Hệ thống hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Giày Thượng Đình - Hà Nội
MỤC LỤC
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán chi tiết NVL
Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d vật liệu đợc sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả số lợng và giá trị tuỳ theo phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong DN. Ngoài các sổ kế toán chi tiết trên, kế toán NVL còn có thể mở thêm các bảng kê nhập - bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu,..phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng kịp thời.
Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu
Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập - xuất kho với các chứng từ khác có liên quan nh hoá đơn bán hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng, vận chuyển,. Ngoài những công việc giống nh hai phơng pháp trên, định kỳ sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập - xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng danh điểm vật liệu để tiến hành phân loại chứng từ nhập riêng, xuất riêng.
1.Tài khoản sử dụng
Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu
Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế) và ngợc lại ghi bút toán thờng (nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế). ♦ Tổ chức cá nhân ngời nớc ngoài kinh doanh ở Việt Nam không theo luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam, cha thực hiện đủ cac điều kiện về kế toán, hoá đơn chứng từ để làm căn cú tính thuế theo phơng pháp khấu trừ thuế.
3.Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp KKĐK 1.Khái niệm và TK sử dụng
Khi áp dụng phơng pháp KKĐK, kế toán sử dụng TK 611( Mua hàng) để theo dõi tình hình nhập xuất NVL, công cụ dụng cụ, hàng hoá theo giá thực tế( giá mua và chi phí mua). Tóm lại, theo phơng pháp KKĐK, khi xuất NVL cho các mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định đợc giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho.
Chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 (IAS-2) về hạch toán nguyên vật liệu
Cũng giống nh sản xuất ra sản phẩm, nguyên vật liệu (gia công chế biến thêm sau. đó sử dụng hoặc bán) cũng qua các khâu của giai đoạn gia công, chế biến, vì vậy nó sẽ hội tụ vào trong nó một số yếu tố chi phí nhất định nh: Chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc dùng để gia công. Nếu sử dụng công thức LIFO cần phải có một số thông tin nh: Các báo cáo tài chính phải cho biết chênh lệch giữa giá trị tồn kho trên báo cáo tài sản và hoặc là giá trị thấp nhất giữa giá trị đợc tính theo một trong hai công thức “chuẩn” (LIFO, CMP) và giá trị có thể bán đợc thuần (là giá ớc tính có thể bán đợc trong điều kiện kinh doanh bình th- ờng trừ đi chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và nhũng chi phí cần thiết để bán hàng sau này); hoặc là giá trị thấp nhất giữa giá phí hiện tại trong ngày kế toán và giá.
Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty giầy Thợng Đình
Đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
Cũng thời gian này, UBND thành phố Hà Nội có kế hoạch xây dựng một khu công nghiệp sản xuất giầy hiện đại- tập trung, điều này đã dẫn đến sự hợp nhất giữa XN giày vải Hà Nội với XN giày vải Thợng Đình cũ và lấy tên chung là "XN giày vải Th- ợng Đình". Cụ thể, theo hợp đồng: phía XN lo tổ chức sản xuất, quản lý doanh nghiệp, quản lý lao động- cán bộ và các vấn đề liên quan trong nớc nh mua NVL trong nớc, xác định giá bán sản phẩm, thực hiện các thủ tục xuất- nhập khẩu cùng các thủ tục khác, còn phía đối tác lo thị trờng xuất khẩu, cho vay vốn đổi mới thiết bị - công nghệ, chuyển giao công nghệ, hớng dẫn đào tạo kỹ thuật, giúp XN mua những nguyên liệu không có trong nớc.
2.Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm
Công nghệ lu hoá 1 lần có thể đáp ứng yêu cầu cả các lô hàng với số lợng sản phẩm không lớn hoặc sự thay đổi đa dạng nhất về mẫu mã và màu sắc nên rất phù hợp với tình hình thị trờng hiện nay. Đối với các lô hàng giầy vải có số lợng đặt hàng lớn và mẫu đế cố định, công ty có thể sử dụng công nghệ gò định hình, ép đúc đế và lu hoá liên hoàn trên cùng 1 thiết bị chuyên dùng ( lu hoá 1 lần ).
