Quản lý hậu cần vật tư tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Du lịch Quang Minh
MỤC LỤC
Khái niệm
Lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó. Lập kế hoạch hậu cần vật tư bảo đảm cho sản xuất ở doanh nghiệp là toàn bộ những hoạt động diễn ra hàng ngày của phòng quản trị vật tư nhằm đảm bảo đầy đủ kịp thời và đồng bộ vật tư cho sản xuất.
Tổ chức mua sắm vật tư và những vấn đề liên quan Tổ chức quá trình mua vật tư
Thương lượng và đặt hàng
- Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật các sản phẩm (độ dung sai sản phẩm, độ bền ) và phương tiện kiểm tra. Tài liệu này được soạn thảo thành nhiều bản, hai bản cho người cung ứng, một bản phục vụ cho việc nhận đơn hàng, một bản cho bộ phận dịch vụ kế toán, một bản cho cửa hàng kiểm tra việc nhận hàng và một bản sau cùng lưu ở bộ phận dịch vụ mua hàng.
Tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp và tiếp nhận vật tư
Các phương pháp kiểm tra khác nhau có thể cho ta những kết quả khác nhau cho nên cần phải thống nhất hàng hóa nhận chở theo phương pháp nào thì khi giao hàng cũng theo phương pháp ấy. Nếu khi kiểm tra số lượng và chất lượng xong thấy không phù hợp với các chứng từ đi kèm theo hàng thì phải lập biên bản kiểm nghiệm.
Dự trữ và bảo quản vật tư
Khái niệm dự trữ sản xuất
- Nếu giao nhận theo mớn nước thì căn cứ vào dấu vạch trên phương tiện để xác định số lượng vật tư. Kiểm tra chất lượng vật tư : Được tiến hành với mức độ khác nhau tùy thuộc vào tính chất lý, hóa của từng loại vật tư.
Các bộ phận cấu thành dự trữ sản xuất
Dự trữ này có đặc điểm là đại lượng của nó biến động từ tối đa đến tối thiểu, đạt tối đa khi nhập lô hàng mới, tối thiểu khi bắt đầu nhập lô hàng mới vào. Dự trữ chuẩn bị: Tất cả các loại vật tư khi về đến doanh nghiệp và trước khi đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp, đều phải được sơ chế mới có thể sử dụng được như phân loại, ghép đồng bộ vật tư, sàng lọc, ngâm tẩm, sấy khô, pha cắt đập nhỏ và những sơ chế vật tư khác, trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất thì cần có thời gian chuẩn bị do đó cần phải tính dự trữ chuẩn bị.
Định mức dự trữ sản xuất
Định mức dự trữ sản xuất theo danh mục vật tư tổng hợp ( gọi là định mức dự trữ tổng hợp) tính theo chỉ tiêu tuyệt đối, bằng tổng các định mức dự trữ cụ thể tuyệt đối. Còn chỉ tiêu tương đối (ngày) của định mức tổng hợp tính bằng cách chia chỉ tiêu tuyệt đối của định mức tổng hợp cho mức tiêu dùng vật tư bình quân trong một ngày đêm của các chủng loại, quy cách vật tư cụ thể trong loại hoặc nhóm vật tư tổng hợp.
Cấp phát vật tư
Lập hạn mức cấp phát vật tưTbh=∑
Để tính dự trữ chuẩn bị người ta dựa vào thời gian cần thiết để chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất mà xác định. Hạn mức cấp phát vật tư là lượng vật tư tối đa quy định cấp cho phân xưởng trong một thời hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ sản xuất được giao.
Lập chứng từ cấp phát vật tư
Nt.ch.ph: nhu cầu vật tư cho thay đổi tại chế phẩm (sản phẩm dở dang ).
Thanh quyết toán vật tư
Phương pháp đơn hàng: là việc quyết toán vật tư bằng cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện đơn hàng. Phương pháp quyết toán theo từng lô hàng cấp ra: Doanh nghiệp cấp phát vật tư theo mức quy định để đơn vị tiêu dùng phục vụ sản xuất.
Đánh giá tình hình sử dụng vật tư
Thanh quyết toán vật tư sử dụng trong doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp. Yêu cầu của phân tích tình hình sử dụng vật tư không chỉ dừng lại ở việc nắm tình hình sử dụng vật tư mà còn phải tìm ra những ưu khuyết điểm, tìm ra nguyên nhân của mọi sự bội chi hay tiết kiệm vật tư để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Những yếu tố ảnh hưởng tới công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp
Yếu tố khách quan
Để doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi thì doanh nghiệp cần phải có nguồn cung ứng tốt, bởi khi doanh nghiệp chuyên môn sản xuất thì đầu vào của doanh nghiệp này lại là đầu ra của doanh nghiệp khác, như vậy để đầu ra tốt thì đầu vào cũng phải tốt, có nghĩa là đầu vào tốt sẽ tạo điều kiện cho công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp được tiến hành tốt. Vì thế viêc lựa chọn nhà cung ứng là rất quan trọng, doanh nghiệp cần tìm và lựa chọn một người cung ứng đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời và đồng bộ vật tư với số lượng và chất lượng đảm bảo những yêu cầu của doanh nghiệp.
Yếu tố chủ quan
Đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải có quan hệ tốt với người cung ứng, có quan hệ tốt nhà cung ứng se có rất nhiều lợi thế. Lực lượng lao động hậu cần vật tư từ nhân viên quản lý đến nhân viên kho, vận chuyển, bảo quản đều phải có sự phối hợp ăn ý với nhau, kết quả lao động của người này sẽ là điều kiện để người khác hoàn thành công việc.
