Hoàn thiện quy trình hạch toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Gas - Petrolimex

Phơng thức bán buôn trực tiếp (Mã 50)

-Do giá vốn hàng nhập luôn thay đổi phụ thuộc vào giá mua bằng ngaọi tệ, bảo hiểm, thuế nhập khẩu, tỷ giá giữa đồng ngoại tệ và đồng Viết Nam của từng lô hàng và giá cả hàng hoá thay đổi trên thị trờng nên Công ty áp dụng giá hạch toán thống nhất trong toàn công ty để hạch toán hàng tồn kho. Căn cứ lệnh này, Chi nhánh, Xí nghiệp viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi lên cho Văn phòng Công ty theo giá hạch toán (nếu bán cho Văn phòng Công ty theo giá cao hơn giá hạch toán lập hoá đơn GTGT), phòng bán hàng lập hoá đơn GTGT làm cơ sở cho Chi nhánh, Xí nghiệp giao hàng cho khách.

Phơng thức bán điều động nội bộ ngành

Nó có u điểm là tiết kiệm đợc chi phí liên quan đến việc bán hàng nh: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, thuê kho bãi và tránh ứ đọng vốn hàng hoá, rút ngắn đ… ợc chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Định kỳ 05 ngày gửi bảng kê và các chứng từ liên quan về phòng bán hàng, dịch vụ, phòng này lu liên 1, và chuyển cho kế toán tiêu thụ liên 3 cùng bảng kê để kiểm tra việc hạch toán trên máy.

Phơng thức bán điều động nội bộ Công ty (mã 6A)

Phơng thức bán qua đại lý, Tổng đại lý (Mã 5B)

Phơng thức bán lẻ

Trờng hợp khách hàng không lấy hoá đơn bán hàng, cuối ngày hoặc định kỳ nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT làm 02 liên cho số hàng đã xuất bán và ghi vào bảng kê bán hàng. Cửa hàng sẽ lu liên 1, định kỳ 05 ngày gửi bảng kê bán hàng, báo cáo bán hàng, hoá đơn GTGT về phòng bán hàng dịch vụ để cập nhật số liệu vào máy tính, sau đó gửi cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra việc hạch toán.

Phơng thức bán hàng chuyển khẩu

+ Giá bán nội bộ: Đợc sử dụng trong phơng thức bán điều động nội bộ Công ty giữa: Công ty với các Chi nhánh, Xí nghiệp hoặc giữa các Chi nhánh, Xí nghiệp với nhau do Công ty Gas quy định và đợc ổn định trong quý, năm nhằm ổn định giá thị trờng. + Tại các địa bàn mà Công ty Gas và các Tổng đại lý thành viên cùng tổ chức bán hàng (Gas bình), Công ty Gas phải chủ động phối hợp để công bố một mức giá thống nhất của Petrolimex cho từng chủng loại bình, theo nguyên tắc.

Chứng từ, sổ sách phục vụ công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá

- Bảng kê chi tiết phát sinh công nợ: Là sổ theo dõi công nợ tổng hợp theo từng loại khách hàng nh: Bảng kê chi tiết phát sinh công nợ với khách hàng. - Bảng kê: Đợc mở để ghi đối ứng với các NKCT, ghi nợ các tài khoản đối ứng với các NK - CT.

Trình tự hạch toán trên máy nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá

- Sổ chi tiết phỏt sinh cụng nợ: Đợc mở để theo dừi cụng nợ của từng khách hàng Công ty. - Sổ chi tiết tài khoản: Dùng để ghi các chi phí phát sinh theo trình tự thời gian.

Hạch toán chi tiết hàng hoá

Căn cứ vào chứng từ nhập - xuất mà thủ kho gửi lên, phòng kinh doanh sẽ nhập vào máy theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ. Căn cứ vào thẻ kho do thủ kho chuyển lên kế toán theo dõi trên sổ chứng từ kế toán nhập hàng và sổ chứng từ kế toán xuất hàng(Mẫu bảng 1, 2, 3).

Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá

Nguồn hàng trong nớc (nhà máy Dinh Cố) cha đủ đáp ứng nhu cầu cầu thị trờng nên Công ty vẫn phải nhập khẩu Gas từ nớc ngoài. -Hiện nay, trong thị trờng cạnh tranh gay gắt, việc thu hút khách hàng và tạo niềm tin của khách hàng làm cho họ trở thành khách hàng truyền thống của Công ty là vấn đề cần đợc quan tâm, xem xét. Việc áp dụng các chính sách giảm giá và chiết khấu là rất cần thiết trong hoạt động kinh doanh và phù hợp với thông lệ trong kinh doanh thơng mại. Tuy nhiên, tại Công ty chính sách chiết khấu cha đợc thực hiện và chính sách giảm giá đạt hiệu quả cha cao. Đó là một bất lợi lớn cho Công ty trong điều kiện cạnh tranh nh hiện nay để chiếm lĩnh thị trờng. Nhận xét về công tác kế toán. Nhìn chung công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty đã cung cấp đợc những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của Công ty. Kế toán của Công ty đã ghi chép đầy đủ tình hình thanh toán tiền hàng đối với khách hàng, tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá, cung cấp số liệu giúp cho hoạt động kinh doanh cũng nh công tác quản lý vốn của Công ty đạt hiệu quả nhất định. Hơn nữa, Công ty còn tổ chức một bộ máy kế toán khá toàn diện với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao, đồng đều, có kinh nghiệm, có tinh thần trỏch nhiệm. Việc phõn cụng cụng tỏc rừ ràng, cụ thể cho từng nhõn viờn đó gúp phần đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, giúp cho công tác kế toán diễn ra một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và phản ánh đúng các chỉ tiêu tài chính. - Để phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty là quy mô kinh doanh lớn, các chi nhánh cách xa nhau, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên hình thức sổ kế toán tơng đối phù hợp mà công ty là hình thức Nhật ký- Chứng từ nhng có cải tiến và đợc thực hiện toàn bộ trên hệ thống máy vi tính nối mạng trong toàn Công ty. Công việc hạch toán đợc tiến hành tự động qua hệ thống máy vi tính. đảm bảo nhanh chóng, chính xác. Việc đối chiếu đợc thực hiện thông qua cơ sở nối mạng. Điều này cho thấy Công ty đã biết ứng dụng kỹ thuật công nghệ hiện. đại vào công việc hạch toán, nhằm giảm nhẹ khối lợng công việc kế toán mà vẫn đảm bảo đợc yêu cầu kế toán đặt ra là chính xác, đầy đủ, kịp thời và chi tiết. Mặc dù về lý thuyết hình thức Nhật ký- Chứng từ không phải là hình thức sổ phù hợp nhất cho áp dụng kế toán máy nhng Công ty đã có một chơng trình kế toán riêng để ứng dụng vào công tác kế toán của Công ty một cách thuận lợi nhÊt. - Công ty Gas - Petrolimex đã tuân thủ đúng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141 CĐKT/TC ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính và các thông t hớng dẫn sửa đổi bổ sung. Công ty không sử dụng. hết các tài khoản theo quy định mà chỉ sử dụng những tài khoản cần thiết phù hợp với đặc điểm của Công ty. Những tài khoản cấp 1 đã định sẵn trên cơ sở đó Công ty mở thêm những tài khoản chi tiết cấp 2, 3 để thuận tiện cho việc hạch… toán tơng ứng với đặc thù của Công ty. - Hệ thống chứng từ Công ty áp dụng theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Ngoài ra Công ty còn có một số chứng từ kế toán đặc thù riêng của Công ty để thuận tiện cho việc quản lý khoa học và thống nhất trong toàn Công ty cũng nh trong ngành. -Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp thẻ song song. Phơng phỏp này cú u điểm là đơn giản nhng lại theo dừi trựng lắp giữa thủ kho và kế toán. ∗Tuy nhiên đi sâu vào tìm hiểu công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định k ết quả tiêu thụ ở Công ty Gas - Petrolimex, bên cạnh phần lớn những u điểm còn tồn tại một số hạn chế:. -Con số kế toán là những con số biết nói. Tuy nhiên việc lập và phân tích các số liệu kế toán về hàng hoá, tiền lơng, chi phí và tình hình tài chính của Công ty hầu nh cha đợc bộ phận kế toán quan tâm. Điều này đã làm giảm nhẹ đi ý nghĩa của công tác kế toán, làm giảm nhẹ đi chức năng tham mu cho Giám. đốc để có những quyết định hiệu quả cho kinh doanh trong nền kinh tế thị tr- ờng cạnh tranh nh hiện nay. -Về luân chuyển chứng từ: Đơn vị đã lập đầy đủ các chứng từ ban đầu theo. đúng chế độ quy định, các chứng từ do Công ty phát hành có đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên đối với từng trờng hợp cụ thể việc luân chuyển chứng từ vẫn còn