Hệ thống quản lý bán hàng bằng Access

Hệ thống

Khi cần, ngời sử dụng có thể tổ chức tìm kiếm và đa ra các thông tin chi tiết (nh đã phân tích các thông tin của đối tợng này ở phần I) về một ngời nhân viên bất kỳ nào trong danh sách các nhân viên. - Xoá tên một sản phẩm và các thông tin liên quan đến sản phẩm đó Trong phần bổ sung và cập nhật các thông tin về một sản phẩm thì thực hiện đồng thời việc cập nhật thông tin về Sản phẩm.

Danh môc

Tại chức năng này ngời sử dụng sẽ lấy đợc các thông tin về một Ngân hàng bất kỳ nằm trong danh sách các Ngân hàng đã đợc đa vào trớc đó. - Bổ sung vào danh sách các Ngân hàng một tên Ngân hàng mới cha có, cùng với các thông tin về các Ngân hàng này.

Giao dịch

Khi hoá đơn thanh toán đợc lập ra thì số lợng của các sản phẩm trên khoản mục kho sẽ giảm đúng bằng số lợng ghi trong hoá đơn thanh toán. Xác nhận giao hàng giữa Nhà cung cấp sản phẩm và Cửa hàng là xác nhận lợng hàng hoá ( số lợng sản phẩm ) thực tế mà Cửa hàng nhận đợc do Nhà cung cấp chuyển tới.

Báo cáo

Kiểu thực thể: Khách hàng

+ Mã Lĩnh Vực Hoạt Động đợc kết nối sang bảng danh mục các Lĩnh vực Hoạt Động. * Các thuộc tính còn lại là thuộc tính mô tả của kiểu thực thể này.

Kiểu thực thể Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Các thuộc tính của kiểu thực thể này gồm có

Kiểu thực thể: Nhân Viên

+ Mã Tỉnh Thành, Mã Tỉnh Thành Nguyên Quán đợc kết nối sang dạng bảng danh mục tên các Tỉnh Thành. * Thuộc tính Mã Nhóm Sản Phẩm cũng là thuộc tính kết nối sang bảng danh mục tên các nhóm sản phẩm (hay nhóm các mặt hàng).

Kiểu thực thể: Kho Hàng

* Thuộc tính khoá: là tổ hợp của 2 thuộc tính (Mã Nhóm Sản Phẩm, Mã Sản Phẩm).

Kiểu thực thể: Ngân hàng

Kiểu thực thể: Báo Giá

Kiểu thực thể: Chi Tiết Báo Giá

Kiểu thực thể: Đơn Đặt Hàng

- Mã Nhân Viên kết nối sang bảng Nhân Viên - Mã Khách Hàng kết nối sang bảng khách hàng. - Mã Tỉnh Thành Chuyển Hàng đợc kết nối sang bảng danh mục tên các tỉnh thành để lấy tên Tỉnh thành.

Kiểu thực thể: Chi tiết Đặt Hàng

Kiểu thực thể: Hoá đơn thành toán Cấu trúc gồm có các thuộc tính sau

Kiểu thực thể: Chi Tiết Hoá đơn Thanh Toán Cấu trúc của kiểu này bao gồm các thuộc tính

* Thuộctính khoá: là tổ hợp của hai thuộc tính Mã Hoá Đơn, Mã Sản Phẩm. + Mã Sản Phẩm đợc kết nối sang bảng Chi tiết Đặt Hàng (do các hoá đơn thanh toán đều dựa trên một đơn đặt mua hàng nào đó).

Kiểu thực thể: Xác Nhận Nhận Hàng Các thuộc tính gồm có

Kiểu thực thể: Chi tiết xác nhận Nhận hàng Gồm có các thuộc tính

Kiểu thực thể: Hóa Đơn Xuất kho

* Thuộc tính khóa: là tổ hợp của hai thuộc tính Mã Hóa Đơn Xuất kho, Mã Sản PhÈm. Các sản phẩm xuất kho chỉ giới hạn trong Kho Hàng đã chỉ ra trong hóa đơn. + Mã Sản Phẩm: kết nối sang danh sách Sản Phẩm trong Kho Hàng + Mã Hóa Đơn Xuất kho: kết nối với bảng Hóa Đơn Xuất Kho.

* Các thuộc tính còn lại là thuộc tính mô tả cho kiểu thực thể này.

Kiểu thực thể: Hóa Đơn Nhập kho

* Thuộc tính khóa:là tổ hợp của hai thuộc tính Mã Hóa Đơn Nhập Kho, Mã Sản phÈm. + Mã Sản Phẩm: kết nối sang danh sách Sản Phẩm hoặc danh sách Sản phẩm trong một hóa đơn thanh toán, Xác nhận nào đó.