Thực tế công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh
Khái quát về Công ty
Như vậy công tác hậu cần vật tư cũng phải phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Con người là yếu tố quyết định và quan trọng trong mọi công việc nói chung và trong công tác hậu cần vật tư nói riêng.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Trong mấy năm vừa qua, công ty đã liên tục phấn đấu và phát triển, luôn bổ sung những thiết bị, phương tiện thi công tiên tiến, áp dụng công nghệ xây dựng mới, hiện đại, không ngừng nâng cao năng suất, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, và đào tạo tiếp nhận thêm một đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ sư, công nhân lành nghề, có trình độ chuyên môn giỏi phẩm chất tốt, đủ năng lực đáp ứng được với sự phát triển đi lên không ngừng của công ty. Chính vì vậy công ty đã luôn đạt được tốc độ tăng trưởng và tích lũy cao hàng năm, có uy tín lớn trong quá trình thi công các công trình lớn và nhỏ trên toàn quốc, có chỗ đứng chắc chắn trên thị trường xây dựng, công ty có đủ năng lực nhận thầu và hoàn thành mọi công trình xây dựng, đảm bảo tiến độ thi công, chất lượng công trình, đảm bảo tính mỹ thuật, giá thành hợp lý.
Tổ chức bộ máy của Công ty
Trong cơ chế thị trường hiện nay, công ty đã tham gia đấu thầu và thắng thầu rất nhiều công trình, đã và đang thi công nhiều công trình có quy mô lớn, công ty luôn đạt được tốc độ tăng trưởng và tích lũy cao hàng năm. Với sự phấn đấu không mệt mỏi và nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã đạt được kết quả sản xuất đáng khích lệ trong sản xuất kinh doanh thể hiện qua kết quả sản xuất năm sau cao hơn năm trước.
HỘI ĐỒNG QT
GIÁM ĐỐC
Hội đồng quản trị(HĐQT): là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty.HĐQT có trách nhiệm định hướng chiến lược phát triển và phương án đầu tư của Công ty thông qua việc hoạch định các chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời kỳ phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Hàng năm, Phòng tài chính kế toán đã bám sát và hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao: Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh, tài chính chặt chẽ, phục vụ nhu cầu chi tiêu kịp thời và đầy đủ, báo cáo kịp thời chính xác các chứng từ hợp đồng kinh tế, lập và gửi báo cáo thống kê, báo cáo tài chính hàng quý và cuối niên độ kế toán để gửi lên Hội đồng Quản trị và ban giám đốc công ty.
Phân tích 2 chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận
Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc sản xuất kinh doanh nhằm mục tiêu đạt lợi nhuận tối đa. Tổ chức phát huy khai thác sử dụng có hiệu quả công suất thiết bị kinh doanh có lãi, có tích luỹ để tái mở rộng sản xuất của công ty.
Bảng 2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2004 – 2005
Phân tích thực trạng công tác hậu cần vật tư .1 Tình hình xác định nhu cầu vật tư
Sau đó chuẩn bị phương tiện để chuyển vật tư về kho của công ty và chuẩn bị kho tàng để tiếp nhận vật tư trong trường hợp trong hợp đồng thỏa thuận công ty đảm nhận vận chuyển vật tư, còn nếu trong hợp đồng thỏa thuận công ty không chịu trách nhiệm chuyển vật tư mà nhà cung ứng phải chuyển vật tư đến tận kho công ty thì công ty chỉ cần chuẩn bị người và kho để tiếp nhận vật tư. ( Nguồn: phòng kỹ thuật ) Nhìn vào bảng trên ta thấy lượng vật tư thực xuất và lượng vật tư sử dụng gần bằng nhau, điều này cho thấy tình hình sử dụng vật tư của công ty là khá tốt, sự hao hụt trong sản xuất là điều khó tránh khỏi, tuy nhiên với sự cố gắng của các đội sản xuất và những người làm công tác hậu cần vật tư thì sự hao hụt là không đáng kể, đây là sự cố gắng của toàn bộ công nhân viên của công ty.
Những biện pháp hoàn thiện công tác hậu cần ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh
Hoàn thiện bộ máy đảm nhiệm công tác hậu cần vật tư
+ Bộ phận lập kế hoặch vật tư: cán bộ làm công tác này cần phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau phòng kế toán và phòng điều hành sản xuất để làm sao xây dựng được kế hoạch bảo đảm vật tư đạt được yêu cầu như vật tư phải được cưmg ứng đủ về số lượng, đúng chất lượng, kịp về thời gian và phải đảm bảo được tính đồng bộ. Nghiệp vụ này đỏi hỏi phải có độ chính xác cao, vì thế hàng hóa khi nhập vào hay xuất ra đều phải cú giấy tờ đầy đủ, rừ ràng hợp lệ, phải được kiểm nhận chính xác chủng loại, chất lượng số lượng, và có biên bản xác nhận việc tiếp nhận, biờn bản này phải ghi chộp rừ ràng đầy đủ và phải cú chứng từ kèm theo.
Đa dạng hóa nguồn vật tư và khai thác hiệu quả các nguồn vật tư
Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều nhà cung ứng vật tư xây dựng, công ty cần phải tìm hiểu và khai thác các nguồn mới này để có thể mua vật tư với giá rẻ đồng thời cũng đảm bảo được chất lượng số lượng, đảm bảo được thời gian. Vốn trong sản xuất cũng như vốn trong công tác hậu cần vật tư là điều kiện tiên quyết để tiến hành sản xuất kinh doanh.