Hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế cho khách du lịch tại Khách sạn Bình Minh

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ KHÁCH SẠN

• CÔNG TY THIẾT BỊ ĐO ĐIỆN (EMIC)
• TÌNH HÌNH KINH DOANH 2. Kinh doanh lưu trú

- Tổng số phòng được đưa vào khai thác là 75 phòng (bao gồm cả văn phòng cho thuê và phòng nghỉ). Do có vị trí thuận lợi, mức giá cả hợp lý, khách sạn có nguồn khách ổn định là bạn hàng của các văn phòng cho thuê và của Công ty EMIC. Trong giai đoạn này, cũng như nhiều khách sạn khác, tình hình kinh doanh của Bình Minh rất tốt: Công. Năm 1997 do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế - tài chính khu vực, nhiều hãng nước ngoài phải đóng cửa về nước hoặc cắt giảm chi phí hoạt động cho văn phòng đại diện tại Việt Nam kéo theo việc mất nguồn khách quốc tế ổn định của khách sạn. Kèm thêm vào đó là sự cạnh tranh về giá ngày càng mạnh mẽ của các khách sạn trong khu vực. Lãnh đạo Công ty quyết định tập trung khai thác đoạn thị trường bạn hàng là các công ty điện lực, ngân hàng các tỉnh và đầu tư nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng sức cạnh tranh: thay thế điều hoà 1 cục thành 2 cục, trải thảm, lắp thêm cửa để tránh tiếng ồn, thang máy, thay thế giường, tủ, tivi.. Những thay đổi này đã giúp Bình Minh dần dần tìm được chỗ đứng trên thị trường. Vào tháng 3/1998, Tổng cục Du Lịch ra quyết định công nhận khách sạn Bình Minh đạt tiêu chuẩn 2 sao và đưa vào danh mục các khách sạn được xếp hạng. Cơ cấu tổ chức. Nhìn vào mô hình có thể thấy, bộ máy tổ chức của khách sạn Bình Minh được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc quản lý chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua sự báo cáo của các tổ trưởng. Vì vậy, thông tin được nắm bắt một cách kịp thời, chính xác. Hệ thống sản xuất kinh doanh của khách sạn được chia thành 7 tổ, đứng đầu là các tổ trưởng. 7 tổ hoạt động theo các chức năng riêng hình thành nên một hệ thống các dịch vụ trong khách sạn. Tất cả các tổ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, tạo nên một quy trình phục vụ đáp ứng nhu cầu của khách một cách tốt nhất, giảm thiểu những sai sót. Bộ phận sản xuất Phó giám đốc kiêm quản lý. Khách sạn Bình Minh. Trưởng tổ lễ tân. Quản lý tổ phục. Quản lý tổ phục vụ văn. Tổ sửa chữa. Lễ tân viên. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận và từng vị trí 1) Giám đốc Công ty EMIC. Vì khách sạn là một bộ phận dịch vụ của Công ty nên Giám đốc là người có quyền quản lý tối cao, ra những quyết định quan trọng, những định hướng cho hoạt động kinh doanh của khách sạn như: đầu tư xây dựng, cải tạo; mở rộng hay thu hẹp các loại hình dịch vụ.. 2) Phó giám đốc kiêm quản lý khách sạn. Nhiệm vụ: Bán các dịch vụ thuê phòng nghỉ và văn phòng đại diện cho khách; đáp ứng nhu cầu của khách, trung tâm phối hợp hoạt động của các bộ phận khác nhau trong khách sạn; làm tham mưu cho cấp lãnh đạo điều chỉnh các kế hoạch, chiến lược kinh doanh; quảng cáo, giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của khách sạn, nhận fax, thư, bưu phẩm. - Nhân viên kho: cất giữ và bảo quản các đồ gửi của khách; giao nhận các đồ giặt là, đồ thay thế hàng ngày trong phòng nghỉ (ga, khăn, xà phòng..). Có nhiệm vụ: đáp ứng nhu cầu ăn uống của khách; xây dựng thực đơn cho từng loại bữa; phục vụ các tiệc chiêu đãi của công ty, cung cấp đồ uống cho các Minibar đặt trong phòng.. đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm. - Quản lý bộ phận: phụ trách hoạt động của bọ phận kiêm bếp trưởng, ấn định thực đơn, hàng ngày xuất tiền mua thực phẩm dùng làm nguyên liệu chế biến, theo dừi và vào sổ thu chi hàng ngày, chuyển cho lễ tõn cỏc hoỏ đơn ăn uống theo từng ca; quản lý quỹ chung của bộ phận; theo dừi và chấm cụng lao động; tổng hợp tỡnh hình kinh doanh từng tháng để báo cáo với quản lý khách sạn. - Đầu bếp: phối hợp xây dựng thực đơn, chế biến các món ăn đảm bảo chất lượng, đáp ưng các khẩu vị ăn uống của khách. - Nhân viên phục vụ: tiếp nhận các yêu cầu của khách chuyển cho nhà bếp chế biến, phục vụ khách trong quá trình dùng bữa, thu dọn và làm vệ sinh sạch sẽ phòng ăn, nhận tiền hoặc hoá đơn thanh toán có chữ ký của khách, mang các suất ăn lên phòng theo yêu cầu. 5) Bộ phận phục vụ phòng nghỉ. Có nhiệm vụ làm vệ sinh hàng ngày; thay thế các đồ dùng như ga, xà phòng, khăn; kiểm tra và bảo quản các thiết bị, đồ dùng trong phòng; nhận và trả các đồ giặt là; quản lý Minibar và chìa khoá phòng. - Quản lý bộ phận: kiểm tra công việc của nhân viên; kiểm tra số đồ dùng cấp phát, gửi trả, mang đi giặt là;.. trực tiếp tham gia công việc khi cần. - Nhân viên phục vụ phòng: nhận các đồ dùng cấp phát, tiến hành vệ sinh phòng nhanh chóng, sạch sẽ, thu hồi các đồ và đồ giặt là của khách, thông báo số đồ uống của khách ở Minibar khi lễ tân yêu cầu. 6) Bộ phận phục vụ văn phòng.