Giới thiệu cơ sở dữ liệu (CSDL) của Access

Ví dụ: Bạn có thể thực hiện việc in một báo biểu trong đó trình bầy một nhóm dữ liệu và thực hiện các phép tính toán trên nhóm dữ liệu đó, hoặc với một Báo biểu khác dùng để in dữ liệu theo các định dạng khác nhau. Bạn cũng có thể kiểm tra và in dữ liệu trong bảng dữ liệu của bạn,hoặc thực hiện việc lọc sắp xếp dữ liệu, thay đổi cách hiển thị dữ liệu, thay đổi cấu trúc bảng (thêm, xoá các cột (Fields) ..). Đặt quan hệ là chỉ định một trờng này hay một nhóm trờng chứa cùng một giá trị trong các mẫu tin có liên quan (thờng đặt quan hệ giữa khoá chính của một bảng với một trờng nào đó của bảng khác và các trờng này có cùng tên cùng kiểu).

- Mối quan hệ một -đối - nhiều: đòi hỏi trờng khoá chính của bảng mới phải là duy nhất, nhng các giá trị trong trờng khoá của bảng mới có thể so khớp với nhiều mục trong bảng quan trên hệ cơ sở dữ liệu hiện có. * Để có thể thực hiện công việc cập nhật, tìm kiếm, thể hiện dữ liệu nằm trên trên nhiều Bảng, cần tạo ra các Mẫu biểu con (Sub Forms), các Mẫu biểu con đợc nhúng và trong các Mẫu biểu chính. Bạn có thể thực hiện các Macro một cách trực tiếp, từ các Macro khác, hoặc từ trong một thủ tục xử lý một sự kiện, hoặc để đáp ứng các sự kiện xảy ra trên các Mẫu biểu, Báo biểu hoặc trên các điều khiển.

Chúng không tổ chức thành một chơng trình thống nhất nh trong C và Pascal không thực hiện tuần tự từng lệnh theo thứ tự đã qui định mà ứng xử theo các sự kiện của ng ời sử dụng hoặc một sự kiện xảy ra đối với hệ thống. - OpenTable (mở bảng dữ liệu) - OpenQuery (mở một truy vấn) - OpenForm (mở một biểu mẫu) - OpenReport (mở một báo biểu) - OpenModule (mở một đơn thể) + Các hành động trên ô điều khiển - Sơn lại các đối tợng ( repaint ). + Quy tắc biểu thị thành phần của đối tợng: Để biểu thị thành phần của đối t- ợng cần bắt đầu từ một đối tợng khởi thuỷ, sau đó là danh sách các đối tợng có quan hệ phụ thuộc (đối tợng sau là thành phần của đối tợng trớc), cuối cùng là đối tợng cần biểu thị.

Cấu trúc dữ liệu của chơng trình trên Access 1. Các bảng thực thể

Đặc tả chơng trình

• Hệ thống

Mã lĩnh vực hoạt động Mã lĩnh vực Một chuỗi ký tự, thuộc mã đã quy định cho các lĩnh vực đã có trong danh mục Có thể thực hiện thao tác chọn lựa việc nhập các tiêu chuẩn tìm kiếm. Chức năng này thực hiện công việc quản lý các thông tin về Nhân viên của Cửa hàng cũng nh đáp ứng các nhu cầu kết xuất thông tin về một đối tợng Nhân viên nào đó. Form frmNhânViên vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về một đối tợng Nhân viên cụ thể, vừa dùng để thực hiên các thao tác nhập và sửa dữ liệu.

Form frmSảnPhẩm vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về sản phẩm vừa dùng để thực hiện các thao tác nhập và sửa dữ liệu, thông tin về Sản phẩm. Form frmHoáĐơnThanhToán vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về các hoá đơn thanh toán vừa dùng để thực hiện các thao tác tìm kiếm, nhập và sửa dữ. Form frmHóaĐơnNhậpKho vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về các hóa đơn nhập kho vừa dùng để thực hiện các thao tác tìm kiếm, nhập và sửa dữ liệu.

Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu phiếu nhập Mã hiệu Chuỗi 12 ký tự không trùng các mã đã có Ngày nhập kho Ngày nhập kho Dạng ngày tháng ngày/tháng/năm Thông tin nhà cung cấp Mã nhà cung. Form frmHóaĐơnXuấtKho vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về các hóa đơn xuất kho vừa dùng để thực hiện các thao tác tìm kiếm, nhập và sửa dữ liệu. Form frmXácNhậnNhậnHàng vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về các xác nhận hàng vừa dùng để thực hiện các thao tác tìm kiếm, nhập và sửa dữ liệu.