Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho sách tại Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân

Khảo sát hệ thống thực tại và mô tả bài toán phân tích, thiết kê HTTT Quản lý kho sách

Quy trình nhập kho: Sách,xuất bản phẩm được chuyển từ các nhà cung cấp tới kho SH. Lúc này, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sách, số lượng, giá … Nhà cung cấp ở đây chính là các doanh nghiệp, các đơn vị, các nhà xuất bản khác, cá nhân muốn gửi, bán sách tại Nhà xuất bản. Quy trình xuất kho: Thủ kho tiến hành xuất kho căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán chuyển qua.

Quy trình kiểm kê và lên báo cáo: Định kỳ nhân viên quản lý kho tiến hành xem xét lượng sách tồn kho để lên báo cáo cho Ban giám đốc. Qua quá trình quan sát và tìm hiểu thực tế hoạt động của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, em nhận thấy hoạt động quản lý kho và thống kê số lượng sách và các ấn phẩm trong kho sách vẫn còn là thù công hoặc đã được tin học hoá nhưng không đồng bộ. Cho nên việc phản ánh số lượng sách và các ấn phẩm khác trong kho còn lại bao nhiêu, số lượng sách xuất ra trong từng ngày, từng tháng, từng qúy cũng như toàn bộ nhà sách chưa phản ánh kịp thời để lên báo cáo.

Điều đó dẫn đến việc lên báo cáo bị chậm trễ trong nhiều tuần thậm chí là trong vài tháng. Hiện nay, do sự phát triển của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân nên cần có sự thay đổi trong quy trình hoạt động của NXB, đặc biệt là trong hoạt động quản lý xuất nhập kho. Hoạt động quản lý kho phải đáp ứng được các yêu cầu về báo cáo hàng tồn kho định kỳ cũng như bất thường của ban giám đốc một cách nhanh chóng và chính xác.

Phân tích, thiết kế HTTT 1. Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

• Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Hoạt động nhập kho Hoạt động xuất kho Hoạt động kiểm kê Lập báo cáo.

Một số giao diện chính của chương trình 1. Đăng nhập hệ thống

Khi đăng nhập thành công, người sử dụng sẽ làm việc với giao diện chính của chương trình. Giao diện chính bao gồm hệ thống Menu: Hệ thống, danh mục, nghiệp vụ, tìm kiếm, báo cáo, trợ giúp. Form danh mục khách hàng cho phép người sử dụng quản lý danh mục khách hàng một cách dễ dàng.

Để thêm một khách hàng mới, người sử dụng nhấn nút thêm mới sau đó điền đầy đủ các thông tin gồm: mã khách hàng, tên khách hàng, mã số thuế, điện thoại, địa chỉ. Để tạo một phiếu nhập kho mới người sử dụng nhấn nút “Thêm phiếu”, khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra một mã phiếu nhập kho mới. Người sử dụng nhập các thông tin trong phiếu nhập gồm Nhà cung cấp, điạ chỉ, mã số thuế, nhập tại kho, diễn giải, nhân viên nhập.

Khi nhập một sách nào đó lượng tồn trong kho tự động được tăng lên. Sau khi nhập đủ các thông tin nhấn Lưu trữ để lưu phiếu và nhấn In phiếu nếu muốn in phiếu nhập kho. Với Form Tìm kiếm phiếu nhập, người sử dụng có thể lựa chọn nhiều tiêu thức để tìm kiếm như: Tìm kiếm trong một khoảng thời gian, tìm kiếm theo số phiếu nhập, tìm kiếm theo tên nhà cung cấp, tìm kiếm theo mã sách.

Người sử dụng chỉ cần nhập từ khoá cần tìm kiếm vào trong ô “Từ khoá”. Đối với Form “Tìm kiếm khách hàng”, người sử dụng lựa chọn điều kiện tìm kiếm như: tìm theo mã khách hàng, tìm theo tên khách hàng, tìm theo địa chỉ hoặc tỡm theo số điện thoại sau đú gừ từ khúa cần tỡm trong ụ “Từ khoỏ tìm kiếm”. Để tim kiếm sách người sử dụng có thể lựa chọn tìm kiếm theo loại sách, theo tên sách, theo tác giả, theo nhà xuất bản, theo nhà cung cấp hoặc theo năm xuất bản sau đó nhập từ khoá cần tìm kiếm trong ô “Từ khoá tìm kiếm”.

Cài đặt và khai thác hệ thống 1. Yêu cầu về phần cứng

Chương trình quản lý kho sách được thiết kế khá thân thiện và dễ sử dụng nên những nhân viên đã từng sử dụng Word, Excel đều nhanh chóng làm quen được với chương trình.