Hoàn thiện công tác kế hoạch hóa sản xuất tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà: Nâng cao hiệu quả sản xuất và cải thiện năng lực cạnh tranh

Các điều kiện phục vụ cho công tác lập kế hoạch sản xuất

Để bản kế hoạch sản xuất được lập ra thành công thì ngoài nhân tố cán bộ kế hoạch đủ năng lực chuyên môn thì cần phải kể đến vai trò không thể thiếu được của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, cách thức thu thập thông tin cũng như công cụ phục vụ cho công tác kế hoạch. Có thể hiểu là nếu doanh nghiệp đã thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết mà không có những công cụ và phương pháp thích hợp để phân tích các thông tin này thì các thông tin thu thập được cũng trở nên vô dụng, thậm chí còn gây ra những quyết định sai, gây tổn thất nặng nề cho doanh nghiệp.

Giới thiệu chung về công ty

• Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây

Ngày 31/12/1996, Tổng công ty Giấy Việt Nam ra Quyết định số 1131/QĐ-HĐQT phê duyệt điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà là doanh nghiệp Nhà nước, thành viên của Tổng công ty Giấy Việt Nam chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm văn phòng phẩm và nhựa. Trong giai đoạn này dù là thành viên của Tổng công ty giấy Việt Nam, công tác kế hoạch của công ty được thực hiện độc lập để phù hợp với môi trường mới, công ty chỉ trình lên Tổng công ty giấy kế hoạch sản xuất năm và Tổng công ty quản lý việc thực hiện kế hoạch dựa trên chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận. Trong những năm gần đây, dù gặp rất nhiều khó khăn như giá cả nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất tăng liên tục, cạnh tranh trên thị trường diễn ra ngày một gay gắt,.cùng với sự hỗ trợ của tổng công ty giấy Việt Nam, công với sự nỗ lực của tập thể cán bộ nhân viên trong công ty thì kết quả sản xuất kinh doanh của công ty đều đạt được kết quả khả quan, vượt kế hoạch đề ra.

Sang năm 2007, công ty gặp không ít khó khăn như mạng lưới phân phối chưa sâu, phải cạnh tranh với các sản phẩm của các công ty nước ngoài, công nghệ chưa cao và chưa đồng đều do đầu tư nhỏ giọt và tận dụng thiết bị công nghệ cũ (vì muốn phát triển đồng bộ thì phải đầu tư lớn, nhưng nguồn kinh phí của Công ty chưa cho phép) Mặt khác, với xu thế chung của thế giới và trong nước, hầu hết giá nguyên vật liệu đầu vào đều tăng liên tục và tăng nhiều lần trong năm, đặc biệt là nguyên liệu giấy, nhựa, đồng, nhôm. Dự án xây dựng tại 25 Lý Thường Kiệt sẽ thực hiện trong khoảng 02 năm dẫn đến Trung tâm thương mại phải ngừng hoạt động, mỗi năm doanh thu thiếu hụt cần bổ sung khoảng 20 tỷ đồng (do phải thuê các cửa hàng khác thay thế, đa số chưa quen khách nên hoạt động kém hiệu quả ít nhất là một năm). Tuy nhiên, trước những khó khăn đó cùng với sự nỗ lực toàn thể các phòng ban trong công ty, trong đó khối kế hoạch với vai trò đưa ra những quyết định sản xuất và giá cả hợp lý đã góp phần vào việc đạt được những kết quả kinh doanh rất khả quan, nổi bật là trong năm 2008 lợi nhuận vượt kế hoạch đặt ra là 1854 triệu đồng (đạt 122% KH) đây là mức tăng cao nhất trong 3 năm.

Thực trạng hoạt động KHH sản xuất của công ty CP VPP Hồng Hà trong những năm gần đây

• Đánh giá về công tác KH sản xuất tại công ty CP VPP Hồng Hà 1.Các ưu điểm

Các thủ kho là những người tham gia vào quá trình giám sát việc thực hiện kế hoạch bằng cách quản lý lượng hàng nhập kho, đồng thời cũng là người cung cấp các thông tin về hàng tồn kho cho các cán bộ kế hoạch trong việc lập kế hoạch sản xuất giai đoạn kế tiếp. Giai đoạn chuẩn bị cho việc lập kế hoạch sản xuất, các cán bộ phụ trách việc lập kế hoạch sẽ thu thập thông tin làm căn cứ cho việc lập kế hoạch gồm mục tiêu phát triển của công ty, dự báo nhu cầu tiêu thụ kỳ kế hoạch, chiến lược dồn hàng mùa vụ chính, khả năng sản xuất. Hoạch định kế hoạch là một phương pháp tiếp cận hợp lý để đạt được những mục tiêu đã đề ra, nhưng quá trình thực hiện lại diễn ra trong tương lai, trong sự tác động qua lại giữa nhiều yếu tố: Mục tiêu với thời gian và các căn cứ xây dựng thực hiện.