những bất cập:. + Trờng hợp bán hàng qua kho Công ty và kho Chi nhánh,Xí nghiệp trực thuộc chứng từ luân chuyển lòng vòng, thiếu chặt chẽ về mặt pháp lý bởi chứng từ đợc lập trớc khi ngời mua nhận đợc hàng. Giả thết nếu có sự thay đổi về hàng hoá ghi trong hợp đồng , ngời mua từ chối nhận hàng thì rất khó xử lý số liệu vì. số liệu đã đợc nhập vào máy. Muốn hủy bỏ số liệu này kế toán phải lập một hoá. đơn GTGT khác để bỏ số liệu đã cập nhật vào máy dẫn đến lãng phí hoá đơn GTGT, chứng từ vì chứng từ và hoá đơn ghi âm thì không có ý nghĩa kinh tế. Trờng hợp bán buôn qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp hoá đơn luân chuyển lòng vòng không cần thiết. Chi nhánh, XN viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi cho Văn phòng Công ty để xuất chuyển hàng sang kho thủ tục của Văn phòng Công ty theo giá bán nội bộ Công ty. Văn phòng Công ty viết hoá đơn GTGT cho khách hàng gửi cho Chi nhánh, Xí nghiệp để làm căn cứ cho Chi nhánh, Xí nghiệp xuất hàng cho khách. Hàng hoá xuất cho khách trên chứng từ là xuất từ kho thủ tục của Văn phòng Công ty nhng thực tế là vẫn nằm trong kho của Chi nhánh, Xí nghiệp. Cùng nội dung kinh tế mà phải mất hai lần luân chuyển chứng từ. + Trờng hợp bán buôn cho khách ngay tại cảng nhập: Hàng hoá hoàn toàn không nhập kho Chi nhánh tại cảng đầu mối mà chỉ làm thủ tục coi nh nhập. Thủ tục chứng từ hoàn toàn giống trờng hợp bán buôn qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp. Hàng hoá xuất thẳng nhng trên chứng từ lại thể hiện hàng hoá đã. nhập kho và xuất tại kho của Chi nhánh cảng đầu mối. Nh vậy là phản ánh không đúng sự vận động của hàng hoá. Tuy nhiên vẫn có thể chấp nhận đợc vì. kho “thủ tục” này giỳp cho Văn phũng Cụng ty theo dừi đợc lợng hàng nhập- xuÊt trong kú. + Đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá: Các cửa hàng bán lẻ thờng gửi báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ và các hoá đơn GTGT về phòng kế toán Công ty không theo một chu kỳ đều đăn lúc 5 ngày lúc 10 ngày gây ra tình trạng thếu hụt thông tin làm ảnh hởng công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung. -Về phơng pháp hạch toán. Có thể thấy rằng Công ty vận dụng hệ thống tài khoản mới vào quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kế quả tiêu thụ tơng đối toàn diện, tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề cần nghiên cứu, xem xét khi vận dụng vào quá tình hạch toán. + Trong nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, tất cả các khoản doanh thu dù thu tiền ngay hay cha thu tiền kế toán đều phản ánh qua TK 131. Do vậy, đối với khách hàng trả tiền ngay kế toán phải hạch toán thêm một bút toán ghi giảm tài khoản công nợ cho khách:. Có TK 131: Số tiền khách hàng thanh toán. Nh vậy việc hạch toán có nhợc diểm là làm cho công việc kế toán trở lên lòng vòng không phản ánh nghiệp vụ kế toán phát sinh. Nhng do doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán nên trình tự hạch toán này thuận tiện cho việc theo dõi công nợ vì nếu cùng một khách hàng máy sẽ bị lẫn lộn giữa khoản trả trớc và khoản phải trả của khách hàng. Hơn nữa, xét tình hình thực tế của Công ty ta thấy khách hàng của Công ty là khách hàng thờng xuyên, cố định, số lần mua hàng nhiều, thanh toán chiếm tỷ trọng lớn thờng trả bằng tiền gửi Ngân hàng nên chỉ khi nào có giấy báo Có của Ngân hàng mới ghi giảm công nợ nên việc hạch toán qua tài khoản 131 là chấp nhận đợc. + Khi bán hàng cho Chi nhánh, Xí nghiệp Công ty phản ánh các khoản phải thu nội bộ qua TK 336 làm không hợp lý bởi đây là khoản phải thu. Điều này dễ gây nhầm lẫn cho máy giữa khoản phải thu và khoản khoản đã trả. + Công ty không sử dụng TK 531 - Giảm giá hàng bán theo quy định để hạch toán phần tiền giảm giá đối với khách hàng mua với khối lợng lớn, thờng. xuyên mà trừ trực tiếp luôn trên tổng số tiền khách hàng phải thanh toán ghi trên hoá đơn. Điều này gây khó khăn cho việc xác định tổng doanh thu bán hàng thực tế và số tiền giảm giá cho khách hàng. + Công ty hạch toán hàng tồn kho theo giá hạch toán. thực tế bếp, phụ kiện) cuối kỳ kết chuyển toàn bộ vào TK 632. Thông qua việc kiểm định, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng phơng pháp hệ thống khoa học của kế toán: chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối có thể biết thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Về luân chuyển luân chứng từ

