Tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng theo phương thức tại công ty TNHH phân phối CMC

Cơ cấu và tổ chức nhân sự

Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ đại học chiếm 80% trong đó 80% đạt trình độ đại học và cử nhân kinh tế.

Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý

-Phó tổng giám đốc Tài chính ông Nguyễn Đức Khương: Có trách nhiệm giúp tổng giám đốc về công tác quản lý tài chính của toàn công ty,quản lý nhân sự,hướng dẫn chỉ đạo các bộ phận kế toán,hành chính văn phòng, công tác bảo vệ hàng hoá tại các kho và kế hoạch tìm kiếm nhà cung cấp sản phẩm. - Phòng Xuất nhập khẩu: Nắm bắt thông tin về nguồn sản phẩm, tình hỡnh thị trường, theo dừi sự biến động của thị trường và cỏch thức giao hàng, phương thức thanh toán hợp đồng, soạn thảo hợp đồng khai thác thị trường.

Cơ cấu tổ chức

- Phòng TCHC: có trách nhiệm về tình hình nhân sự ,tuyển dụng những nhân viên có trình độ năng lực đảm bảo, và quản lý hành chính của các bộ phận trong công ty,xác định mức tiền lương thưởng của toàn công ty. - Kế toán tiền mặt:Có trách nhiệm tính lương để trả cho cán bộ công nhân viên, và phân bổ chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn và hàng tháng phải lập bảng phân tích lương, bảng phân bổ lương,cập nhật chứng từ hàng ngày để hạch toán phiếu thu, chi và các khoản chi phí khỏc,theo dừi cỏc khoản tạm ứng trong cụng ty.

Tổ chức công tác kế toán

Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các khoản đầu tư ngắn hạn có thời gian đáo hạn không quá ba tháng, có tính thanh khoản cao, có khă năng chuyển đổi dễ dàng thành các lượng tiền xác định và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền. Tài sản thuế và các khoản thuế phải nộp cho năm hiện hành và các năm trước được xác định bằng số tiền dự kiến phải nộp cho ( hoặc được thu hồi từ ) cơ quan thuế, dựa trên các mức thuế suất và các luật thuế có hiệu lực đến ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Đặc điểm và yêu cầu quản lý của các loại hàng hoá kinh doanh của Công ty

Mặt khác, các sản phẩm điện tử luôn đổi mới liên tục nên rất dễ bị lỗi thời vì vậy Công ty đã lựa chọn phương pháp xuất bán hàng hoá là Nhập trước - Xuất trước, lô hàng nào nhập về trước thì xuất bán trước như vậy sẽ tránh được tình trạng hàng nhập về quá lâu mà chưa bán được,khả năng hàng bị ứ đọng, hư hỏng, lỗi thời là rất ít xảy ra.Bên cạnh đó, để đảm bảo quản lý hàng hoá được chặt chẽ cứ 3 tháng 1 lần Công ty lại tiến hành kiểm kê lại toàn bộ hàng hoá, đánh giá lại chất lượng hàng tồn cũng như điều chỉnh lại giá trị hàng tồn theo giá thị trường và lập báo cáo kiểm kê hàng hoá. Bên mua nhận hàng trực tiếp tại kho của Công ty hoặc tại kho của bên mua tuỳ vào thoả thuận của hai bên.

Những tiêu chuẩn về mặt hàng kinh doanh của Công ty

Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái, tuy nhiên công tác kế toán thực hiên có những điểm khác biệt so với phương pháp này.

Kế toán bán hàng qua kho

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất hàng hoá thủ kho vào sổ kho (theo dừi về số lượng hàng hoỏ ) sau đú chuyển chứng từ lờn phũng kế toán để ghi sổ kế toán. Đối với nghiệp vụ bán hàng, kế toán khi nhận được đề nghị xuất hàng của phòng kinh doanh thì lập hoá đơn bán hàng trên phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động kết chuyển vào các sổ chi tiết ,sổ cái các tài khoản liên quan cho Công ty.Do có phần mềm kế toán nên nhân viên kế toán không phải vào trực tiếp các sổ chi tiết, sổ tổng hợp ,sổ nhật ký ,sổ cái cho nên lượng công việc được giảm đi đáng kể. Định kỳ kế toán hàng hoá chỉ phải in từ phần mềm ra các sổ liên quan đến quá trình nhập,xuất ,tồn để đối chiếu với sổ kho của thủ kho.

Rồi tiến hành ký nhận xác minh sự trùng khớp giữa kho và phần mềm kế toán bằng bản cứng, sau đó gửi lên cho kế toán trưởng và ban giám đốc xác nhận.

SỔ TỔNG HỢP VẬT TƯ HÀNG HểA

Ngoài việc quản lí hàng hoá theo từng loại hàng trên sổ chi tiết hàng hoỏ, kế toỏn cũn theo dừi giỏ mua của hàng hoỏ nhập, xuất trờn sổ theo dừi giỏ mua hàng nhập kho và sổ theo dừi hàng xuất kho theo đơn giỏ.

