Nghiên cứu cải tiến công tác quản lý và kế toán vật liệu - công cụ lao động để nâng cao hiệu quả sử dụng tại Công ty Cầu 3 Thăng Long
MỤC LỤC
Chứng từ sử dụng
Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán ci tiết VL-CCDC phải đ- ợc thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ VL-CCDC và phải đợc tiến hành. Mọi chứng từ kế toán về VL-CCDC phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời các bộ phận, cá nhân có liên quan.
Sổ kế toán chi tiết VL-CCDC
Còn số (thẻ) kế toán chi tiết, số đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc sử dụng để hạch toán từng ngày N-X-T kho VL - CCDC về mặt giá trị hoặc cả lợng và giá trị phụ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất, các bảng luỹ kê tổng hợp N-X-T kho VL - CCDC phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.
Các phơng pháp kế toán chi tiết VL - CCDC
Cuối tháng ghi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lợng mà thủ kho đã ghi sổ số d và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật liệu công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị đỏ ghi vào cột số tiền ở sổ số d. Phơng pháp sổ số d áp dụng phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập - xuất) về nhập xuất VL - CCDC diễn ra th- ờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình N-X-T kho, yêu cầu và trình tự quản lý trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tơng đối cao.
Tài khoản kế toán sử dụng
- Phơng pháp KKĐK hàng tồn kho là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phơng án giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Nh vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết thì việc hạch toán chi tiết đối với vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp tiến hành kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKTX và KKĐK không có gì khác nhau.
Phơng pháp kế toán tổng hợp các trờng hợp tăng VL - CCDC (nhập kho)
Nếu trong tháng hàng về nhập kho nhng cuối tháng vẫn cha nhận đợc hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính. Khi nhận đợc hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa giá ghi trên hoá đơn với giá tạm tÝnh.
Phơng pháp kế toán tổng hợp giảm VL - CCDC (xuất kho)
Việc tính toán, phân bổ giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh có thể thực hiện một lần hoặc nhiều lần tuỳ thuộc vào giá trị và thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ. Trờng hợp phân bổ nhiều lần, khi xuất dùng căn cứ vào giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng để tập hợp vào bên nợ TK 142 (1), sau đó căn cứ vào số kỳ cần phân bổ để tính ra số phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ.
Kế toán tổng hợp VL-CCDC theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Hiện nay Công ty Cầu 3 Thăng Long đang xây lắp một số công trình nh: cầu Quang Trung - Cần Thơ, cầu Săng Trắng - Cần Thơ, cầu Trờng Xuân - Quảng Ngãi, cầu Chợ Thợng - Hà Tĩnh, cầu Hàm Rồng - Thanh Hoá, cầu Đoan Vũ - Ninh Bình, cầu Vát - Hải Dơng, cầu Đáp Cầu - Bắc Giang. Nhờ có sự phấn đấu vơn lên trong những năm qua, trong cơ chế thị trờng, Công ty đã tiếp thu đợc nền KH kỹ thuật hiện đại của ngành cầu đờng Việt Nam, có đội ngũ công nhân lành nghề, có lực lợng cán bộ kỹ thuật, quản lý kinh tế vững mạnh, thiết bị đợc đổi mới, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng đợc nâng cao.
Đặc điểm hoạt động sản xuất tại Công ty Cầu 3 Thăng Long
- Thiết bị thi công đa dạng ngoài những thiết bị thông thờng còn phải có những thiết bị đặc chủng mới thi công đợc nh: búa đóng cọc, xe tải có trọng tải lớn, thiết bị nổi đóng cọc canô, xà lan, hệ phao cần cẩu, các thiết bị khác. + Chịu ảnh hởng của chính sách chế độ của nhà nớc, do quá trình thi công kéo dài, tình hình thiếu vốn trầm trọng, các công trình có vốn đầu t nớc ngoài thì.