3.Kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
♦ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có chức năng tham mu giúp giám đốc tìm kiếm thị trờng, tìm kiếm bạn hàng và xác định kế hoạch xuất-nhập khẩu cho công ty bao gồm các khâu: Điều tra thu thập thông tin trên các thị trờng từ đó đề ra kế hoạch xuất nhập khẩu hợp lý, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, khả năng sản xuất cảc công ty với bạn hàng quốc tế, tổ chức các hoạt động xuất -nhập khẩu máy móc, thiết bị, giúp cho giám đốc giao dịch với khách hàng quốc tế, tổ chức chào hàng và ký kết hợp dồng xuÊt-nhËp khÈu. ♦ Phòng kế hoạch vật t : Đảm nhiệm các chức năng: Nghiên cứu xu hớng của thị trờng về số lợng, mẫu mã, chủng loại của sản phẩm từ đó lên các kế hoạch ngắn, trung, dài hạn về sự phát triển của công tỵ, nắm thông tin và lựa chọn các thônh tin cần thiết trên thị trờng cho lãnh đạo công ty, tổ chức mua bán vật t phục vụ cho quá trình sx-kd của công ty, quản lý các cơ sở sx gia công bán thàmh phẩm nh: các cơ sở sx dây giầy, bao bì,..quản lý hệ thống kho tàng, bến, bãi NVL, bán thành phẩm.
5.Đặc điểm tổ chức sản xuất
Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty giày Thợng Đình
Chỉ tính riêng đến số kho tàng bảo quản vật liệu, công ty ty đã có tới 5 kho , đặt trực tiếp tại các địa điểm sản xuất, chính vì vậy công ty tiến hành phân công, qui trách nhiệm quản lý đối với từng bộ phận, phòng ban có liên quan trong công tác quản lý vật liệu một cỏch rừ ràng và chặt chẽ để cú thể tăng cờng khả năng quản lý và giám sát. ♦ Phòng kế hoạch vật t: Có nhiệm vụ lập kế hoạch điều động sản xuất, lập định mức vật t, khai thác các nguồn cung ứngvà thu mua vật t cho sản xuất đợc kịp thời, xây dựng tổ chức kế hoạch điều độ sản xuất hàng tháng, quí, năm.Thông qua các chỉ lệnh sản xuất từng ngày theo từng sản phẩm, cán bộ có trách nhiệm điều hành và phân bố sản phẩm sao cho phự hợp để giao đỳng hạn.
3.Tính giá nguyên vật liệu
Đối với NVL mua ngoài, gía thực tế nhập kho của công ty là giá mua trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cha có thuế giá trị gia tăng đầu vào (do công ty áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế) cộng với chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho- bãi, tiền phạt..). Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, giá thực tế NVL nhập kho là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí gia công theo hợp đồng, chi phí vận chuyển vật liệu (từ công ty đến nơi chế biến và từ đó về công ty ) và số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế biến.
VÝ dô
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Để có thể tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác hạch toán chi tiết vật liệu nói riêng, trớc hết phải dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất vật liệu. ♦ Nếu phát hiện thiếu hoặc không đúng qui cách, chất lợng thì thủ kho phải báo cáo cho phòng kinh doanh biết, đồng thời cùng kế toán lập biên bản để làm căn cứ giải quyết với nhà cung cấp.
Hoá đơn (gtgt)
Khoa Kế toán - Đại học KTQD Luận văn tốt nghiệp Mỗi loại vật liệu mua về đợc nhập vào đúng kho nh đã qui định. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại NVL trong kho một cách khoa học, hợp lý vừa thuận tiện cho công tác bảo quản, vừa thuận tiện cho việc theo dõi việc nhập-xuất kho.
Chỉ lệnh sản xuất
Khoa Kế toán - Đại học KTQD Luận văn tốt nghiệp Tại kho, khi nhận đợc phiếu xin lĩnh vật t đã đợc phê duyệt, thủ kho xuất vật t, sau đó ghi số lợng vào cột thực xuất và cùng ngời nhận vật t ký tên vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho
Để hạch toán chi tiết vật liệu, bộ phận kế toán chi tiết vật liệu ở công ty giầy Th- ợng Đình đã áp dụng phơng pháp hạch toán theo hình thức "sổ đối chiếu luân chuyển". Thêm vào đó, để thuận tiện cho quá trình tính toán và ghi sổ, kế toán vật liệu công ty còn sử dụng một số bảng biểu nh: bảng tính giá vốn vật t (bảng này do máy tính tự lập dựa trên các số liệu nạp vào máy), bảng tổng hợp theo nhóm vật t, tập hợp chi phí vật t theo sản phẩm,.
Thẻ kho
Căn cứ vào bảng cân đối vật t, kế toán tiến hành mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật t theo từng kho trên cả chỉ tiêu số l- ợng và giá trị trong cả tháng của vật liệu. Khi nhận đợc thẻ kho do thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển và thẻ kho, nếu có sai lệch kế toán sẽ đánh dấu sang cột ghi chỳ và điều tra làm rừ nguyờn nhõn.
Sổ đối chiếu luân chuyển
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Khoa Kế toán - Đại học KTQD Luận văn tốt nghiệp Vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài, không có trờng hợp nhận vốn góp liên doanh hay tặng thởng, viện trợ vì vậy hạch toán NVL luôn gắn liền với hạch toán thanh toán với nhà cung cấp. Số phát sinh: Hàng tháng, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan đến nhập vật liệu kế toán ghi số phiếu nhập, số hoá đơn, ngày tháng, loại vật liệu và giá trị vật liệu thực tế đã nhập kho, số thuế GTGT đầu vào và tổng số phát sinh bên có TK 331 vào các cột tơng ứng.
