MỤC LỤC
Việc xác định này gắn chặt với mục đính của phân tích công việc, vì khi chú trọng vào những mục đích khác nhau như tuyển dụng, đào tạo…thì các công việc cần phân tích sẽ được xác định khác nhau, mức độ cũng khác nhau. Các thông tin cần thu thập có rất nhiều nhưng cần thiết phải khai thác các thông tin có gắn với công việc gồm: thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ thuộc công việc…; thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên liệu…;. Hiện tại có rất nhiều cách để có thể thu thập thông tin cho việc phân tích công việc nhưng cần tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: đặc điểm công việc…để người phân tích công việc quyết định sử dụng phương pháp nào sao cho có lợi nhất.
Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Đây là phương pháp mà người nghiên cứu sẽ ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của người lao động làm việc có hiệu quả và cả người làm việc không có hiệu quả để có thể khái quát và phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc. Các cán bộ phân tích công việc thuộc phòng quản lý về nhân sự có thể viết bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc với người thực hiện trong sự phối hợp với các cán bộ quản lý trực tiếp và người cán bộ quản lý trực tiếp sẽ viết bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sau khi đã được đào tạo về cách viết bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sao cho đúng. Tuy nhiên người cán bộ quản lý trực tiếp cũng có thể là người viết cả ba bản trên, nhưng trước đó họ phải được đào tạo về cách viết cả ba bản này sao cho đúng và chuẩn mực và đây là công việc của phòng quản lý nhân sự và cán bộ đào tạo nhân sự.
Bước 4: Đưa các văn bản phân tích công việc vào sử dụng và lưu trữ thông tin Sau khi có kết quả của phân tích công việc là ba bản trên áp dụng cho tất cả các công việc cần phân tích trong doanh nghiệp thì các cán bộ phòng nhân sự sẽ gửi các bản này đến các bộ phận làm việc tương ứng có các công việc đó và yêu cầu người. Đồng thời người cán bộ này phải phổ biến đến các cấp dưới của mình cũng là những người lao động các văn bản này để các văn bản này được sử dụng trong quá trình làm việc của người lao động nhằm làm cho sự thực hiện công việc của họ tốt hơn.
Đặc biệt người lao động cũng thấy được các tiêu chuẩn thực hiện công việc đòi hỏi với một vị trí như công việc của mình và sự thực hiện công việc của mình để có nỗ lực cố gắng làm việc, tự cải thiện cách thức làm việc của mình nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả làm việc của bản thân. Đánh giá thực hiện công việc có tác dụng rất quan trọng đối với các nhà quản lý trọng việc ra các quyết định nhân sự đúng đắn như đào tạo phát triển, thăng tiến, kỷ luật, …bởi vì các kết quả của đánh giá thực hiện công việc chính là căn cứ, bằng chứng rừ ràng, xỏc đỏng để thực hiện được cỏc việc trờn đối với bất kỳ một người lao động nào. Các tiêu chuẩn trong đánh giá đã thể hiện những gì cần phải làm được tức là xác định được một người lao động làm được bao nhiêu, theo số công việc của cả doanh nghiệp trong một thời gian thì sẽ xác định được số lao động cần thiết để làm việc ở từng bộ phận và trong cả doanh nghiệp, hơn nữa kết quả đo lường được đánh giá sẽ giúp các doanh nghiệp điều chỉnh lại kế hoạch lao động cho phù hợp, có thể thay đổi hoặc không thay đổi lao động.
Khi nguyên nhân của sự thực hiện công việc không tốt được phát hiện là do sự bố trí làm việc không hợp lý với trình độ, sức khoẻ,…của người lao động làm cho người lao động không thể làm việc tốt thì cần thiết phải bố trí lại lao động để khắc phục tình trạng đó, người lao động sẽ thực hiện công việc của mình tốt hơn. Như vậy các tiêu chuẩn này gắn liền với sự thực hiện công việc của người lao động nên cần được xây dựng đảm bảo sự hợp lý, khách quan, phản ánh được người lao động cần làm gì, làm tốt đến mức nào, theo yêu cầu vế số lượng, chất lượng có tính đến các yếu tố khác như đặc điểm công việc, môi trường làm việc…. Sau khi đo lường sẽ có kết quả đánh giá và thông tin sẽ được phản hồi về phía người lao động thông qua cuộc thảo luận chính thức, thông thường đây chính là bước phỏng vấn đánh giá khi xem xét lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc của người lao động và cung cấp thêm thông tin cho họ như tiềm năng trong tương lai, các biện pháp để hoàn thiện, tham khảo ý kiến của người lao động, đưa ra các quyết điịnh nhân sự khi cần thiết.
Để xây dựng và thực hiện được một chương trình đánh giá thực hiện công việc phù hợp, nhất quán thì cần phải tìm được phương pháp đánh giá hợp lý, hiện có rất nhiều phương pháp như: phương pháp thang đo đồ hoạ, đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi, quản lý bằng mục tiêu (MBO)..Có thể phối kết hợp giữa hai hoặc ba phương pháp một lúc. Đây là một cuộc nói chuyện giữa người lãnh đạo với nhân viên nhằm xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của nhân viên; cung cấp thông tin về tình hình thực hiện công việc đã qua cùng với việc đưa ra các quyết định nhân sự, các tiềm năng trong tương lai; đưa ra phương hướng khắc phục.
Nguyễn Vân Điềm và toàn thể các cô chú, anh chị trong công ty đặc biệt là Ban giám đốc, Phó trưởng phòng Tổ chức hành chính cùng các anh, các chị trong phòng đã tạo hướng đi và cung cấp thông tin cho em trong thời gian qua, giúp đỡ em hoàn thành bài nghiên cứu chuyên đề thực tập, khoá luận tốt nghiệp này. Song vì thời gian có hạn, kiến thức thực tế và trình độ nhận thức còn chưa sâu, nên bài viết của em còn rất nhiều sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cô giáo cùng các cô chú, anh chị trong công ty VINASINCO để bài viết được hoàn thiện hơn.