Việc nghiên cứu thị trường mới chỉ là thực hiện tổng hợp nhu cầu các sản phẩm trên các thị trường khác nhau mà chưa có những nghiên cứu thật sâu sắc, không có những dự báo ngắn hạn, dài hạn thật chính xác mà chủ yếu dựa vào tình hình tiêu thụ giai đoạn trước. −Thống kờ Cụng ty, phõn xưởng thường xuyờn theo dừi kế hoạch của đơn vị mình nếu phát hiện thấy việc thực hiện không đúng với kế hoạch phải kịp thời báo cáo với cấp trên quản lý trực tiếp để kịp thời điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình sản xuất. Với trường hợp các đơn hàng phát sinh ngoài dự kiến mà công ty có thể tiến hành sản xuất ngay trong kỳ kế hoạch thì sẽ được ưu tiên sản xuất ngay sau khi nhận được đơn hàng và hoạt động sản xuất khác đang được tiến hành trên dây chuyền sẽ tạm thời dừng lại.

Sở dĩ nói như vậy vì, các thủ kho thu thập thông tin tại kho sau đó tổng hợp bằng văn bản và gửi lên văn phòng của khối, sau khi nhận được thông tin, cán bộ phụ trách quản lý hàng hóa, vật tư lại phải tiến hành vào các số liệu đó vào trong phần mềm quản lý ở máy tính của mình. - Trong qui trình lập kế hoạch, cán bộ kế hoạch mới chỉ đưa ra một phương án kế hoạch duy nhất mà không phải là việc dựng lên nhiều kịch bản (phương án) sản xuất khác nhau với những tình huống khác nhau sau đó lựa chọn một phương án tối ưu phù hợp với tình hình thực tế.

GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CP VPP HỒNG HÀ

• Giải pháp hoàn thiện công tác kế hoạch hóa sản xuất tại công ty 1.Điều kiện phục vụ cho công tác KH sản xuất

Tuy nhiên để đảm bảo công tác hỗ trợ thật sự hiệu quả thì ngoài các cán bộ cung cấp thông tin về hàng hóa và vật tư tồn kho nên thêm cán bộ có nhiệm vụ thu thập các thông tin từ các phòng ban chức năng khác nhất là thông tin tiêu thụ, thông tin tài chính, nhân sự,. - Bộ phận theo dừi, giỏm sỏt kế hoạch: Ngoài việc phú tổng giỏm đốc phụ trách sản xuất và giám đốc khối kế hoạch thường xuyên giám sát, sau khi bộ phận thống kờ được chuyển sang khối kế hoạch thỡ sẽ cụng việc theo dừi và giỏm sát thực hiện sẽ là công việc thống nhất chung trong chức năng nhiệm vụ của khối kế hoạch. Như chúng ta thấy hiện nay kinh tế luôn có những biến động khó lường, giá cả nguyên vật liệu liên tục biến động, là một doanh nghiệp sản xuất vật chất với chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 60-70% giá thành nếu không có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu phù hợp sẽ dẫn tới không chủ động được sản xuất và quyết định giá cả sản phẩm.

Như đã phân tích ở phần trên, đặc điểm sản xuất văn phòng phẩm là có tính chất mùa vụ, vì thế nếu không có chiến lược sản xuất để dự trữ sản phẩm phù hợp thì sẽ rất dễ dẫn tới trường hợp hàng hóa sản xuất ra không đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường vào những tháng thị trường có nhu cầu cao. Xác định tổng nhu cầu nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất trong thời gian kế hoạch, cán bộ kế hoạch tiếp tục thu thập thông tin về tồn kho vật tư, khối lượng dự trữ vật tư cần thiết để tìm ra nhu cầu nguyên vật liệu cần đặt hàng trong thời kỳ kế hoạch. Để hoàn thiện được công tác kế hoạch hóa sản xuất không phải là việc làm ngày một ngày hai mà phải tiến hành dần dần từng phần một, phù hợp với tình hình điều kiện của công ty hiện nay, phù hợp với sự phát triển của công ty giai đoạn tới.