Giải pháp hoàn thiện xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ô tô V75

Vị trí và yêu cầu Vị trí

Mặt khác doanh nghiệp kinh doanh vận tải cũng là doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng chịu sự thay đổi liên tục của giá cả thị trờng đầu vào nh xăng dầu, giá các loại phơng tiện, giá của các đối thủ cạnh tranh nên những thay đổi này chỉ có thể đợc thể hiện trong các kế hoạch ngân sách đợc lập một cách thờng xuyên. Bởi chính họ mới là ngời trực tiếp tiếp xúc với công việc và hiểu những gì đang thực sự diễn ra, những chi phí nào họ cần để nâng cao khả năng phục vụ dịch vụ…Có nh vậy mới tăng tính cam kết trong việc thực hiện của nhân viên và phát huy việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo và cấp dới của mình.

Phơng pháp xây dựng

Phơng pháp này cho phép đồng thời đảm bảo một sự liên kết về tổng thể các ngân sách, định hớng công việc của các cán bộ theo mục tiêu của doanh nghiệp, tránh hiện tợng tính quá cao chi phí và quá thấp doanh thu nhờ việc tính toán cẩn trọng hơn. Sử dụng phơng pháp này tận dụng đợc u điểm của việc định hớng tập trung các công việc và sự sáng tạo của các cán bộ xây dựng, nhằm đa ra một ngân sách vừa năng động, vừa thực tế và hợp lí, mà theo đó việc thực hiện sẽ do các cán bộ.

Qui trình xây dựng

Dự báo sản lợng vận tải là công việc đặc trng nhất và quan trọng nhất trong công tác xây dựng kế hoạch doanh thu nói riêng và ngân sách toàn doanh nghiệp nói chung trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ. Nếu thông tin đợc thu thập chính xác thì đây là phơng pháp đáng tin cậy nhất Phơng pháp này có thể áp dụng trong những doanh nghiệp mà khách hàng là truyền thống và doanh nghiệp độc quyền trong việc cung cấp dịch vụ, hoặc thị tr- ờng tơng đối nhỏ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lựa chọn kinh doanh dịch vụ vận tải đờng bộ nhằm vào khách hàng sang trọng, cần thơng hiệu mạnh thì giá cao lại là một trong những cách thức thể hiện khả năng của khách hàng.

Tùy theo loại hình và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể áp dụng các phơng pháp: phơng pháp khối lợng công tác kì kế hoạch, hay phơng pháp định mức tổng hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm vận tải, hay phơng pháp định biên.

Phê duyệt và tổng hợp ngân sách

Chênh lệch này phát sinh từ việc doanh thu tăng khiến các phần tài sản tơng ứng tăng theo và làm tổng tài sản tăng cao hơn nguồn vốn. - Căn cứ vào các dự án đầu t dài hạn khác cha tác động đến doanh thu theo kế hoạch đã đề ra, ngời sử dụng tiếp tục thêm vào các khoản mục trong phần tài sản t-. - Xác định các tỉ lệ theo mục tiêu, chính sách hay những biến động không thay đổi nhiều qua các năm của doanh nghiệp: tỉ lệ khấu hao, tỉ lệ trả lãi vay, tỉ lệ hàng tồn kho….

Sau đây bài viết sẽ đi sâu tìm hiểu công việc hoạch định ngân sách tại một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ có thật- Xí nghiệp ôtô V75 –Bộ Ngoại giao.

Đặc điểm và tình hình chung về xí nghiệp ôtô V75

Theo đề nghị của Bộ Ngoại giao, ngày 10/3/1993 Văn phòng Chính Phủ ra thông báo số 58/TB và Bộ Ngoại giao ra quyết định số 52 NG/QĐVP thành lập lại xí nghiệp ôtô V75 theo hình thức doanh nghiệp nhà nớc, lúc này xí nghiệp trực thuộc Bộ Ngoại giao quản lÝ. Hằng ngày, đội trởng nhận báo cáo từ các tổ trởng để báo cáo lên Giám đốc về tình hình quản lí tài sản và lao động, lái xe, tổ chức thực hiện kế hoạch vận tải chấp hành lệnh điều xe, theo dõi kiểm tra việc giám sát thi hành nhiệm vụ của lái xe, bảo đảm an toàn kĩ thuật của các xe. Nh vậy, V75 là một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ, cung cấp dịch vụ vận tải trên các mặt nh vận tải hành khách, sửa chữa- bảo dỡng, cho thuê xe cùng ngời lái, và một số hoạt động hỗ trợ dịch vụ khác nh: bán xăng dầu, bán vật t, bán phụ tùng…trừ vận tải hàng hoá.

