Kế toán bán hàng và quản trị kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ
MỤC LỤC
Kế toán giá vốn hàng hóa theo các phương thức bán hàng chủ yếu
Khách hàng có thể là các đơn vị nhận bán hàng đại lý hoặc là khách hàng mua thường xuyên theo hợp đồng kinh tế. Để phản ánh sự biến động và số hiện có về giá vốn của hàng gửi bán, kế toán sử dụng TK 157 – hàng gửi đi bán. - Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa gửi đi, lao vụ đã cung cấp chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán cuối kỳ ( phương pháp kiểm kê định kỳ ).
- Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa đã gửi đi, lao vụ đã cung cấp chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán đầu kỳ ( phương pháp kểm kê định kỳ ). Theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hóa cho khách hàng thì khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán. + Chênh lệch giữa mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối năm nay lớn hơn khoản đã lập dự phòng cuối năm trước.
+ Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số đã lập năm trước). + Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước).
Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
Kế toán doanh thu bán hàng 1. Khái niệm
- Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, DTBH là giá bán chưa có thuế GTGT. - Đối với hàng hóa không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì DTBH là tổng giá thanh toán. - Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì DTBH là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu).
- Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hóa đơn bán hàng và thu tiền bán hàng nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua, thì trị giá số hàng này không được coi là tiêu thụ và không được ghi nhận là DTBH. - Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm thu, giấy báo Có NH, bảng sao kê của NH…). - Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu và thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp tính trên DTBH thực tế của doanh nghiệp trong kỳ.
- Các khoản ghi giảm DTBH (giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại). (1): Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu và thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp.
Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng hóa với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Doanh thu hàng đã bán bị trả lại là số hàng hóa doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành, như: Hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại…. Giảm giá hàng bán là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn…đã ghi trong hợp đồng.
Tài khoản này phản ánh toàn bộ số tiền giảm trừ cho người mua hàng được tính giảm trừ vào DTBH. - Trị giá của hàng bán bị trả lại, đã trả tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về số hàng hóa đã bán ra. - Kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ DTBH phát sinh trong kỳ sang TK 511 để xác định doanh thu thuần.
- TK 5211 – Chiết khấu thương mại: Phản ánh số giảm giá cho người mua hàng với khối lượng lớn được ghi trên hóa đơn bán hàng hoặc trên các chứng từ khác liên quan đến bán hàng. - TK 5213 – Giảm giá hàng bán: Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán so với giá bán ghi trong Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng thông thường phát sinh trong kỳ.
Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
- Chi phí nhân viên: là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên vận chuyển, bảo quản hàng hóa,… Bao gồm tiền lương, tiền ăn ca, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ,…. - Chi phí vật liệu, bao bì: là các khoản chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc bảo quản, tiêu thụ hàng hóa như chi phí vật liệu đóng gói hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên việu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ, bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,….
- Chi phí bằng tiền khác: là các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí cho hội nghị khách hàng. - Chi phí vật liệu quản lý: là các chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực,… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ, - Chi phí đồ dùng văn phòng: là các chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho văn phòng doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế phát minh, giấy phép chuyển giao công nghệ… (không thuộc TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào CPQLDN….
- Chi phí bằng tiền khác: Là các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…. - TK 6421 – Chi phí bán hàng: dùng để phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
(5) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí tài chính và các khoản chi phí khác phát sinh trong kỳ. (6) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ.
Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng
Để thực hiện tổ chức kế toán bằng phần mềm thông qua máy vi tính nhất thiết phải có sự mã hóa, khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các luồng thông tin. Thông thường các đối tượng sau cần được mã hóa trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: khách hàng, hàng hóa, chứng từ, tài khoản,… Việc mã hóa này được thực hiện thông qua các danh mục ban đầu. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn, các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC.
- Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2 – 3 cấp. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý, khai thác thông tin tiếp theo, đặc biệt trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy. - Thông qua số hiệu tài khoản và các tài khoản liên quan theo danh mục tài khoản được Nhà nước quy định để khai báo các biến mã nhận biết tương ứng tùy thuộc yêu cầu quản lý của.
Việc tổ chức, theo dừi, quản lý, cập nhật, luân chuyển, xử lý các loại chứng từ trên hệ thống máy tính cần phải được thực hiện và tuân thủ chặt chẽ quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ được doanh nghiệp quy định quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hóa thông tin tương ứng với hình thức kế toán đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của doanh nghiệp về quá trình bán hàng và XĐKQBH mà chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu.