng, Nhà nớc, Chính phủ, các Bộ, Nghành, Trung ơng, các Đại sứ quán, cơ quan ngoại giao, văn phòng đại diện ở nớc ngoài, các nhà doanh nghiệp lớn. Trong lễ khai mạc thờng tổ chức biểu diễn các hoạt động văn hoá nghệ thuật.
Hoạt động này bao gồm biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, thi đấu thể thao. Hoạt động này bao gồm bảo đảm an toàn về ngời và tài sản cho các gian hàng, theo dừi cỏc hoạt động của hội chợ kịp thời phỏt hiện những hoạt.
Hội chợ là nơi tập trung lu lợng ngời lớn với khối lợng hàng hoá nhiều,.
Theo quyết định số 33/HĐBT ngày 13/11/1981 và Chỉ thị bổ sung số 125/HĐBT ngày 2/6/1983 của Hội Đồng Bộ Trởng (nay là Chính Phủ) về việc tổ chức triển lãm thành tựu kinh tế kỹ thuật Việt Nam.Nhà nớc chủ trơng "Xây dựng Trung tâm Triển lãm Giảng Võ thành một Trung tâm hoạt động kinh tế kỹ thuật thờng xuyên, tổ chức định kỳ hàng năm các cuộc hội chợ triển lãm tổng hợp của cả nớc, nhằm tạo điều kiện cho các nghành, các địa phơng trong cả nớc và khách quốc tế đến trng bày, giao dịch, ký kết hợp đồng kinh tế (Trích chỉ thị 153/HĐBT). Trung tâm Hội chợ Triển lãm là một Trung tâm quốc gia của Nhà nớc, có chức năng là một công cụ của Nhà nớc, thông qua việc tổ chức hoạt động Hội chợ Triển lãm để thông tin về kinh tế, kỹ thuật, tuyên truyền cổ động giáo dục về chính trị t tởng, kích thích phát triển sản xuất, mở rộng quan hệ kinh tế, thơng mại trong nớc và quốc tế, giới thiệu, xúc tiến hoạt động đầu t và đáp ứng nhu cầu về văn hoá xã hội cho nhân dân.
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam là đơn vị có một cơ sở hạ tầng hoàn chỉnh, một dây chuyền công nghệ đủ để tổ chức và các công đoạn của dây chuyền đều có các bộ phận chức năng hoạt động cố định. Hầu nh các cuộc hội chợ triển lãm lớn nhỏ, Trung tâm đều có thể tự mình đảm đơng không cần thuê thêm lực lợng từ bên ngoài. Trong số cán bộ công nhân viên ở Trung tâm có trình độ Đại học và sau.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam đã có chủ trơng chính sách khuyến khích, tạo điều kiện cho nhân viên của mình nâng cao trình độ nh: mời giáo viên Ngoại ngữ, trang bị thêm kiến thức sử dụng máy vi tính.
Đồng thời tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm tại Giảng Vừ và phối hợp với cỏc đơn vị khỏc để tổ chức cho cỏc cơ quan Việt nam tham gia hội chợ nớc ngoài. - Làm các dịch vụ khách hàng tham gia hội chợ triển lãm (vận tải hàng hoá, làm thủ tục hải quan, đặt chỗ ở cho khách..). - Chịu trách nhiệm dàn dựng các gian hàng triển lãm do Trung tâm tổ chức và làm các dịch vụ dàn dựng trang trí nội thất cho khách hàng.
Chịu trách nhiệm nhận quảng cáo, in ấn cho khách hàng trong và ngoài triển lãm, in ấn các văn bản, giấy tờ, catalogue của cơ quan, quản lý và khai thác mạng thông tin Internet Phơng Nam và phát hành tạp chí "Tiếp thị và Quảng cáo".
Đảm bảo an ninh trật tự, bảo vệ an toàn tài sản của Trung tâm trớc, trong và sau hội chợ triển lãm.
