Vai trò của bộ phận tham mưu trong hoàn thiện bộ máy quản lý tại VIETRANS

Mối quan hệ quyền hạn

Chức năng của các tham mưu ( hay bộ phận tham mưu) là điều tra, khảo sát,.nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ ( hình 10). Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời khuyên chứ không phải các quyết định cuối cùng. Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans. Hiện nay vai trò của các tham mưu ngày càng gia tăng cùng với tính phức tạp ngày càng cao của các hoạt động trong các tổ chức và của môi trường. Dù là trong doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay các tổ chức khác, những nhà quản lý khi ra quyết định luôn cần đến kiến thức của các chuyên gia trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội…. bên cạnh đó,các tham mưu có kiến thức chuyên sâu sẽ tiến hành thu thập số liệu, phân tích và đưa ra các phương án quyết định trong trường hợp người quản lý trực tuyến do quá bận với công việc quản lý không thể làm được. Hiếm khi một người quản lý trực tuyến, đặc biệt ở cấp cao nhất, lại có thời gian hay sẵn sàng dành thời gian để làm những việc mà một trợ lý tham mưu có thể làm tốt. Những hạn chế trong việc sử dụng tham mưu:. Mặc dù các mối quan hệ tham mưu luôn cần thiết đối với các tổ chức và có thể giúp tổ chức thành công hơn rất nhiều, bản chất của quyền hạn tham mưu và sự phức tạp trong công việc nhận thức nó có thể dẫn đến một số vấn đề nhất định trong thực hành như:.  Nguy cơ làm xói mòn quyền hạn trực tuyến, nếu các tham mưu quyên mất rằng họ cần góp ý chứ không phải ra lệnh, nếu họ bỏ qua một thực tế là giá trị của họ nằm ở chỗ giúp thêm sức mạnh cho những người quản lý trực tuyến.  Thiếu trách nhiệm của các tham mưu.Bộ phận tham mưu chỉ đưa ra các kế hoạch. Những bộ phận khác phải xem xét có chấp nhận kế hoạch và đưa vào áp dụng hay không. Điều đó đã tạo môi trường lý tưởng làm nảy sinh tình trạng đổ lỗi cho nhau.  Suy nghĩ vô căn cứ.Lập luận cho rằng một cương vị tham mưu cho phép những người lập kế hoạch co thời gian để phân tích là rất hấp dẫn, nhưng có thể bỏ qua khả năng tham mưu có thể suy. Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans. nghĩ vô căn cứ bởi vì họ không phải thực hiện những gì họ đề xuất. Tính phi thực tiễn của các đề xuất của tham mưu thường dẫn đến và chạm, sự nhụt ý thậm chí cả sự ngầm phá hoại. Làm cho công tác tham mưu trở nên có hiệu quả:. Mối quan hệ trực tuyến – tham mưu không chỉ là một trong những vấn đề phức tạp nhất mà các tổ chức phải đương đầu, đó còn là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng phi hiệu quả. Việc giải quyết hợp lý mối quan hệ này đòi hỏi kỹ năng quản lý ở trình độ cao với sự tuân thủ các yêu cầu sau đây:.  Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn.  Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ trong đời sống tổ chức.  Bảo đảm cho tham mưu có đủ thông tin.  Bảo đảm tham mưu toàn diện a) Quyền hạn chức năng. Ví dụ, quyền hạn chức năng của người phụ trách bộ phận quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức nói chung chỉ giới hạn đưa ra các chính sách, thủ tục để tuyển chọn nhân lực, để quản lý các chương trình lương bổng, để xử lý các khiếu nại về nhân sự, để xử lý các giấy tờ nghỉ phép, để tiến hành các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhân lực và những vấn đề có nội dung tương tự.

Cấp quản lý, tầm quản lý

Có một số lượng hạn chế các thuộc cấp mà một nhà quản lý có thể giám sát có hiệu quả, nhưng con số chính xác ở mỗi trường hợp sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào nhiều biến số và ảnh hưởng của chúng đến thời gian cần thiết cho việc quản lý hiệu quả.  Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.Nếu công việc quản lý ổn định, không phức tạp thì tầm quản lý có thể lớn, và ngược lại nếu công việc quản lý thay đổi thường xuyên, giàu tính sáng tạo thì tầm quản lý lại nhỏ.

Phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

• Tập trung quá cao sẽ làm giảm chất lượng của các quyết định mang tính chiến lược khi các nhà quản lý cấp cao bị sa lầy trong các quyết định tác nghiệp.Sự ôm đồm của họ đã gạt bỏ các cấp quản lý thấp hơn ra khỏi quá trình quyết định và như vậy làm giảm sự quan tâm, tính tích cực và khả năng sáng tạo của họ. • Do chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố ( giá trị của các quyết định, mong muốn về tính nhất quán trong chính sách, quy mô tổ chức, phong cách lãnh đạo của cấp quản lý cao nhất, khả năng cuả các nhà quản lý…), khó có thể nêu lên một hình mẫu duy nhất cho mối quan hệ hợp lý giữa tập trung và phân quyền.

Phối hợp

Phạm vi cần thiết của phối hợp phụ thuộc vào thuộc tính của các nhiệm vụ và mức độ độc lập của từng con người trong các bộ phạn thực hiện nhiệm vụ.Khi các nhiệm vụ đòi hỏi sự tương tác giữa các bộ phận, sẽ là tốt nếu đạt được mức độ phối hợp cao. Khi sự trao đổi thông tin là ít quan trọng, công việc sẽ có thể hoàn thành với hiệu quả cao hơn với mối liên hệ hạn chế giữa các đơn vị.Mức độ phối hợp cao sẽ có lợi đối với những công việc không thường nhật và dễ gặp phải các tình hưống khó dự đoán, phải thực hiện trong môi trường luôn thay đổi, và những công việc phụ thuộc lẫn nhau.

Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Các tổ chức khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng: các cán bộ quản lý cấp cao có học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật, các cán bộ quản lý có chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công nghệ, cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm bảo sự điều phối một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt động chính của tổ chức và công nghệ. Ngược lại, những tổ chức muốn thành công trong điều kiện môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính chất phi tập trung với các thể lệ mềm mỏng, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau và các tổ đội đa chức năng.

1.Quá trình hình thành

Nhiều công ty vận tải mở mang thêm dịch vụ giao nhận và một số công ty trách nhiệm hữu hạn với chức năng giao nhận vận tải được thành lập, trong khi phần lớn các chủ hàng xuất nhập khẩu trước đây buộc phải uỷ thác cho Vietrans nay đã tự đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình, đã tạo nên sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường giao nhận vận tải .Vị thế độc quyền giao nhận của Vietrans không còn nữa, đặt Vietrans trước một tình huống đáng lo ngại, các thách thức to lớn bắt đầu xuất hiện. Tuy nhiên do tác động tích cực của công cuộc đổi mới, cơ chế quản lý kinh tế, Vietrans đã kịp thời nắm bắt nhu cầu dịch vụ của thị trường, ngay lập tức mở rộng phạm vi hoạt động và chuyển nhanh từ giao nhận vận tải nội địa sang giao nhận vận tải quốc tế, đây là một bước bứt phá ngoạn mục của ngành Vietrans.Vietrans bắt đầu phát triển dịch vụ vận tải liên hợp, đóng gói và giao nhận vận chuyển hàng hoá ngoại giao, giao nhận vận chuyển hàng triển lãm, hình thành quan hệ hợp tác với một số đại lý giao nhận nước ngoài, tham gia hội các tổ chức giao nhận các nước thành viên: Hội đồng tương trợ kinh tế năm 1989 còn trở thành hội viên chính thức của liên đoàn quốc tế, các tổ chức giao nhận FIATA.

2.Chức năng nhiệm vụ

II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA VI ETRANS

Về liên doanh: Tăng cường công tác quản lý và giám sát hoạt động của hai liên doanh, cử những cán bộ có năng lực chuyên môn giỏi, phẩm chất đạo đức trong sáng, có ngoại ngữ giỏi cử sang làm việc tại các liên doanh, những cán bộ được cử sang liên doanh được công ty giáo dục chính trị tư tưởng một cách vững vàng, làm việc theo nguyên tắc hoà nhập mà không hoà tan, hợp tác chặt chẽ với các đối tác. Như vậy về cơ cấu tổ chức thì không có gì cần phải thay đổi so với hiện tại, nhưng theo em nghiên cứu thì chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, cũng như số lượng và chất lượng lao động ở các phòng ban đó thì việc sắp xếp lại và việc bổ xung thêm lao động có trình độ vào các phòng ban và giảm bớt những lao động không cần thiết trong thời gian tới là thật sự cần thiết đáp ứng được chiến lựơc và xu hướng kinh doanh của công ty trong thời gian tới.