Hoàn thiện hệ thống kế toán quản lý tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

Để đảm bảo việc thu chi tài chính, bảo toàn vốn và sử dụng vốn đúng mục đích, vận dụng đúng chế độ, qui định của Nhà nớc trong công tác tài chính kế toán, phòng Kế toán - Tài vụ của Nhà xuất bản Giáo dục với t cách là một công cụ quản lý đã tổ chức tốt công tác kế toán, chấp hành đầy đủ các chế độ, chính sách tài chính. Nhà xuất bản Giáo dục có quy mô kinh doanh lớn gồm nhiều đơn vị trực thuộc nên tổ chức công tác kế toán vừa phân tán (mỗi đơn vị trực thuộc đều có bộ phận kế toán riêng), vừa tập trung (phòng Kế toán- Tài vụ làm công tác kiểm tra, theo dừi, tổng hợp tỡnh hỡnh tài chớnh của cỏc đơn vị trực thuộc đú).

Tình hình sản xuất kinh doanh và phơng hớng hoạt động trong những năm tíi

Doanh thu tăng đều đặn qua các năm, thu nhập bình quân đầu ngời cũng ngày một tăng, đảm bảo đời sống vật chất cho công nhân và cán bộ công nhân viên của Nhà xuất bản Giáo dục. Bên cạnh việc khắc phục khó khăn trong việc làm quen với mô hình mới, Nhà xuất bản Giáo dục cũng luôn luôn đặt mục tiêu phục vụ lên hàng đầu vì đây chính là cơ sở để Nhà xuất bản Giáo dục có thể đứng vững và phát triển. Nhờ có phơng châm sản xuất kinh doanh đúng đắn mà trong suốt quá trình phát triển và chắc chắn trong tơng lai Nhà xuất bản Giáo dục sẽ có một thị trờng vững vàng.

Nhu cầu về sách là không ngừng tăng lên, tuy nhiên số lợng các nhà xuất bản cũng không nhỏ nên đơn vị nào có sản phẩm đạt chất lợng cao và chiếm đợc sự tin dùng của ngời tiêu dùng, có giá cả hợp lý thì sẽ thành công.

Thực trạng công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục

Phiếu nhập kho

Kế toán thành phẩm kiểm tra, định khoản và nhập số liệu vào sổ sách kế toán. Căn cứ vào HĐ GTGT thủ kho thực hiện việc xuất kho theo đúng và đầy đủ số lợng sách ghi trên hoá đơn.

Hoá đơn (GTGT)

Thẻ kho

- Tại kho: Việc ghi chép chi tiết đợc thực hiện trên Thẻ kho, Sổ kho.

Sổ kho

Kế toán sử dụng Phiếu nhập kho và Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (HĐGTGT) mở Sổ chi tiết cho từng cuốn sách và theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị. Có nhiều nguồn nhập khác nhau nh: Sách in gia công, Sách nhập từ các nhà in đấu thầu trong cả nớc..Cuối tháng, Kế toán kiểm tra Báo cáo của phòng Kho vận, đối chiếu số liệu giữa Kế toán với Thủ kho. Sau đó, Kế toán lập Báo cáo tổng hợp nhập sách, kết hợp cùng Báo cáo xuất sách của kế toán tiêu thụ lập nên Báo cáo tình hình nhập –xuất –tồn kho.

- Với sách gia công Báo cáo tình hình nhập sách đợc lập tổng hợp của tất cả các nhà in gia công.

Báo Cáo NHập từ các đơn vị gia công

Tuy nhiờn, Sổ chi tiết này cũng chỉ theo dừi giỏ trị theo giỏ bỡa mà cha theo dừi đợc giỏ. Kế toán còn dùng Phiếu nhập kho làm căn cứ vào Bảng kê nhập sách theo từng nguồn nhập. - Với nguồn sách nhập từ các nhà in đấu thầu các nhà in lập Bảng kê gửi kèm Hóa.

Cuối mỗi tháng, Kế toán lập Báo cáo tổng hợp nhập sách theo từng nguồn nhập về số lợng và giá bìa.