Quy trình công nghệ sản xuất
- Thiết bị thi công không cố định tại chỗ mà phải di chuyển liên tục từ vị trí này sang vị trí khác dẫn đến việc quản lý điều hành rất phức tạp. - Ngoài ra Công ty còn chịu ảnh hởng của các yếu tố khách quan trong quá.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất tại Công ty Cầu 3 Th¨ng Long
- Giá trị công trình lớn. - Sản phẩm đợc XD theo đơn đặt hàng - Sản phẩm đơn chiếc. - Thời gian thi công kéo dài. - Thiết bị thi công không cố định tại chỗ mà phải di chuyển liên tục từ vị trí này sang vị trí khác dẫn đến việc quản lý điều hành rất phức tạp. - Thiết bị thi công đa dạng ngoài những thiết bị thông thờng còn phải có những thiết bị đặc chủng mới thi công đợc nh: búa đóng cọc, xe tải có trọng tải lớn, thiết bị nổi đóng cọc canô, xà lan, hệ phao cần cẩu, các thiết bị khác.. - Ngoài ra Công ty còn chịu ảnh hởng của các yếu tố khách quan trong quá. trình thi công nh:. + Chịu ảnh hởng của chính sách chế độ của nhà nớc, do quá trình thi công kéo dài, tình hình thiếu vốn trầm trọng, các công trình có vốn đầu t nớc ngoài thì. áp dụng giá cố định trong khi đó giá cả vật t hàng hoá biến động thất thờng đã làm. ảnh hởng lớn đến tình hình tài chính của Công ty. * Giám đốc: Là ngời chỉ huy cao nhất, lãnh đạo trực tiếp và chịu trách nhiệm trớc nhà nớc, trớc cơ quan chủ quản về mọi hoạt động SXKD của đơn vị mình,. điều động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch, đồng thời là ngời đại diện cho Công ty ký kết các hợp đồng. * Các phó giám đốc: Là ngời tham mu cho giám đốc về mọi hoạt động trong Công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc những việc mình phụ trách. - Tham mu cho giám đốc về mặt kỹ thuật nhận thiết kế, trên cơ sở đó lập biện pháp thi công cụ thể cho từng công trình và từng hạng mục công trình. Lập công nghệ chi tiết, phát hiện những sai sót trong thiết kế để xử lý, đồng thời giám sát công trình thi công, đảm bảo chất lợng công trình. - Tổ chức lập biện pháp thi công, lập dự toán công trình, khai thác các nguồn lực sẵn có của Công ty phục vụ cho thi công nh: vật t, máy móc, thiết bị.. - Lập tiêu lợng định mức vật t thiết bị giao cho phòng vật t thiết bị tổ chức thực hiện trớc khi khởi công công trình. - Tổng hợp tài liệu, lập hồ sơ hoàn công, nghiệm thu thanh toán công trình. - Lập các kế hoạch tháng, quý, năm, tiến độ thi công, tham mu điều hành sản xuất theo kế hoạch, lập dự tón kinh tế. - Tổ chức giao khoán, lập kế hoạch điều động thiết bị cho các công trình đảm bảo phù hợp với tiến độ thi công. - Tổ chức công tác thống kê, thông tin kinh tế, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch. Đồng thời phối hợp với các phòng ban có liên quan để làm thủ tục bàn giao, thanh toán khi hoàn thành công trình. Nhiệm vụ chính của phòng là chấp hành các chế độ chính sách pháp luật của nhà nớc trong doanh nghiệp, sử dụng đúng mục đích có hiệu quả các nguồn vốn. - Giúp giám đốc quản lý kinh tế và thực hiện giám sát bằng đồng tiền quá. - Tổ chức luân chuyển chứng từ, kiểm tra chứng từ, cập nhật lên bảng kê và hạch toán kế toán. Vào các loại sổ sách chi tiết và tổng hợp theo pháp lệnh kế toán thống kê nhà nớc ban hành. Đồng thời làm báo cáo quyết toán hàng năm, quí, báo cáo với nhà nớc. - Giải quyết vốn phục vụ cho sản xuất kịp thời, thanh quyết toán khối lợng công trình. - Lập các kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu t XDCB, kế hoạch mua sắm TSCĐ, trích khấu hao & sử dụng quỹ khấu hao của công ty. - Thanh toán với ngân hàng, ngân sách và các đối tợng có liên quan đến hoạt. động tài chính của Công ty. - Tham mu cho giám đốc chuẩn bị vật t và thiết bị phục vụ sản xuất theo định mức và tiên lợng của từng công trình do phòng kỹ thuật cấp. Mua và