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoàn hiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Gas - Petrolimex.

Về phơng pháp hạch toán

Phơng pháp hạch toán: cuối kỳ tiến hành phân bổ chi phí thu mua trên TK 1562 cho hàng tiêu thụ trong kỳ (theo công thức mục 3.1 thuộc (3) trong phần II của Chơng I) và kết chuyển chi phí thu mua sang TK 632. -Khi thực hiện giảm giá cho khách hàng mua với khối lợng lớn, thờng xuyên, Công ty không sử dụng TK 532 - Giảm giá hàng bán theo quy định để hạch toán phần tiền Công ty giảm giá cho khách hàng mà trừ trực tiếp trên tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn GTGT.

Về sổ sách kế toán

Mặt khác, nó vừa đảm bảo đợc chính sách bán hàng của Công ty vừa tăng cờng công tác quản lý, hạch toán kế toán về các khoản giảm trừ đoanh thu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Trình tự hạch toán đối với tài khoản này đã trình bầy ở mục 3 thuộc phần IV trong chơng I.

Về thanh toán công nợ

- Để đảm bảo quản lý tốt công nợ vỏ bình Gas tại các cửa hàng, thông tin về sự biến động vỏ bình Gas phải đợc cung cấp kịp thời, kế toán công nợ vỏ bình Gas nên lập báo cáo về công nợ vỏ bình Gas tại các cửa hàng chuyên doanh, cỏc đại lý theo định kỳ 10 ngày/ lần. Theo em, Công ty nên hạn chế dần dần việc cho mợn vỏ bình Gas đối với khách hàng công nghiệp, thơng mại bằng cách quy định lại mức vỏ bình tối đa đợc m- ợn khi các klhách hàng đáp ứng đợc những điều kiện về số lợng hàng hoá Công ty ®a ra.

Về tài khoản kế toán

Cuối năm (31/12) Công ty tiến hành kiểm tra các khoản phải thu khách hàng, nếu thấy khách hàng nào có khó khăn về tài chính, Công ty dự đoán số tiền khách hàng không trả đợc ( không có khả năng trả) và lập dự phòng cho những khách hàng đó. Theo quy định khách hàng nợ quá 2 năm trở lên kể từ ngày hết hạn thanh toán mới đợc quyền trích lập dự phòng, chỉ lập dự phòng đối với khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán số nợ của Công ty.

Về phơng pháp hạch toán hàng tồn kho và xác định giá vốn

Bộ Tài chính quy định mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi không vợt quá 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và.

Tổ chức các chính sách giảm giá và chiết khấu bán hàng

Tuy nhiên việc giảm giá ngay trên hoá đơn này gây ra hiện tợng không đảm bảo mặt bằng chung về giá trên thị trờng do dơn vị này mua hàng của Công ty đợc hởng giá khác, đơn vị khác mua hàng lại ở mức giá khác tại cùng thời điểm và Công ty cũng khó xác định tổng mức giảm giá là bao nhiêu vì mỗi lần mua là khác nhau. Theo em, Công ty nên viết hoá đơn GTGT theo giá bán bình thờng (đối với từng phơng thức bán) và không ghi giảm giá ngay trên hoá đơn GTGT mà đến cuối tháng sau khi thống kê số lợng tiêu thụ của từng khách hàng Công ty mới tiến hành áp dụng khung giá và quyết định giảm giá hàng bán.

Kiến nghị về hình thức sổ

Công ty có thể mở thêm các phơng thức tiêu thụ nh: hàng đổi hàng, bán hàng khuyến mại Công ty dùng… hình thức bán hàng có khuyến mại tặng quà cho khách nh: giây đeo chìa khoá, ba lô, áo phông có gắn biểu tợng của Công ty, điều này vừa có tác dụng khuyến khích khách hàng, vừa có tác dụng quảng cáo hàng hoá của Công ty. -Cuối cùng, để tăng kết quả kinh doanh thì cần phải có sự cố gắng của tất các bộ phận trong doanh nghiệp, trong đó công tác kế toán là một trong những công cụ quạn trọng và đắc lực, đặc niệt là kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty: ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế.