Thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu: thuận lợi, khó khăn và hoạt động sản xuất kinh doanh

Thuận lợi

- Thế kỷ 21 được xác định là thế kỷ của đại dương nền kinh tế biển nói chung và ngành Công nghiệp tàu thuỷ nói riêng được đánh giá là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước, do đó Chính phủ đã có những chính sách ưu tiên, khuyến khích, tạo điều kiện cho ngành Công nghiệp tàu thuỷ phát triển. Mặt bằng nhà xưởng được xây dựng ngày càng khang trang, hệ thống thiết bị công nghệ được đầu tư mua sắm hiện đại, đội ngũ kỹ sư, công nhân liên tục được đào tạo trong và ngoài nước để tiếp thu khoa học công nghệ tiên tiến.

Khó khăn

- Cùng với sự trưởng thành và lớn mạnh của ngành Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam, sản phẩm và uy tín của Tổng công ty CNTT Nam Triệu ngày càng được khẳng định trên trường quốc tế. - Tổng công ty có lực lượng lao động trẻ, năng động, nhiệt huyết, luôn tin tưởng, ủng hộ chiến lược xây dựng và phát triển Tổng công ty trở thành một trong những đơn vị chủ lực của Tập đoàn CNTT Việt Nam.

Chiến lược phát triển

Tổng công ty CNTT Nam Triệu sẽ hoàn thành đầu tư và đưa vào hoạt động tất cả các dự án trong giai đoạn trước; nghiên cứu khả năng đầu tư nâng cấp cho một số công ty có tiềm năng như: đóng mới, sửa chữa tàu biển tại Hải Phòng, Quảng Ninh, Nghi Sơn, Vận tải biển, Công nghiệp phụ trợ, Công nghiệp đúc, chế tạo thiết bị tàu thuỷ. Tổng công ty CNTT Nam Triệu sẽ tiến hành nghiên cứu khả năng đầu tư, liên kết sang các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh dịch vụ khác: tài chính, Thương mại- Du lịch - Dịch vụ, giáo dục đào tạo, nuôi trồng và chế biến thực phẩm sạch….Thực hiện kế hoạch đầu tư phát triển, mở rộng quy mô, nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh.

Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế

Tất cả đều được các tổ chức đăng kiểm uy tín trong nước và quốc tế chứng nhận: VR (Việt Nam), DNV (Na Uy), ABS (Mỹ), GL (Đức), NK (Nhật Bản)…Với chính sách chất lượng và giá cả cạnh tranh, uy tín của Tổng công ty đã chinh phục được nhiều khách hàng khó tính trên thị trường quốc tế. Được sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, sự nỗ lực của tập thể lãnh đạo và người lao động, Tổng Công ty CNTT Nam Triệu đã vượt qua mọi khó khăn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.

Điều kiện làm việc của văn phòng 1. Công tác sắp xếp, bố trí văn phòng

Hơn nữa văn phũng lại luụn cú cỏc mối quan hệ đối nội, đối ngoại vì vậy phòng làm việc của bộ phận văn phòng phải được bố trí ở nơi thuận tiện cho việc giao lưu các mối quan hệ đó. Mô hình phòng làm việc chung sẽ giúp Phó chánh văn phòng kiểm tra, đôn đốc nhân viên của mình, hạn chế được tình trạng mất tập trung trong khi làm việc của nhân viên. Với đặc thù công việc là đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc được thông suốt trong Tổng công ty nên cách bố trí này đã có ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả làm việc của nhân viên.

Văn phòng là một bộ phận của hệ thống quản lý ở đó có các CBNV được đào tạo về các nghiệp vụ văn phòng; thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác quản lý, điều hành tổ chức. Ban lãnh đạo Tổng công ty nhận thức được sức mạnh tập thể và con người là yếu tố thúc đẩy sự phát triển của Tổng công ty nên đã tạo mọi điều kiện tốt nhất để CBCNV có thể làm việc đạt hiệu quả tốt cao, phát huy được năng lực của mỗi cá nhân: trang bị các phần mềm tiên tiến phục vụ cho công việc (phần mềm Napa cho việc thiết kế chỉnh trơn tuyến hình, phần mềm Cadmatic phục vụ cho việc thiết kế bố trí trang thiết bị tàu thuỷ…); thường xuyên cử CBNV đi học tập và chuyển giao công nghệ ở các nước phát triển; tạo điều kiện cho các kỹ sư, cử nhân kinh tế tham gia các khoá đào tạo văn bằng 2 chuyên ngành kỹ thuật và quản lý…. Hàng năm, Tổng công ty tổ chức cho tất cả CBCNV đi du lịch với tổng chi phí từ 1.2 đến 2.2 tỷ/ năm; tổ chức tặng quà cho học sinh nghèo vượt khó là con em CBNV trong Tổng công ty….

