Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và In Bưu điện

Cơ cấu nguyên vật liệu sử dụng ở công ty

- Vật liệu phụ: Là đối tượng có hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm gồm: Mực in các loại: có gần 40 loại mực ở công ty được sử dụng làm vật liệu in ấn như: Mực trăng Nhật, mực đỏ Nhật, mực xanh Đức, mực xanh Tân Bình, mực vàng Trung Quốc và phim kodả, đế phim. Chịu trách nhiệm trớc cấp trên về chấp hành pháp luật, thể hiện chế độ kế toán tài chính hiện hành là ngời kiểm tra tình hình hạch toán, kiểm tra tình hình huy động vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp thông tin tài chính một cách chính xác và kịp thời toàn diện để ban giám đốc đa ra quyết định kinh doanh…. Do hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức có những đặc điểm, đặc trng riêng nên tuy Công ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và in Bu Điện áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo chế độ kế toán hiện hành nhng để đảm bảo hệ thống kế toán của công ty phản ánh đầy đủ và chính xác công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết.

Thực trạng kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Một liên giao cho người đi mua gửi cùng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( do bên bán lập ) và giữ cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Việc vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng quy định đảm bảo khoa học hợp lý , đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu, tiện cho việc theo dừi cụng tỏc xuất kho. Giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh khác khi xuất kho vật liệu cho sản xuất hay với bất kỳ mục đích gì để phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác cho các đối tượng cua vật liệu xuất dùng đều phải thực hiện đầy đủ các chứng từ đúng theo quy định.

Để phục vụ cho hoạt động san xuất kinh doanh Cụng ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và In Bưu điện sử dụng nhiều loại vật liệu, cỏc loại vật liệu này được bảo quản ở nhiều kho khác nhau, trong đó vật liệu chính được sử dụng nhiều nhất là giấy. Nên việc bảo quản và tỡnh hỡnh sử dụng vật liệu ở Cụng ty phải theo dừi chặt chẽ dựa trờn cơ sở chứng từ vật liệu.Tại Cụng ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và In Bưu điện sử dụng cỏc chứng từ vật liệu sau. Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, người phụ trách các phòng ban, phân xưởng sẽ viết vào giấy những vật liệu cần thiết sử dụng ( số lượng, chủng loại..) rồi đem lên cho cán bộ phụ trách duyệt.

Cụng ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và In Bưu điện hiện đang ỏp dụng hỡnh thức kế toán chứng từ ghi sổ cho công tác hạch toán tổng hợp vật liệu và chi tiết vật liệu. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng và được thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong công tác kiểm tra, ghi chép đối chiếu số liệu và phục vụ cho yêu cầu quản lý. Hàng ngày khi nhận các chứng từ kế toán về nhập- xuất- tồn kho vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho, tính ra số tồn kho cuối ngày, cuối tuần để ghi vào thẻ kho.

Cuối tháng khi nhận được các chứng từ nhập- xuất vật liệu do chuyển đến kế toỏn tiến hành phõn loại chứng từ theo dừi từng loại do thủ kho viết phiếu nhập, phiếu xuất của từng kho riêng.

Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty

Để xem xét, kiểm tra các loại chứng từ, mẫu sổ nhập vật tư, hàng hoá đã được thực hiện và in ra, kế toán vào Menu "Tệp" để in ra các báo cáo: Phiếu nhập kho, tập hợp các chứng từ theo mã số thống kê chứng từ, thẻ kho, báo cáo tồn kho, sổ cái chứng tư, bảng cân đối phát sinh. Với một số lượng lớn về vật liệu được nhập từ các nguồn khác nhau, do đó cần phải khai thác báo cáo chi tiết về từng khác hàng để máy sẽ tự động cất chuyển phần phải cho nhà cung cấp cùng với các số liệu trong kế toán TM, kế toán TGNH, để theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ. Để thực hiện nhập vào máy xuất vật liệu kế toán thêm mục mới, sau đó nhập các thông tin cần thiết: tài khoản Nợ/Có, mã vật tư, số phiếu sản xuất, ngày tháng xuất kho, lý do xuất kho, mã kho, số lượng, đơn giá, mã phòng ban sử dụng mã thống kê chứng từ.

Các số liệu mà kế toán nhập vào máy, theo mã thống kê chứng từ các loại vật tư hàng hoá sẽ được tập hợp lại theo mã thống kê chứng từ khai báo về vật tư nhập kho, xuất kho, phải trả cho nhà cung cấp..máy sẽ tổng hợp lại trên bảng " Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ" bao gồm tên nghiệp vụ nhập hoặc xuất vật liệu và gồm các cột sau: số chứng từ, ngày tháng, diễn giải nhập, xuất, tài khoan ghi Nợ- Có, số tiền. Để hiện thị mẫu bảng "Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ" trên màn hình, kế toán vào mục cần xem trên trong tệp "Liệt kê chứng từ", đòi hỏi kế toán phải khai báo thời gian cần xem, nhập vật liệu chính hay phụ, cũng như xuất kho vật liệu chính hoặc phụ, máy sẽ ngầm định tạo lập được bảng "Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ" hiển thị trên màn hình. Vì là doanh nghiệp sản xuất cần nhiều nguồn vật liệu khác nhau, và tình hình nhập xuất vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn do đó công ty phải quan tâm đến tình hình nhập xuất kho vật liệu, phải theo dừi tỡnh hỡnh tồn kho vật liệu để trtỏnh tỡnh trạng thừa hay thiếu nguyên vật liệu, xác định được giá xuất của từng laọi vật liệu đm lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao.

Bên cạnh đó là các cán bộ kế toán trẻ tuổi mới tuyển dụng, tuy có thời gian công tác chưa lâu nên kinh nghiệm đúc kế chưa nhiều, nhưng đây là một đội ngũ kế cận đầy tiềm năng với nghiệp vụ cơ bản vững vàng và sự nhanh nhậy trong việc tiếp cận và làm chủ các phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đại , cũng như công tác hạch toán vật liệu được. Nên việc hạch toỏn, theo dừi vào sổ sỏch ( thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, sổ cỏi, bỏo cỏo tồn kho, bảng kê nhập xuất trong tháng..) đã được phản ánh kịp thời chính xác đầy đủ yêu cầu thông tin, giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt và giám sát kiểm tra được các hoạt động kinh doanh của công ty. - Do đặc điểm của cụng ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bưu Điện là một doanh nghiệp sản xuất ấn phẩm phục vụ chủ yếu trong nghành Bưu chính viễn thông, mà sản phẩm của công ty được thể hiẹn dưới dạng tờ hoặc quyển nên nguồn cung cấp vật liệu hình thành nên sản phẩm chủ yếu là sản phẩm giấy trong và ngoài nước, cũng như nguyên vật liệu giấy là vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (70-80%) nên tình hình quản lý và tìm nguồn nhập nguyên vật liệu còn khó khăn ở công ty như: Do biến động của thị trường trong nước và ngoài nước dẫn đến việc cung cấp giấy bị hạn chế và giá cả biến động làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm.

- Các thủ kho là các công nhân có tuổi đời lâu năm, trình độ còn hạn chế , dẫn đến sai sót trong quá trình nhập - xuất,giấy cho các bộ phận liên quan như; các loại giấy Ram, Couche có mác ký hiệu quốc tế, chất lượng phẩm chất khác nhau mà thủ kho không phân biệt được dẫn tới tình trạng nhập thiếu, nhập thừa so với hoá đơn, xuất khuôn khổ định hướng kích thước dẫn tới công tác hạch toán bị sai sót. Như vậy sẽ gây khó khăn cho công ty nắm bắt tình hình xuất vật liệu ở kho, đồng thời rất khó kiểm tra và quy trách nhiệm vật chất với các sai phạm sảy ra, không giám sát được vật tư có sử dụng đúng mục đích hay không, không kiểm soát được việc xuất kho lúc này chỉ mang tính hình thức, để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. Cụng ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bưu Điện khụng sử dụng tài khoản 151 " hàng mua đang đi đường" nờn cụng ty chỉ theo dừi số hàng mua đó thực nhập kho, có phiếu nhập kho (cơ sở lập phiếu nhập kho là biên bản kiểm kê vật tư), Trong trường hợp công ty mua vật liệu trong tháng đã nhận được hoá đơn và chứng từ thanh toán của bên bán.