Vì vậy đặc điểm của ngân sách trong xí nghiệp là phải tính riêng phần phục vụ công ích và phần kinh doanh, chỉ có phần kinh doanh phải chịu thuế VAT, và giá cả phục vụ công ích sẽ do Bộ Ngoại giao phê duyệt, doanh nghiệp tự đặt giá tại phần kinh doanh.

Đánh giá công tác lập kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75

Xí nghiệp không có những mục tiêu hay tham vọng quá lớn nh tăng doanh thu, giảm chi phí, hay tăng thị phần… Vì thế phơng pháp xây dựng này không bị ảnh hởng bởi nhợc điểm cán bộ xét duyệt không đồng ý với ý kiến của cán bộ xây dựng do không thể hiện. Vì thực tế thì công việc kinh doanh qua các năm không có thay đổi nhiều, cán bộ xây dựng chỉ cần dự toán dựa trên kết quả thực hiện của năm trớc cộng thêm phần trăm thay đổi nào đó- phần trăm này có thể theo tỉ lệ lạm phát hoặc tỉ lệ theo doanh thu đợc tổng hợp qua các năm. Ngân sách doanh thu đợc thiết lập sau khi tiến hành dự báo sản lợng vận tải( bởi phòng kế hoạch điều vận), sản lợng sửa chữa- bảo dỡng ( bởi phòng kĩ thuật – vật t), doanh thu bán vật t, doanh thu lao động, và giá cung cấp dịch vụ( thuộc trách nhiệm của phòng Kế toán – thống kê - tài chính ).

Tổng hợp tất cả những tính toán ở trên, và xác định các doanh thu khác nh cung cấp lao động và bán vật t ( thờng đợc xác định theo kinh nghiệm),doanh nghiệp xác định đợc doanh thu từ cung cấp dịch vụ( Bảng 14).

Kế hoạch ngân sách năm 2005

Thời gian diễn ra hội nghị: SEAGAME, ASEM, họp quốc hội chỉ diễn ra nhiều nhất là nửa tháng nhng những chi phí có thể đến trớc đó vài tuần. ( Vì kế hoạch đợc xây dựng dựa trên năng lực vận tải, dự báo năm tới xí nghiệp không thể tiến hành đầu t thêm phơng tiện mới nên các quí năng lực vận tải là nh nhau). Các ngân sách khác đợc xem nh là đầy đủ, chi tiết, ngời viết chuyên đề coi nh đã hoàn chỉnh và ở đây chỉ muốn giới thiệu việc lập báo cáo ngân sách tài chính dựa trên việc thiết lập mô hình nh ở chơng I với những dữ kiện đã có trong các dự báo ngân sách tại xí nghiệp và một số ngân sách đợc trình bày chi tiết lại ở trong bài phục vụ cho việc chạy mô hình.

Bởi vì doanh nghiệp không xác định những mục tiêu to lớn nào trong kế hoạch kinh doanh nh giảm chi phí hay tăng doanh thu của năm sau so với năm trớc nên ngời viết tạm thời không thiết lập các kế hoạch hành động cho năm ngân sách.

Nguyên nhân của những tồn tại 1. Nguyên nhân chủ quan

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, ngoài việc phơng tiện vận tải của xí nghiệp không đợc đổi mới, phải chăng còn do việc trình duyệt lên Bộ đã khiến họ mong muốn đạt đợc thành tích, nên đã thiết lập dự báo ngân sách năm sau thấp hơn hẳn năm trớc, để luôn hoàn thành kế hoạch đề ra?. Việc lập kế hoạch đòi hỏi phải đầy đủ thông tin và những phơng tiện có liên quan nh mẫu kế hoạch, mẫu báo cáo, phơng pháp tính toán…Tuy nhiên, hiện nay, tại xí nghiệp, các máy móc thiết bị hầu nh đã đợc sử dụng trên 10 năm nên rất hay. Xí nghiệp cũng không áp dụng mô hình xây dựng kế hoạch ngân sách trong việc thiết lập các báo cáo ngân sách nh các doanh nghiệp khác vì thế các báo cáo ngân sách chỉ đợc thiết lập ở dạng sơ lợc, không có báo cáo lu chuyển tiền tệ dự báo và bảng cân đối kế toán dự báo.

Cán bộ còn cha đợc trang bị về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch ngân sách Bên cạnh việc xí nghiệp còn cha đánh giá hết tầm quan trọng của kế hoạch ngân sách thì việc cán bộ không quan tâm và không đợc đầu t để nâng cao trình độ lập kế hoạch cũng là điều dễ hiểu.