Tình hình thực tế của Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng-thanh toán trong Kiểm toán BCTC do các công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán thực hiện

Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán do công ty AASC thực hiện

Tuy nhiên KTV phải thường xuyên bổ sung thông tin về khách hàng nếu khách hàng có sự thay đổi hay mở rộng ngành nghề kinh doanh, áp dụng những chế độ, chính sách mới…bởi những thay đổi này ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như cách thức hoạch toán kế toán. (Trích giấy làm việc KTV trong hồ sơ kiểm toán chung). * Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Tuy Công ty có 18 chi nhánh ở các tỉnh trên cả nước nhưng bộ máy tổ chức quản lý khá chặt chẽ. Bộ máy quản lý của công ty gồm: Hội đồng quản trị có ba thành viên một chủ tịch và hai uỷ viên; ban giám đốc có một giám đốc và bốn phó giám đốc. Ở mỗi chi nhánh công ty có một giám đốc và đầy đủ các phòng ban. Lãnh đạo Công ty rất quan tâm tới công tác tài chính kế toán. * Hệ thống kế toán và cách thức tổ chức hạch toán kế toán chu trình mua hàng thanh toán. Bộ máy kế tán của công ty gồm một kế toán trưởng và năm kế toán đảm nhiệm các công việc khác nhau. Kế toán tại các chi nhánh hạch toán độc lập sau đó tổng hợp số liệu tại văn phòng chính của công ty. Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. +) Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng theo hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ. +) Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán. Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính. +) Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Gía gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. +) Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. +) Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền, sản phẩm dở dang cuối kỳ được đánh giá theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. +) Ghi nhận các khoản phải trả thương mại và phải trả khác: Các khoản phải trả người bán có thời hạn thanh toán dưới 1 năm hoặc trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh được phân loại là nợ ngắn hạn, có thời hạn thanh toán trên một năm hoặc trên một chu kỳ sản xuất kinh doanh được phân loại là nợ dài hạn.

Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán tại Công ty

Để hiểu biết về hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty ABC và XYZ KTV phải tìm hiểu các thủ tục và quy trình đối với các chức năng, nhận hàng, thanh toán, đồng thời phải hiểu về hạch toán hàng tồn kho và khoản phải trả người bán và hạch toán chi phí liên quan đến hàng tồn kho của khách hàng. Tuy nhiên, KTV tiến hành tìm hiểu xem trong năm 2006 công ty có thay đổi lớn trong bộ máy quản lý, cũng như thay đổi có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán (những thay đổi về chính sách mua hàng và thanh toán, nhân viên thực hiện chu trình, thay đổi nhà cung cấp, hay thay đổi cách thức hạch toán…). Khi lập kế hoạch kiểm toán đối với chu trình mua hàng thanh toán KTV thường tiến hành các thủ tục phân tích sơ bộ, các thủ tục này thường được thực hiện như sau: so sánh số dư khoản mục phải trả người bán và hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán năm nay so với năm trước chi tiết cho từng loại hàng tồn kho, so sánh tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản lưu động (hoặc tổng tài sản) năm nay so với năm trước.

Tuy vậy, qua bảng biến động này KTV đánh giá tình hình thanh toán đối với nhà cung cấp của công ty đang có số dư lớn vì vậy cuộc kiểm toán cần phải tăng cường thủ tục kiểm tra chi tiết trong việc thực hiện kiểm toán đối với các khoản mục của chu trình mua hàng thanh toán. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán chu trình, KTV thường tiến hành thu nhập bằng chứng kiểm toán về tính hiệu lực của hệ thống KSNB nhằm giúp KTV đánh giá tính hiệu lực đó và khẳng định lại mức rủi ro kiểm soát ban đầu mà KTV đã đưa ra đối với cơ sở dẫn liệu về các khoản mục của chu trình mua hàng thanh toántrong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chu trình. Sau khi thu thập đầy đủ tài liệu mà khách hàng cung cấp về chu trình mua hàng thanh toán KTV tiến xem xét những thay đổi, những đối ứng bất thường về nhà cung cấp và các tài khoản đối ứng trên sổ tổng hợp đối ứng các tài khoản 331, 152,153,155 cũng như số dư lớn bất thường trên sổ chi tiết công nợ của khách hàng trong kỳ cũng như đối với kỳ trước.

Để khẳng định số dư TK 331, KTV tiến hành đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp trên báo cáo với sổ chi tiết và báo cáo mua hàng, biên bản đối chiếu công nợ; lập và gửi thư xác nhận đến một số nhà cung cấp có khoản tiền phải trả lớn và bất thường; xem xét hồ sơ các số dư tồn quá lâu; soát xét lại danh sách các khoản phải trả để xác định xem liệu có khoản nào phải trả bị phân loại không đúng. Tại công ty ABC, KTV tiến hành bước công việc này và kết quả trên giấy làm việc như sau: ( do số lượng nhiều em chỉ trích một phần giấy làm việc). Giấy làm việc KTV giai đoạn khẳng định số dư đối với khoản 331 của công ty ABC. công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm Toán. Bước công việc: Khẳng định số dư. Tên khách Số dư cuối kỳ Ghi chú. Dư nợ Dư có. X: Đã có đối chiếu xác nhận nợ và số dư cuối kỳ khoản công nợ là đúng. Đối với các khoản dư lớn của các nhà cung cấp chưa có xác nhận nợ và các bằng chứng thu thập cũng chưa đủ độ tin cậy thì KTV tiến hành gửi thư xác nhận nợ. Thực tế tại Công ty ABC,KTV đã tiến hành gửi thư xác nhận nợ với công ty IFL. Trích giấy làm việc của KTV như sau:. Kính gửi: Công ty Cụng ty IFL. Th yêu cầu xác nhận số d. Theo yêu cầu kiểm toán tại cụng ty ABC, để tạo điều kiện thuận lợi cho chỳng tụi trong quỏ trỡnh kiểm toỏn sớm đưa ra kết luận. Th xác nhận đề nghị gửi bằng fax và bằng th trực tiếp cho kiểm toán viên của chúng tôi theo. địa chỉ dới đây. Chúng tôi xin lu ý Quý Công ty rằng Th xác nhận này không phải là yêu cầu thanh toán mà chỉ nhằm phục vụ mục đích kiểm toán. Các khoản nợ và các khoản thanh toán sau ngày nói trên không bao gồm trong số d xác nhận. Kính gửi: Ông LAT Kiểm toán viên. Công ty IFL. Đối với công ty XYZ, việc khẳng định số dư tài khoản 331 khó khăn hơn do Cụng ty chưa mở đủ sổ chi tiết để theo dừi cụng nợ với nhà cung cấp và cũng chưa tiến hành đối chiếu công nợ cuối kỳ. Chính vì công ty mới thành lập hệ thống KSNB hoạt động khụng hiệu quả nờn việc kiểm tra theo dừi tài khoản này rất lỏng lẻo rủi ro xảy ra sai sót lớn. KTV đã tiến hành gửi thư xác nhận nợ đối. với hầu hết các nhà cung cấp của Công ty có số dư lớn và tăng cường công tác kiểm tra chi tiết tài khoản này vào các bước công việc sau. c)Kiểm tra số phát sinh.