cấp phát vật t theo kế hoạch và định mức đợc duyệt, thu hồi vật t thiết bị của các công trình đã. - Phân cấp quản lý vật t thiết bị cho các đội sản xuất - Điều động vật t thiết bị theo tiến độ thi công. - Quản lý quá trình sử dụng vật t thiết bị tại kho và các công trình - Lập kế hoạch bảo dỡng trung tu và đại tu thiết bị. - Xác định mức cấp phát nhiên liệu. - Kiểm tra lập kế hoạch thanh lý TSCĐ - Thanh lý quyết toán vật t thiết bị. - Xây dựng nội quy, quy chế cho công tác quản lý, xác định chế độ công tác, làm việc và mối quan hệ công tác giữa các bộ phận trong Công ty. - Thi hành các chính sách, chế độ với CBCNV. - Quản lý hồ sơ CBCNV, chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng thôi việc, đề bạt khen th- ởng.. để giám đốc ra quyết định. b) Tổ chức bộ máy sản xuất tại các đơn vị thi công. Vì vậy, Công ty Cầu 3 Thăng Long tổ chức các bộ phận sản xuất thành các đơn vị xây lắp tổng hợp có thể đảm nhiệm tất cả các phần công việc của một công trình, đứng đầu là chỉ huy trởng công trình chịu trách nhiệm điều hành sản xuất theo khối lợng công việc đợc giám đốc giao, quản lý toàn bộ tài sản của đơn vị mình và chịu trách nhiệm vật chất về tài sản của đơn vị trớc giam đốc Công ty.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
- Giúp giám đốc quản lý sản xuất kinh doanh và XD Công ty ngày càng phát triển, chịu trách nhiệm trớc Công ty và nhà nớc về các hoạt động kế toán, tài chính trong quá trình SXKD đảm bảo có kết quả và phù hợp với chính sách của Nhà nớc. Cùng với việc quy định cụ thể phạm vi, trách nhiệm của từng nhân viên kế toỏn, kế toỏn trởng cũn qui định rừ cỏc loại chứng từ sử dụng trong kế toỏn sổ sách, cách ghi chép, lu trữ chứng từ, trình tự, thời hạn hoàn thành của từng nội dung công việc, luôn có sự phối hợp kiểm tra giám sát lẫn nhau giữa kế toán phần hành với nhau, giữa kế toán trởng với kế toán viên.
Đặc điểm VL-CCDC ở Công ty
Có nhiệm vụ thanh toán với các CNV về các khoản tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ, thanh toán các chế độ nghỉ phép và các chế độ công tác phí, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Các công trình XD khi bàn giao cho ngời sử dụng đã trở thành TSCĐ, sản phẩm của Công ty luôn đạt chất lợng hàng đầu về kỹ thuật, mỹ thuật, đúng theo yêu cầu thiết kế, dự toán.
Phân loại VL-CCDC
- Vật liệu phụ: không cấu thành nên sản phẩm mới nhng nó góp phần làm tăng chất lợng của VL chính và sản phẩm, tạo điều kiện cho SX đợc tiến hành bình thờng. Tuy VL-CCDC của Công ty đợc chia thành các loại nh trên nhng tuỳ thuộc vào quá trình sản xuất của Công ty mà có thể lúc này thì vật liệu là vật liệu chính nhng khi chuyển sang mục đích sử dụng khác thì nó không còn là vật liệu chính nữa.
Đánh giá VL-CCDC
VD: Thép dùng trong kết cấu bê tông thì đợc coi là NVL chính, còn khi nó đ- ợc sử dụng để phục vụ, hỗ trợ nh ván khuôn, giàn giáo thì lại đợc coi là NVL phụ. Vì VL - CCDC do công ty mua ngoài là chủ yếu nên số VL - CCDC mua (nhập kho) kể cả vật liệu chính và vật liệu phụ đợc công ty xác định tính giá thực tế xuất kho theo phơng pháp giá NT-XT.
Kế toán chi tiết VL - CCDC ở công ty Cầu 3 Thăng Long
Sau khi tiến hành tất cả các thủ tục nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loạt vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo theo yêu cầu từng loại, từng thứ vật liệu tiện cho việc theo dõi nhập, xuất kiểm tra vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất. Sau khi kiểm tra hoàn chỉnh, đầy đủ và công nhận việc ghi chép của thủ kho là chính xác thì kế toán ký vào cột cuối cùng trên thẻ kho và nhận chứng từ về tiến hành phân loại thành phiếu nhập, phiếu xuất theo từng thứ, từng loại VL - CCDC, sau đó ghi vào sổ chi tiết nhập - xuất tơng ứng.
Kế toán tổng hợp nhập, xuất VL - CCDC tại công ty
- Khi hoàn thành công trình hay một hạng mục công trình, công ty tổ chức ban nghiệm thu, thu gom phế liệu (nh gỗ, cốp pha, sắt, thép..) nếu VL-CCDC còn sử dụng đợc thì làm thủ tục nhập kho. + Phần ghi có TK 331, nợ các tài khoản: Lấy số liệu của dòng cộng cuối thỏng của từng đơn vị bỏn trờn sổ chi tiết để ghi vào phần tơng ứng nhằm theo dừi tổng số tiền mà công ty phải thanh toán cho ngời bán.
Kế toán thuế GTGT đợc áp dụng tại công ty Cầu 3 Thăng Long
* Phơng pháp lập tờ khai: Hàng tháng các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải lập tờ khai tính thuế GTGT theo quy định của nhà nớc cho cơ quan thuế chậm nhất là trong 10 ngày của tháng tiếp theo. Trong trờng hợp không phát sinh thuế đầu vào, thuế đầu ra là các doanh nghiệp vẫn phải kê khai, nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế.
Nhận xét đánh giá chung
Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán VL-CCDC tại Công ty Cầu 3.
Nhận xét đánh giá cụ thể về công tác kế toán VL-CCDC tại Công ty CÇu 3 Th¨ng Long
- Bên cạnh đó việc bảo quản NVL - CCDC cũng không phải dễ, một số loại VL-CCDC không để đợc ở ngoài trời, có những loại vật liệu mua về phải dùng ngay, bảo quản tốt không đợc để quá thời hạn cho phép, nếu không sẽ bị h hỏng (xi mang các loại) và gây nguy hiểm (bình ôxy, khí Axetylon). Kế toán không chỉ là công cụ quản lý nền kinh tế của nhà nớc, việc tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế đợc phép vận dụng và cải tiến cho phù hợp với tình hình quản lý tại đơn vị, không bắt buộc phải dập khuôn theo chế độ, nhng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ mới về quản lý tài chính.
Cải tiến về việc quản lý VL-CCDC
- Về kiểm tra mặt giám sát giá trị của VL-CCDC: Bộ phận tài chính cần tham gia ý kiến ngay từ đầu vào việc lựa chọn nguồn vật t, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phơng tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cớc phí vận chuyển bốc dỡ. Bộ phận tài chính cần kết hợp với các bộ phận khác định kỳ thực hiện phân tích tình hình mua sắm, dự trữ vật t và chi phí vật t cho sản xuất nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng, giảm chi phí vật t và đề xuất những biện pháp thích ứng trong kỳ tới.
Cải tiến việc hạch toán chi tiết VL-CCDC
Thông qua việc thanh toán cần kiểm tra lại giá mua VL-CCDC, các chi phí vận chuyển bốc dỡ.
Cải tiến sổ sách chứng từ kế toán
Phiếu này do phòng kế toán lập trớc ngày đầu tháng hay khi có lệnh sản xuất căn cứ vào nhu cầu vật t xác định trên cơ sở định mức tiêu hao và kế hoạch sản xuất. Sử dụng "phiếu lĩnh vật t theo hạn mức" tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp số liệu chi tiết kịp thời phục vụ công tác hạch toán nói chung và công tác quản lý VL-CCDC nói riêng.
Cải tiến việc lập báo cáo vật t cuối kỳ
Các đơn vị cần lập phiếu bỏo cỏo vật t cũn lại cuối kỳ gửi cho phũng kế toỏn để theo dừi lợng vật t tồn cuối kỳ đồng thời làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng VL-CCDC. Phơng pháp lập phiếu báo cáo vật t cuối kỳ nh sau: Khi lập phải ghi rõ họ tên, bộ phận sử dụng (các đơn vị thi công), phiếu báo cáo vật t cuối kỳ bao gồm các cột nh sau: Cột thứ tự, cột nhãn hiệu, quy cách; cột mã số; cột đơn vị tính; cột số l- ợng, cột lý do sử dụng.