+ ảnh hởng của cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ thế giới và khu vực năm 1997, 1998 và tốc độ tăng trởng nền kinh tế Việt Nam năm 1999 chững lại làm số lợng công ty nớc ngoài tham gia vào các cuộc hội chợ triển lãm giảm, mà giá cho thuê và cung cấp dịch vụ đối với các công ty nớc ngoài cao hơn các công ty trong nớc, trong khi giá thành đầu vào gần nh bằng nhau. Trung tâm cần có những biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ hội chợ triển lãm, mở rộng quy mô các cuộc hội chợ triển lãm nhằm thu hút khách hàng, phát triển các loại hình hội chợ triển lãm trở nên đa dạng, từ đó làm tăng doanh thu đồng thời quản lý chặt chẽ các nguồn chi làm giảm chi phí để tăng lợi nhuận. Hiện nay, việc tổ chức và tham gia hội chợ triển lãm ở nớc ngoài của Trung tâm chủ yếu thực hiện ở một số thị trờng quen thuộc nh: Singapo, Nhật, Lào, Trung quốc, Đức, Nga..Nhiều thị trờng nhập khẩu quan trọng của Việt Nam bị bỏ sót do kinh phí hạn hẹp, Trung tâm phụ thuộc rất nhiều vào các nguồn tài trợ từ phía nớc ngoài khi tham gia hoặc tổ chức cuộc hội chợ triển lãm ở nớc ngoài.
Đây là thị trờng vô cùng rộng lớn bao gồm các nớc đang có đầu t vào Việt Nam và một số nớc có quan hệ xuất nhập khẩu nh: Các nớc trong Liên minh Châu Âu, các nớc trong khối ASEAN, Mỹ, Nhật bản, Trung quốc, Hàn quốc, Đài loan, Australia v.v..Hiện tại, Trung tâm đã có một số khách hàng quen thuộc trong số này, nhng còn quá ít so với tiềm năng có thể đạt tới.
Kiến nghị một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam. Trung tâm còn phải mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại, xúc tiến quá trình liên doanh với các tổ chức nớc ngoài có vốn đầu t vào Trung tâm nhằm: Khẩn trơng hoàn thành đề án và trình Chính Phủ phê duyệt hợp tác kinh doanh đầu t nớc ngoài để xây dựng lại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thành một Trung tâm quốc gia, quốc tế về hội chợ triển lãm, về thơng mại, về thông tin tổng hợp, hhội thảo và hội nghị với những công trình nh các nhà trng bày triển lãm hiện đại, khu cho thuê các văn phòng đại diện trong nớc và nớc ngoài, Trung tâm thơng mại và dịch vụ về hội thảo hội nghị quốc gia, quốc tế, thông tin và quảng cáo, văn hoá nghệ thuật và giải trí cùng khu làm việc của Trung tâm. Tổ chức và phối hợp tổ chức với các tổ chức khác để tổ chức thêm nhiều hội chợ triển lãm ở nớc ngoài.
Trung tâm cần nhanh chóng xúc tiến xây dựng Hiệp hội hội chợ-triển lãm Việt Nam và trong đó Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam là một cấu thành quan trọng có ý nghĩa quốc gia và quốc tế của hiệp hội.
+ Đối với cán bộ cấp phòng, là những ngời trực tiếp quản lý điều hành hoạt động của các bộ phận chức năng, xây dựng các phơng án kinh doanh, đề xuất các giải pháp lên ban giám đốc phải là những ngời có trình độ quản lý, kiến thức trong lĩnh vực đảm trách, nhạy bén năng động và nhiệt tình. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam nằm dới sự quản lý của Bộ văn hoá thông tin nhng trong các cuộc hội chợ triển lãm thơng mại thì vẫn phải chịu thêm sự quản lý của Bộ thơng mại đôi khi gây ra những điểm không thống nhất gây ra khó khăn cho các nhà tổ chức hội chợ triển lãm. Hiện nay hoạt động hội chợ triển lãm thơng mại của Việt Nam đã vơn rộng ra các thị trờng nớc ngoài chính vì vậy mà nhiều công ty, tổ chức kinh tế của nớc ngoài muốn tham gia hội chợ triển lãm ở Việt Nam và các doanh nghiệp Việt Nam muốn tham gia hội chợ triển lãm ở nớc ngoài nhng vấn đề còn tồn tại gây khó khăn cho nhà tổ chức là chính sách xuất nhập khẩu đối với hàng đem tới và hàng đem đi tham dự hội chợ triển lãm cha đợc nhất quán và thuận tiện.
Nhà nớc cũng cần có các biện pháp hỗ trợ trực tiếp cho các đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm trong việc tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm có tính tuyên truyền nh y tế, giáo dục..và các cuộc hội chợ triển lãm có chủ đề phù hợp với định hớng phát triển kinh tế xã hội của Nhà nớc.