Các cơ quan thuê văn phòng tại khách sạn, sau khi ký hợp đồng, phải cung cấp một số giấy tờ cần thiết như: giấy phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam của Bộ Thương mại hoặc giấy phép đầu tư do Uỷ ban nhà nước về hợp tác đầu tư cấp, danh sách cán bộ công nhân viên làm việc, danh sách người được phép nhận chìa khoá văn phòng.

TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THANH TOÁN ĐỐI VỚI KHÁCH DU LỊCH QUỐC TẾ Ở KHÁCH

• NHỮNG CÔNG CỤ THANH TOÁN ĐƯỢC KHÁCH SẠN CHẤP NHẬN
• BỘ PHẬN ĐẢM NHIỆM CÔNG TÁC THANH TOÁN
• MỐI QUAN HỆ GIỮA KHÁCH SẠN BÌNH MINH VÀ NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG VN ( VCB )

- Khi séc được chấp nhận, trong thời hạn nhất định ( 8 ngày 20 ngày hoặc 70 ngày - tuỳ thuộc vào vị trí của nơi phát hành và nơi thanh toán là trên cùng một Quốc gia, trên cùng một Lục địa hoặc trên 2 Lục địa khác nhau ), Khách sạn phải xuất trình séc tại Ngân hàng thanh toán có thể trực tiếp hoặc gián tiếp quá một Ngân hàng nhờ thu. Người hưởng séc ký trên mỗi tờ séc khi được phát hành và ký lại khi xuất trình để đổi tiền hoặc thanh toán khi khách du lịch xuất trình séc tại khách sạn để thanh toán thì thu ngân viên phải có trách nhiệm kiểm tra: chữ ký, đối chiếu với mẫu séc ( SPECIMEN ), tra trong danh mục séc du lịch bị đình chỉ thanh toán và địa bàn sử dụng nếu trên séc có ghi. Bộ phận lễ tân gồm 8 người ( 2 nam, 6 nữ ), độ tuổi trung bình thấp 28 tuổi, đều là những người đã qua đào tạo đại học, có thể nói thông thạo 1 hoặc 2 ngoại ngữ Tuy ít được đào tạo chuyên môn nhưng do thời gian công tác nhiều, người mới nhất cũng đã làm việc được 3 năm, nên trình độ nghiệp vụ rất tốt.

Trên hoá đơn phải điền đủ các thông tin cá nhân của khách ( họ tên, quốc tịch, mã số thuế ..) Các khoản chi phí đều đã tính thuế GTGT 10%; do vậy, phải tính ra các chi phí thực, phần thuế GTGT tính trên chi phí các phí dịch vụ cho khách sạn (nếu có ).., tổng số.

MỤC TIÊU CỦA KHÁCH SẠN TRONG NHỮNG NĂM TỚI

- Tu sửa, nâng cấp, xây dựng mới hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm đáp ứng những nhu cầu của khách trong việc tiêu dùng sản phẩm; bao gồm: xây dựng nhà xe ngầm, chuyển đổi một số khu vực sản xuất của Công ty EMIC thành các văn phòng cho thuê và các khu vực cung cấp dịch vụ. - Tằng cường công tác quảng cáo, tuyên truyền qua Công ty, trên báo chí ngành và mạng internet để tìm ra những đoạn thị trường mới, giảm dần tỷ trọng thị trường nội địa, tăng các nguồn khách quốc tế.