Hệ thống sổ kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam

Tại phòng kế toán

Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá. Sổ chi tiết vật liệu đợc mở cho từng tháng, theo từng chứng từ, số, ngày cụ thể cho tất cả vật t nhập, xuất trong tháng. Dựa vào số lợng, giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng kế toán vào sổ theo đúng thứ tự thời gian, số hiệu chứng từ kể cả số lợng, đơn giá, và tổng cộng thành tiền trên sổ.

Còn đối với việc xuất vật t, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho chỉ vào cột số lợng trên sổ chi tiết. Cuối tháng dựa vào bảng tổng hợp nhập vật t trong tháng của thủ kho gửi lên và số tồn đầu tháng , áp dụng phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ sẽ tính ra đơn giá xuất. Đó chính là giá trị nguyên vật liệu xuất trong tháng trên sổ chi tiết.

Lúc này kế toán mới tính ra số tồn về lợng trên sổ chi tiết. Số tồn đầu kỳ trên sổ chi tiết lấy từ số tồn của báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu tháng trớc. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết về nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho.

Mỗi sổ chi tiết đợc mở để theo dừi riờng một loại nguyờn vật liệu ứng với một mã số cụ thể. Số tồn trên sổ chi tiết cũng chính là số tồn trên báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu.

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Phơng Nam

• Trờng hợp công ty mua không có hợp đồng ký kết hoặc mua với số lợng ít, kế toán thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tạm ứng. Căn cứ vào phiếu chi tiền và phiếu tạm ứng kế toán vào nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 10. Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp Kế toán trởng.

• Trờng hợp mua vật liệu nhập kho với hoá đơn có số lợng lớn thờng đợc thanh toán qua ngân hàng hoặc cha thanh toán cho ngời bán. Căn cứ vào hoỏ đơn, nếu cụng ty cha trả tiền cho ngời bỏn thỡ để theo dừi nghiệp vụ thanh toán với ngời bán kế toán mở riêng sổ chi tiết thanh toán với ngời bỏn. Còn nếu công ty đã trả tiền cho ngời bán bằng chuyển khoản thì kế toán vào nhật ký chứng từ số 2.( biểu số 23).

NKCT số 2 dùng để phản ánh tổng quát quan hệ thanh toán giữa Công ty với các đơn vị thành viên bán vật t, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ cho Công ty bằng tiền gửi ngân hàng. Phơng pháp lập: Cột ngày tháng ghi ngày tháng của hoá đơn, chứng từ vào sổ. Kế toán công ty căn cứ vào phiếu nhập kho và theo định khoản : Nợ TK 152( Giá thực tế sản phẩm hoàn thành ).

Tại Công ty nghiệp vụ xuất vật liệu đợc diễn ra thờng xuyên liên tục, vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán do đó làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán. Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ nhập chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán phù hợp với việc tính giá xuất. Kế toán không sử dụng bảng kê số 3 để tính giá nguyên vật liệu xuất mà kế toán mà kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp nhập vật t trong tháng.

Kế toán dựa vào phiếu xuất kho kế toán vào bảng phân bổ nguyên vật liệu( Biểu số 25) theo định khoản sau. Dựa vào phiếu xuất kho và bảng phân bổ kế toán ghi vào bảng kê số 4( Biểu số 26), bảng kê số 5 nhng không phản ánh vào nhật ký chứng từ số 7. Cuối kỳ kế toán, các số liệu đợc tổng hợp trên bảng đối chiếu số phát sinh và bảng cân đối phát sinh.

Mở thêm tài khoản 151

Theo quy định của Bộ Tài Chính ban hành về việc hệ thống tài khoản kế toán nói chung và với từng phần hành kế toán nói riêng, để phản ánh tình hình vật t hàng hoá đã mua nhng cuối tháng cha về nhập kho, kế toán ghi vào TK 151. Đối với công ty Phơng Nam chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc theo hợp đồng chính vì vậy việc dự trữ nguyên vật liệu trong kho rất hạn chế. Hơn thế nữa vật liệu tại kho khi nhập về phục vụ ngay cho quá trình sản xuất sản phẩm cũng không tránh khỏi tình trạng vật liệu bị giảm giá trị, hao mòn do những nhân tố khác quan và các nhân tố chủ quan khác.

Hiện nay công ty Phơng Nam cha lập dự phòng cho một loại vật liệu nào.Vậy theo em công ty công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh chính xác hơn vật liệu tồn kho cuối kỳ cũng nh tình hình tài chính của công ty( Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho làm giảm thu nhập của doanh nghiệp dẫn đến giảm thuế thu nhập của doanh nghiệp) Công ty nên lập dự phòng cho hàng tồn kho theo chế độ tài chính quy. -Trờng hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập. Nhng thực tế số lợng tồn kho của vật liệu là rất ít và nguyên vật liệu nhập về thờng đợc xuất ngay cho các phân xởng để đảm bảo hoàn thành hợp đồng kịp thời.

Chính vì vậy việc tính giá xuất vật liệu theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ là rất khó khăn cho công tác hạch toán kế toán. Kiến nghị : Xuất phát từ thực tế trên, công ty nên áp dụng phơng pháp tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá đích danh để tiện cho việc ghi sổ, tránh nhầm lãn và đảm bảo đợc tính kịp thời trong việc tính giá nguyên vật liệu xuất. Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ đợc ghi chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán.

Nh vậy là đã làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán và việc ghi sổ kế toán bị dồn vào cuối tháng nhiều làm cho công việc tính toán rất dễ nhầm lẫn. - Kiến nghị: Cách khoảng từ 3 đến 5 ngày, kế toán vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu là phù hợp với đặc điểm của Công ty. -Thực trạng: Trong việc vào sổ cái, kế toán công ty đã phản ánh tất cả các khoản nợ và có trong cùng một cột (Ghi có các TK, đối ứng với nợ TK này) nh vậy theo nguyên tắc là sai.

- Kiến nghị: Kế toán công ty không nên phản ánh nợ, có chung vào một cột vừa tránh nhầm lẫn khi cộng phát sinh có và làm đúng theo nguyên tắc kế toán. Theo xu thế của thời đại thì việc sử dụng máy vi tính và các phần mền kế toán đã trở nên thông dụng đã làm cho kế toán thủ công đ trở nên lỗi thời là lạc hậu. Chính vì vậy, việc trang bị máy tính và làm kế toán trên máy tính là cần thiết để việc tính toán chính xác hơn, thông tin đợc phản ánh cung cấp kịp thời và giảm bớt đợc khối lợng công tác kế toán.