Nhật ký chứng từ số 5
Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
Tại Công ty, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất, ngoài ra còn sử dụng phục vụ cho quản lý và còn có thể nhợng bán. (Giá trị xuất kho đợc máy tính tự động ghi vào cuối kỳ trên bảng kê xuất kho NVL).
Một số kiến nghị về hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty giày thợng đình
Đánh giá khái quát về hạch toán kế toán nói chung và hoạch toán NVL nói riêng tại Công ty giày Thợng
Về việc sử dụng NVL: Vì từ khâu thu mua đến khâu sử dụng đều thông qua phòng kế hoạch và phòng kinh doanh XNK (nếu mua từ NVL từ nguồn ngoài nớc) nên mọi nhu cầu sử dụng NVL đều đợc phòng này kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ thông qua định mức sử dụng, kế hoạch sản xuất và số NVL tồn kho do đó bảo đảm việc sử dụng NVL đợc tiết kiệm một cách triệt để. Tuy nhiên bên cạnh những u điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm NVL, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh kể trên thì công tác kế toán NVL tại Công ty vẫn còn có những khó khăn và tồn tại cần tiếp tục đợc hoàn thiện hơn nữa.
Một số kiến nghị đối với việc hạch toán NVL tại Công ty
Khoa Kế toán - Đại học KTQD Luận văn tốt nghiệp Phiếu xuất - nhập kho đợc viết thành 3 liên, 1 liên lu tại phòng, 2 liên giao cho ngời nhận hàng hoặc giao hàng, sau khi đã nhận hoặc giao hàng ngời này cùng với thủ kho ký xác nhận rồi một liên thủ kho dùng để ghi sổ và gửi cho kế toán NVL ghi sổ, 1 liên ngời giao - nhận hàng cầm để thanh toán hoặc giao cho bộ phận sử dụng NVL giữ. Thêm vào đó, hiện nay việc kiểm tra đối chiếu tình hình N-X-T chỉ đợc thực hiện giữa phũng kế toỏn và thủ kho vào cuối thỏng, cũn phũng kế hoạch khụng theo dừi đợc tình hình thực tế tồn kho NVL cúng nh không tiến hành kiểm tra đối chiếu thờng xuyên với hai bộ phận kia, điều này có thể ảnh hởng không tốt tới tính kịp thời, liên tục trong quá trình cung ứng cho sản xuất.
3.Việc giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán
Chính vì vậy theo em, phiếu xuất - nhập kho cần đợc viết thành 4 liên, 3 liên dùng để luân chuyển nh quy trình cũ còn liên thứ 4 ngời giao nhận hàng sẽ giao trả lại cho phòng kế hoạch, phòng kế hoạch sẽ đính kèm vào phiếu xuất - nhập kho gốc để theo dõi chênh lệch. Do đó cuối mỗi tháng cần phải có sự kiểm tra đối chiếu chéo lẫn nhau giữa 3 phòng để có thể xác định sớm và xử lý những sai lầm một cách nhanh chóng, giảm thiểu khả năng sai sót cũng nh tăng tính kiểm tra giám sát và dễ dàng cho việc quy kết trách nhiệm khi cần thiết.
Phiếu giao nhận chứng từ
Nh vậy sau khi viết phiếu xuất - nhập kho thì phòng kế hoạch không nắm đợc tình hình thực tế nhập - xuất NVL và điều này có thể gây ảnh hởng đến việc ra kế hoạch thu mua, cung ứng cho sản xuất, do đó không đảm bảo tiến trình kế hoach sản xuất đã đề ra.
4.Việc lập bảng kê chi tiết nhập - xuất nguyên vật liệu
Là một Công ty có qui mô lớn, khối lợng công việc hạch toán nên việc sai sót trong việc hạch toán là không thể tránh khỏi vì vậy Công ty nên tiến hành lập ra bộ phận kiểm toán nội bộ để có thể thờng xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động kế toán nói chung và hoạt động quản lý nói riêng giúp cho hoạt động của Công ty ngày càng có hiệu quả hơn. Nhận thức đợc vai trò quan trọng của hạch toán NVL, sau hơn 3 tháng thực tập tại Công ty giầy Thợng Đình, kết hợp những kiến thức đã học cùng với tình hình thực tế tại Công ty em đã khái quát tình hình hạch toán NVL tại Công ty đồng thời đa ra một số ý kiến đóng góp với hy vọng sẽ đợc góp phần nhỏ bé nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán NVL ở Công ty giầy Thợng Đình.
