MỤC LỤC
- Quan hệ công tác với Thường trực HĐND thành phố: UBND thành phố phối hợp chặt chẽ với Thường trực HĐND thành phố trong việc chuẩn bị chương trình và nội dung làm việc của kỳ họp HĐND, các báo cáo, các đề án của UBND thành phố trình HĐND thành phố; giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện Nghị quyết HĐND , các ban HĐND thành phố và trả lời chất vấn của đại biểu HĐND thành phố. - Quan hệ công tác của Ủy ban Mặt trận tổ quốc thành phố và các đoàn thể nhân dân: UBND thành phố phối hợp chặt chẽ với Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân thành phố cùng chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân; tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng cố chính quyền vững mạnh, tự giác thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng , chính sách, pháp luật của Nhà nước.
Do đó em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của học viện trong quá trình thực tập ở UBND thành phố Pleiku.
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà nước nói chung. Tại điều 5 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ.
Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND thành phố thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển. Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn phũng, Văn phũng cũn theo dừi cỏc cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó. Theo khái niệm chung: công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Tiếp nhận văn bản đến: mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là qua đường bưu điện, các cơ quan, đơn vị khác tự đưa đến, một số ít còn lại là gửi trực tiếp bằng Fax. Khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, nhân viên Văn thư trực tiếp nhận văn bản và kiểm tra ngay xem văn bản có phải gửi đến đúng cơ quan mình hay không, kiểm tra số lượng đã đủ chưa và kiểm tra phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách không. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: sau khi nhận văn bản đến, cần phải phân loại sơ bộ loại nào phải đăng ký (tất cả các công văn, giấy tờ gửi cơ quan, gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan), loại nào không phải đăng ký (tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin).
- Sổ đăng ký công văn các cơ quan Trung ương và Tỉnh bạn gửi đến (ký hiệu sổ A). - Sổ đăng ký công văn của khối Đảng gửi đến cho Thường trực HĐND của Ủy ban (ký hiệu sổ B).
Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc người có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dấu. Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem .xét, giải quyết. Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định lại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành bằng công văn, tờ trình thì lại ban hành bằng thông báo, giấy mời… Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tình khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế. - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005. - Bộ phận văn thư cơ quan hiện nay có trách nhiệm quản lý văn bản, việc lưu trữ văn bản đã do phòng Nội vụ đảm nhiệm từ tháng 11/2008 nên thời gian đầu vẫn sẽ gặp khó khăn khi trước đây văn thư có lưu trữ văn bản, các bộ phận, đơn vị liên hệ không biết được văn bản mình cần tìm do bộ phận nảo quản lý, lưu trữ… Điều này sẽ gây ra sự chồng chéo, chưa thống nhất đối với công tác văn thư lưu trữ của cơ quan.
Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương;. giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt. Với các văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: công văn hành chính, thông báo, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản. Đối với cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị mình.