Thực trạng về công tác văn phòng của Tổng công ty 1. Công tác tham mưu

Văn phòng đã thể hiện là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp những thông tin hữu ích theo yêu cầu của Ban lãnh đạo Tổng công ty trong giới hạn chức năng và nhiệm vụ của mình như công tác văn thư – lưu trữ, công tác tổ chức hội nghị, tổ chức đón tiếp khách, quản lý các trang thiết bị văn phòng…. - Văn phòng đã tham mưu cho Tổng giám đốc ra thông báo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; đưa công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính đi vào nề nếp, phù hợp với quy định của Nhà nước và thống nhất trong toàn Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam. - Văn phòng đã tham mưu cho Tổng giám đổc trong việc tiếp đón các đoàn khách đến thăm và làm việc tại Tổng công ty (đoàn khách của Chính phủ; các Bộ, Ngành; đoàn khách của các địa phương; các đối tác đến ký kết hợp đồng…); tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Tổng công ty (cuộc họp giao ban của Tập đoàn, các khối doanh nghiệp Trung ương; các lớp tập huấn về nghiệp vụ công tác Đảng, công tác Đoàn và công tác quản lý…); công tác quản lý tài sản cố định (quản lý các phòng làm việc, phòng họp, hội trường, quán bar, căng tin, quản lý các phương tiện đi lại của Tổng công ty giao cho văn phòng sử dụng…); quản lý dây chuyền sản xuất nước lọc tinh khiết đảm bảo cung cấp đầy đủ cho nhu cầu của CBNV toàn Tổng công ty.

- Công tác tin học, mạng (mạng lan, internet), các nghiệp vụ viễn thông (tổng đài nội bộ, hệ thống camera giám sát…) dưới sự tham mưu của văn phòng Tổng công ty luôn được duy trì, đảm bảo là cầu nối giữa các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty, không ngừng nâng cao khả năng làm chủ công nghệ thông tin phục vụ cho các mặt hoạt động của Tổng công ty. Hiện nay văn phòng Tổng công ty chỉ làm công tác tham mưu về lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng như các nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ; tổ chức các loại hình hội nghị; quản lý các trang thiết bị văn phòng… Các mặt hoạt động khác của Tổng công ty do các bộ phận nghiệp vụ làm công tác tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo Tổng công ty. Trong thời gian qua công tác tổng hợp của văn phòng Tổng công ty đã đạt được kết quả tốt trong việc tổng hợp tình hình, phân tích những thuận lợi, khó khăn và những kết quả đạt được trong lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng để đưa ra các giải pháp, phương án tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty.

Chẳng hạn phòng Tổ chức - Tiền lương làm công tác tổng hợp tình hình sử dụng lao động của Tổng công ty; phòng Kế hoạch thị trường chịu trách nhiệm làm báo cáo tổng hợp về kế hoạch sản xuất kinh doanh, về công tác thị trường, sản phẩm…Quy chế hoạt động của Tổng công ty do phòng Tổ chức - Tiền lương chịu trách nhiệm xây dựng. - Người soạn thảo căn cứ vào phiếu đề nghị được phê duyệt, phiếu phân công soạn thảo/sửa đổi tài liệu của trưởng bộ phận, các tài liệu lưu hành liên quan đến nội dung sửa đổi của lần sửa đổi mới nhất (nếu là yêu cầu sửa đổi), các tài liệu liên quan để tiến hành soạn thảo và trình bày tài liệu. - Thời gian qua công tác văn thư tại Tổng công ty đã đảm bảo được tính chính xác, kịp thời và hiệu quả; hướng dẫn các đơn vị trong toàn Tổng công ty về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; xử lý công văn đi, công văn đến trong ngày, không để ùn tắc sang ngày hôm sau; in ấn, phô tô tài liệu phục vụ cho sinh hoạt của Tổng công ty; in ấn và phát hành các biểu mẫu theo đúng quy định của Quy trình ISO 9001:2000.

Trước các chuyến đi Chánh văn phòng tham dự những buổi họp giao ban công việc giữa Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc để nắm vững nội dung mà Tổng giám đốc uỷ quyền giải quyết, nắm vững được những công việc mà Tổng giám đốc yêu cầu các phòng ban, đơn vị cùng các chuyên viên phải thực hiện.