Sổ theo dừi giỏ mua của hàng xuất kho Tháng 1 năm 2009

Nghĩa là hàng hoá được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô hàng nào nhập kho trước sẽ được xuất bán trước, vì vậy lượng hàng hoá xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Nhưng việc tính giá vốn NT-XT như thế đòi hỏi Công ty phải tính giá theo từng danh điểm hàng hóa và phải hạch toán chi tiết hàng hoá tồn kho theo từng loại giá nên khá phức tạp ,dễ nhầm lẫn. Việc ghi chép như trên không phân biệt được chi phí thu mua còn lại là của lô hàng nào vì vậy đến kỳ sau, khi phân bổ kế toán lại phải rà soát lại số liệu rất mất thời gian.

Hàng tháng kế toán xác định giá vốn hàng bán căn cứ vào chỉ tiêu giá mua của hàng bỏn trờn sổ theo dừi doanh thu bỏn hàng (Mẫu 6) và ghi chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán ra trong phiếu ghi sổ để lập phiếu ghi sổ tài khoản 632 để xác định kết quả.

Sổ cái

• Kế toán hàng bán ký gửi qua đại lý

Bộ phận kinh doanh lập phiếu đề nghị xuất hàng gửi bán (hàng Demo) , chuyển cho bộ phận kế toán, kế toán bán hàng cập nhật vào phần mềm dựa trên phiếu đề nghị đó sau đó in ra ba phiếu xuất kho hàng gửi bán và chuyển xuống cho thủ kho với đầy đủ chữ ký , dấu đỏ của Thủ trưởng phòng kinh doanh kèm theo phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Việc xuất hàng cho đại lý tuỳ theo thoả thuận giữa hai bên về địa điểm giao hàng, tại kho của Công ty hoặc kho của bên đại lý nhận hàng ký gửi. Khi cán bộ kinh doanh gửi phiếu đề nghị xuất hàng Demo, kế toán bán hàng nhập vào phần mềm tên hàng hoá, số lượng , đơn giá thì phần mềm sẽ.

Nhưng với TK 157 phần mềm không thể tự quản lý được số lượng và mã vật tư của từng mặt hàng mà chỉ quản lý được số tiền của hàng gửi bán.

Bảng theo dừi Hàng Demo

Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản lý về tình hình hàng gửi bán để quá hạn nhiều ,từ đó ra quyết định tiếp tục gửi bán hay không. Ở kho, thủ kho cũng theo dừi hàng Demo vào một sổ riờng giống như thẻ kho của hàng bán trực tiếp để cuối tháng thủ kho và kế toán hàng hoá lại đối chiếu với nhau đảm bảo sự chính xác, đúng thực tế. Thủ kho khi xuất hàng cho đại lý có đưa kèm theo 1 Phiếu xuất hàng, một phiếu thủ kho giữ và chuyển cho phòng kế toán giữ một bản để làm căn cứ đối chiếu cuối tháng ,quý ,năm.

Ngoài tiền hoa hồng mà các đơn vị được hưởng khi nhận hàng ký gửi như bỡnh thường thỡ tại Cụng ty kế toỏn cụng nợ lập một bảng theo dừi chi tiết cụng nợ của từng đơn vị đại lý, và căn cứ vào bảng theo dừi hàng Demo của kế toán hàng hoá để tính thời gian quá hạn từ đó Công ty linh.

Về việc ghi chép và phân bổ chi phí

Theo thông tư số 63/1999/TT- BTC ngày 07/6/1999 hướng dẫn việc quản lý doanh thu,chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ tại các doanh nghiệp Nhà nước thì các khoản lãi trả cho việc sử dụng vốn dược hạch toán vào chi. Như vậy, doanh nghiệp nên có kiến nghị với cơ quan chức năng để có thể hạch toán chi phí này một cách hợp lý, vì nếu đưa hết chi phí lãi vay vào TK642 như hiện nay ở Công ty thì không phản ánh chính xác chức năng của chi phí. Việc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng bán ra trong kỳ như ở Công ty là hợp lý vì lượng hàng hoá tồn đầu kỳ và cuối kỳ là tương đương nhau.

Việc phân bổ chi phí cho từng nhóm hàng hay mặt hàng kinh doanh sẽ giúp cho việc đưa ra báo cáo quản trị về kết quả kinh doanh từng nhóm hàng giúp cho lãnh đạo Công ty biết được hoạt động nào đem lại hiệu quả để tăng cường khuyến khích, còn hoạt động nào không có hiệu quả để tìm nguyên nhân khắc phục.

Về phương thức bán hàng

Ngoài ra, nhân viên kế toán cụ thể là kế toán hàng hoá chỉ cập nhật vào chứng từ bán hàng khi xuất hàng rồi tự phần mềm kết chuyển vào các sổ nhật ký ,sổ chi tiết ,sổ cái. Thủ tục trước ký kết hợp đồng giữa công ty và các công ty đại lý còn cầu kỳ và rườm rà khiến cho việc giao dịch trở lên khó khăn hơn, không thể linh động trong những trường hợp phát sinh. Để giảm thiểu được những thủ tục này, các nhân viên kinh doanh phải tạo dựng được mối quan hệ lâu dài với các công ty đại ly, kết hợp với họ cùng thu xếp giảm bớt những thủ tục chung.

Trong nhúm nhõn viờn kinh doanh cũng nờn cú sự phõn chia rừ ràng về việc chăm sóc nhóm khách hàng riêng biệt, để việc chăm sóc nhóm khách hàng đó có hiệu quả cao và có thể kiểm soát thông tin chính xác, kịp thời.