Báo cáo tổng hợp nhập sách

Dựa trên báo cáo này nhà quản trị sẽ biết đợc một cách tổng quát tình hình tiêu thụ trong tháng và số lợng sách còn tồn cuối tháng để đa ra kế hoạch cho các kỳ kế toán tiếp theo. Tuy nhiờn, tại Nhà xuất bản Giỏo dục Bỏo cỏo này chỉ theo dừi đợc về mặt số l- ợng, còn về giá trị chỉ theo dõi theo giá bìa mà không theo dõi giá vốn của lợng sách nhËp, xuÊt trong kú. Do số sách nhập kho cha xác định đợc giá thành thực tế ngay khi nhập nên cuối tháng kế toán mới phản ánh giá trị sách nhập kho vào tài khoản 155.

Kế toán nghiệp vụ xuất kho thành phẩm tại đây chỉ có xuất bán và xuất cho các chi nhánh, hạch toán phần này đợc nêu cụ thể trong phần hạch toán giá vốn.

Sổ cái tổng hợp

• Nội dung hạch toán tiêu thụ SGK tại Nhà xuất bản Giáo dục

Do Nhà xuất bản Giáo dục sử dụng hệ thống kế toán máy nên cuối tháng kế toán tổng hợp chỉ cần thực hiện tính giá vốn hàng xuất trong tháng của từng mảng sách và kết chuyển số liệu lên sổ chi tiết TK 6321 và TK 1551. Tại Nhà xuất bản Giáo dục không có chiết khấu bán hàng mà chỉ có chiết khấu thanh toán ở Nhà xuất bản Giáo dục là những khoản tiền mà Nhà xuất bản Giáo dục chi cho khách hàng do thanh toán nhanh, hoặc tăng chiết khấu để tiêu thụ sách xuất bản từ những năm trớc. Cùng với việc hạch toán doanh thu của Nhà xuất bản Giáo dục, việc hạch toán các khoản phải thu đều đợc phản ánh qua TK 131 dù khách hàng đã trả tiền hoặc chỉ mới chấp nhận thanh toán.

Bởi khách hàng của Nhà xuất bản Giáo dục chủ yếu là các nhà phân phối lớn, nên việc ghi chép nh vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán công nợ của khách hàng với doanh nghiệp, khắc phục đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kế toán tiêu thụ và kế toán thanh toán trong trờng hợp khách hàng thanh toán ngay. Từ số liệu đợc nhập vào Nhật ký chung, kế toán lập Sổ cái TK 131 – Chi tiết cho từng khách hàng và Sổ cái tổng hợp cho TK 131 chi tiết cho các khách hàng và tổng hợp và đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết khách hàng. Giá vốn, doanh thu và các khoản giảm trừ đợc tính riêng cho hai mảng này, còn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc phân bổ theo doanh thu bán hàng của hai mảng này.

Sổ đối ứng tài khoản

Hiện nay, với sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm kế toán, Nhà xuất bản Giáo dục có thể thay đổi phơng pháp tính giá xuất hàng hoá sang phơng pháp giá bình quân liên hoàn, cụ thể của phơng pháp này sẽ đợc trình bày trong phần đề xuất. + Hình thức kế toán : Doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán máy nên hình thức Nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp, bên cạnh đó Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng Chứng từ ghi sổ nh là một loại sổ để phân loại chứng từ để có thể quản lý đợc một khối lợng chứng từ lớn. Thống nhất về phạm vi phơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ phận liên quan cũng nh các nội dung của công tác kế toán, đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán phản ỏnh trung thực, hợp lý, rừ ràng, dễ hiểu.

Tuy nhiên, đề những biện pháp trên trở nên khả thi không chỉ đòi hỏi sự nỗ lực, cố gắng của chính Nhà xuất bản Giáo dục mà còn đòi hỏi chế độ kế toán cũng phải có những thay đổi và hoàn thiện hơn để phù hợp với điều kiện mới ở níc ta.