MỤC LỤC
Một trong những nhiệm vụ chính của công ty là bảo hành, sửa chữa các loại ô tô, đặc biệt là nhận ủy thác bảo hành, sửa chữa ô tô cho hãng Suzuki nên các loại nguyên vật liệu, đặc biệt là phụ tùng ô tô rất phong phú và đa dạng về chủng loại, có hơn 500 loại khác nhau. Bao gồm từ những vật liệu nhỏ nhất như: Đai ốc, lò xo, vít khóa cửa, bóng đèn, cầu chì, móng hãm, phớt dầu, lọc xăng,…đến những vật liệu có giá trị lớn như: Sảm sóc, nồi ép Vita, bộ ron máy, bộ lọc gió, lốp xe,…Trong mỗi loại nguyên vật liệu lại được chia thành từng nhóm có kích cỡ và tính năng kỹ thuật khác nhau. Chính vì tính đa dạng về chủng loại với nhiều kích cỡ, giá trị, tính năng kỹ thuật khác nhau của nguyên vật liệu tại công ty mà việc quản lý đòi hỏi phải hết sức khoa học, chính xác để đảm bảo việc nhập, xuất đúng vật liệu, đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất kinh doanh.
Vì vậy, đòi hỏi mỗi công ty phải có biện pháp nhất định để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng, đảm bảo yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của công ty. - Nguyên vật liệu trong kho dùng cho dịch vụ bỏ hành, sửa chữa ô tô: bao gồm các nguyên vật liệu ở trong kho được dùng cho mục đích sửa chữa tất cả các loại ô tô và đặc biệt là bảo hành, sửa chữa ô tô cho hãng Suzuki. Quản lý chặt chẽ vật tư ở các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành thuận lợi nhanh chóng, tiết kiệm chi phí hạ, giá thành là cơ sở để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu sẽ hạn chế được những mất mát, hư hỏng, giảm những rỏi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát tư yêu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác và khoa học, công ty đã tiến hành các hoạt động quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ qua từng khâu. Việc xuất nguyên vật liệu đòi hỏi phải có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ cần thiết và được ghi chép đầy đủ chính xác, nhằm đảm bảo sự hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu.
Công ty căn cứ vào tình hình sửa chữa, kinh doanh mà quy định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với từng loại nguyên vật liệu cho phù hợp, tránh tình trạng ứ đọng làm ảnh hưởng đến việc sử dụng vốn lưu động.
Việc sử dụng nguyên vật liệu tại công ty phải căn cứ vào nhu cầu sửa chữa, và kế hoạch kinh doanh. Mặt khác, vẫn phải đảm bảo không bị gián đoạn hoặc ngưng trệ quá trình sản xuất kinh doanh do thiếu nguyên vật liệu. Hiện tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước.
Thủ tục nhập , xuất kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH vận tải và.
Khi phụ tùng về đến kho, nhân viên quản lý phụ tùng cùng với thủ kho tiến hành kiểm tra, kiểm đếm đúng số lượng và chủng loại theo đơn đặt hàng đã duyệt và so sánh đối chiếu với phiếu giao hàng của hãng (Biểu số 2.2). Sau đó chuyển phiếu giao hàng của hãng đã được thủ kho ký duyệt lên cho kế toán tiến hành nhập kho.
Bộ phận quản lý phân xưởng tiến hành thủ tục nhận xe và thống nhất với khách hàng về phương án sửa chữa sau đó lập lệnh sửa chữa. Lệnh sửa chữa được chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất phụ tùng theo lệnh. Phụ tùng sẽ được chuyển cho tổ sửa chữa, tổ trưởng tổ sửa chữa sẽ tiến hành ký nhận phụ tùng với thủ kho.
Khi xe sửa chữa hoàn thành cố vấn dịch vụ sẽ làm quyết toán sửa chữa (đính kèm phiếu xuất kho của thủ kho) chuyển cho kế toán xưởng xác nhận, thu tiền và lập hoá đơn cho khách hàng.(Biểu số 2.6- Quyết toán sửa chữa).
Khi có khách hàng đặt mua phụ tùng của công ty, ban quản lý xưởng kiểm tra lại tình hình phụ tùng còn trong kho và nhu cầu sửa chữa sắp tới. Nếu đáp ứng được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận quản lý phân xưởng sẽ lập lệnh xuất phụ tùng. Lệnh xuất phụ tùng được chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất kho phụ tùng theo lệnh.
Mục đích kiểm kê nguyên vật liệu thường xuyên để đánh giá hiện trạng, giá trị nguyên vật liệu. Đồng thời để xác định chính xác số nguyên vật liệu hiện có, nguyên vật liệu thừa, thiếu ứ đọng, chậm luân chuyển, nguyên vật liệu kém phẩm chất, tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý. Trước khi kiểm kê, kế toán vật tư phải tiến hành kiểm tra các hồ sơ, tài liệu của từng loại nguyên vật liệu.
- Trước khi tiến hành kiểm kê, công ty phải thành lập hội đồng kiểm kê, và các bộ phận giúp việc. + Tiến hành trực tiếp xem xét, kiểm tra từng loại nguyên vật liệu, ghi chép đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu trên phiếu kiểm kê. + Căn cứ vào số liệu gốc kèm theo của sổ sách kế toán và số liệu thực tế kiểm kê, lập bảng tổng hợp đối chiếu, xác định số thừa thiếu, lập hồ sơ về thực trạng và xác định nguyên nhân của từng trường hợp thừa thiếu.
Trên cơ sở đó lập báo cáo kết quả kiểm kê và cung cấp tài liệu cho các cấp có thẩm quyền để có hướng xử lý.
Một trong nhưng yêu cầu cơ bản của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dừi được biến động của từng danh điểm nguyờn vật liệu. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho.
Từng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, thủ kho ghi số nguyên vật liệu vào thẻ kho. Thẻ kho được sử dụng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm của thủ kho.
Theo định kỳ (1 tháng 1 lần), kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó xác nhận vào thẻ kho. Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để nhập số liệu vào phiếu nhập, phiếu xuất kho. Sổ chi tiết vật tư theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất và tồn của từng loại nguyên vật liệu.
Cuối tháng, dựa vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu, kế toỏn vào bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật tư nhằm theo dừi sự biến động của nguyên vật liệu của từng kho. Đồng thời bảng này còn dùng để đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết (Biểu số 2.12).
Tại công ty, nguyên vật liệu được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu sẽ được ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tinh hình nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ nhập, xuất kho diễn ra hàng ngày. Tài khoản sử dụng: Sự biến động của nguyên vật liệu trong công ty đều liên quan tới nhiều đối tượng kế toán khác nhau như: Nhà cung cấp, bộ phận sử dụng vật liệu.
TK 152 ”Nguyên vật liệu” : Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Khi kế toán vật tư nhận được chứng từ về nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phiếu nhập kho trờn mỏy để tiện theo dừi và quản lý. Cuối tháng, kế toán khóa sổ tính ra tính ra tổng số tiền cùa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của tài khoản trên Sổ Cái.