Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long

Tổ chức bộ máy kế toán

Để thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trởng, đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của các bộ phận kế toán, đồng thời phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý, yêu cầu và trình độ quản lý, bộ máy kế toán của nhà máy đợc tổ chức theo sơ đồ: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long (sơ đồ 5). + Phó phòng: giúp việc cho trởng phòng, thay mặt cho trởng phòng giải quyết các công việc khi trởng phòng đi vắng, cùng chịu trách nhiệm với trởng phòng các phân nhiệm đợc phân công, làm trực tiếp công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, kế toán các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nớc, kế toán các khoản kinh phí trích nộp cho Tổng Công ty.

Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long

+ Thủ quỹ: chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy, thực hiện việc kiểm kê đột xuất và định kỳ theo quy định, quản lý các hồ sơ gốc của tài sản thế chấp, bảo lãnh các giấy tờ có giá trị nh tiền và các khoản ký quỹ của các hợp đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng chậm trả của các khách hàng. Với sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết làm giảm bớt đáng kể khối lợng công việc ghi chép hàng ngày, thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu thờng xuyên, thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý. Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bố chứng từ, chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả từ các bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan.

Hàng ngày, kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ gốc (biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định..) khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế về tăng, giảm TSCĐ ghi vào thẻ tài sản cố định hoặc sổ chi tiết cuối năm. + Chứng từ lao động bao gồm: cỏc chứng từ theo dừi cơ cấu lao động (các quyết định liên quan đến việc thay đổi cơ cấu lao động: quyết định bổ nhiệm, tuyển dụng, bãi nhiệm, sa thải, thuyên chuyển, khen thởng, kỷ luật, hu trí, mất sức..), chứng từ hạch toán thời gian lao động (bảng chấm công), chứng từ hạch toán kết quả lao động (phiếu giao nhận sản phẩm, phiếu giao khoán, phiếu báo làm thêm giờ, biên bản kiểm tra chất lợng công việc hoàn thành..). Hàng tháng, kế toán xuống kho nhận chứng từ nhập-xuất qua phiếu giao nhận chứng từ, ký xác nhận rồi phân loại chứng từ theo loại nguyên vật liệu (nếu là chứng từ nhập), theo dừi đối tợng sử dụng (nếu là chứng từ xuất).

Hiện nay, nguyên liệu nhà máy mua từ nhiều nguồn trong nớc theo giá chỉ đạo chung của tổng công ty thuốc lá Việt Nam và đợc thông qua các hợp đồng kinh tế nhng nó mang tính đặc thù riêng, rất đa dạng, phong phú. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, căn cứ vào các chứng từ về công nợ (hoá đơn mua hàng, hợp đồng cung cấp dịch vụ) và các chứng từ thanh toán (phiếu chi tiền mặt, chứng từ thanh toán bằng tiền tạm ứng) kế toán thanh toán tiến hành vào sổ chi tiết TK 331. Căn cứ vào tình hình thức tế về đặc điểm tổ chức sản xuất và chu kỳ sản xuất sản phẩm, sản phẩm hoàn thành nhập kho liên tục nên nhà máy tổ chức công tác tính giá thành sản phẩm theo định kỳ và cuối tháng, mỗi tháng kế toán tính giá thành sản phẩm một lần.

Nhà máy sử dụng các chứng từ: hoá đơn bán hàng (gồm 3 liên, 1 liên photo thêm cho kho thay thế hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do nhà máy không có mẫu sẵn), hoá đơn giá trị gia tăng (đối với phế liệu hoặc sản phẩm cơ khí).

Những thành tựu đạt đợc

Việc sử dụng đồng thời các tài khoản chi tiết bên cạnh hệ thống tài khoản tổng hợp đã giúp cho việc theo dừi cỏc đối tợng đợc rừ ràng hơn, chớnh xỏc hơn, trỏnh đợc những nhầm lẫn không đáng có. Trên cơ sở hệ thống tài khoản này mà trình tự hạch toán các phần hành đợc xây dựng khá tách bạch, từ đó thông tin cung cấp cho quản lý luôn luôn kịp thời chính xác và có giá trị. Hệ thống sổ sách kế toán: nhà máy sử dụng hệ thống sổ sách kế toán khá đầy đủ theo quy định của bộ tài chính, tạo đợc mối quan hệ giữa các phần hành trong toàn bộ hệ thống kế toán của nhà máy.

Đặc biệt nhà máy đã tổ chức áp dụng kế toán trên máy vi tính, thay cho các công việc hạch toán trớc đây, làm giảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo chính xác cao về phạm vi phối hợp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận có liên quan. Về kỳ tính giá thành của nhà máy: nhà máy áp dụng kỳ tính giá thành là tháng đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết về chi phí giá thành cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo nhanh chóng có những quyết đinh hợp lý, đúng đắn trong viẹc chỉ đạo sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra, giúp cho việc phân tích giá thành nhanh chóng tìm ra những nguyên nhân dân đến sự tăng, giảm giá thành giữa các tháng, từ đó giúp cho nhà lãnh đạo nắm bắt đợc chính xác tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó đa ra những quyết định hợp lý.

Những tồn tại hạn chế và phơng hớng, giải pháp hoàn thiện

Với khối lợng vật liệu gần 2.000 loại đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi loại vật liệu lại có vị trí, vai trò khác nhau trong quá trình cấu thành nên sản phẩm, do vậy việc quản lý bảo quản vật liệu tại nhà máy gặp rất nhiều khó khăn. Trong khi đó nhà máy lại không sử dụng “ Sổ danh điểm vật liệu ”, cha tạo lập bộ mó vật t để cú thể theo dừi dễ dàng, chặt chẽ, đảm bảo cụng tỏc quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu. Sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu” sẽ phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý vật liệu, cung cấp những thông tin đầy đủ, cụ thể về số lợng vật liệu hiện có cũng nh tình hình biến động của từng loại đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, đồng thời tiết kiệm đợc thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán.

Khi hạch toán chi tiết vật liệu thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lợng, mà trên sổ số d chỉ theo dõi giá trị vật liệu tồn cuối tháng, trong khi giá trị vật liệu lai có thể thay đổi trong tháng, do đó không thể phản ánh chính xác giá thực tế vật liệu tồn kho cuối tháng. Do vậy, để đảm bảo công tác hạch toán chi tiết vật liệu phục vụ tốt công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, kế toán nên sử dụng giá hạch toán vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, tạo thuận lợi cho việc tăng cờng chức năng kiểm tra của kế toán, từ đó góp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, giảm bớt chi phí trong sản xuất kinh doanh của nhà máy. Cuối tháng, kế toán tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất kho và tồn kho cuối tháng thành giá thực tế để đảm bảo phản ánh chính xác, trung thực giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho, phục vụ kế toán tổng hợp vật liệu và tập hợp chi phí sản xuất.

Môc lôc

+ kế toán chi phí và tính giá thành +kế toán các quỹ +kế toán các khoản trích nộp tổng công ty.