Hướng dẫn kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Hàn Việt

Phương pháp kế toán chi tiết, NL, VL và CCDC

Nguyên tắc kế toán chi tiết: Thủ khi dùng thẻ kho để ghi chép số lượng nhập, xuất, tồn và cuối kỳ phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ khi của từng thứ NLVL và CCDC vào cột số lượng trên sổ số dư.Kế toán lập bảng tổng hợp giá trị nhập – xuất – tồn kho của từng nhóm NLVL và CCDC của từng kho và ghi giá trị tồn kho cuối kỳ của từng thứ NLVL và CCDC vào cột số tiền trền sổ số dư để có số liệu đối chiếu với bảng tổng hợp giá trị nhập – xuất – tồn kho về mặt giá trị. Phương phỏp kiểm kờ định kỳ là phương phỏp khụng theo dừi một cỏch thường xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hóa , sản phẩm, trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế.Từ đó xác định xuất chúng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức.

TNHH HÀN VIỆT

TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY

Trong quá trình xây dựng, phát triển đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của thị trường, công ty luôn đổi mới thiết bị, công nghệ và nâng cao năng suất, chất lượng, đa dạng hoá các mặt hàng sản xuất, từng bước nâng cao uy tín và mở rộng thị trường. - Sản phẩm dành cho khách sạn: Chăn, ga, gối, đệm, khăn vải, khăn bàn, váy ghế, tấm trang trí, kệ giường, đầu giường, khăn tắm, áo tắm, thảm chân…Đặc biệt Công ty Hanvico còn cung cấp các sản phẩm chăn, đệm và gối làm bằng chất liệu lông cho các khách sạn 5 sao khi có yêu cầu. Vải được chuyển từ kho qua tổ cắt cùng với một lớp vải lót ở dưới và một lớp bông PE 6oz; 8oz (là bông một lớp sau giai đoạn cán trong quy trình sản xuất chăn đông) sau đó, được chần theo các hoa văn khác nhau, độ dày thưa khác nhau phụ thuộc vào yêu cầu và tính thẩm mỹ của từng loại ga.

- Phòng kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ lập kế hoạch cho sản xuất của doanh nghiệp và của từng phân xưởng dựa vào những hợp đồng đã ký với khách hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu của các phân xưởng, cân đối nguyên vật liệu, đôn đốc kiểm tra quá trình sản xuất, xây dựng định hướng chiến lược sản xuất kinh doanh, đề nghị các chương trình kế hoạch đối với giám đốc.

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Các thành viên trong phòng kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau, các nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau có nhiệm vụ tập hợp số liệu, lập các sổ chi tiết và sổ tổng hợp cần thiết để cung cấp cho các nhân viên phụ trách phần hành có liên quan nhằm thực hiện tốt nhất chức năng và nhiệm vụ của mình để đạt được mục tiêu đã đề ra của công tác kế toán trong công ty. Ngoài mang những đặc điểm riêng phù hợp với việc sản xuất chăn, ga, gối, đệm… NVL của công ty còn mang những đặc điểm của NVL nói chung trong doanh nghiệp sản xuất, đó là: NVL là các đối tượng lao động chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất, trong quá trình sản xuất giá trị NVL chuyển một lần vào giá trị sản phẩm, hình thái của NVL thay đổi hoàn toàn trong quá trình sản xuất. − NVL phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói, phục vụ cho quá trình lao động.

− Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu mua ngoài, bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn, thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có), thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,…nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên liệu, vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có).

PHIẾU NHẬP KHO

Đối với NVL nhập khẩu ngoài đơn đặt hàng (packing lits), hợp đồng thương mại (Sales Contract), hóa đơn (Commercial invoice), giấy báo chứng từ hàng nhập theo L/C còn phải sử dụng các chứng từ khác để có được NVL như:Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Chứng từ ghi số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải thu. Thủ kho căn cứ vào kế hoạch sản xuất và phiếu xuất kho tiến hành kiểm giao vật tư xuất, ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, cùng với người nhận NVL ký vào phiếu xuất kho, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ xuất kho cho kế toán. Khi một doanh nghiệp nào đó có nhu cầu mua lại NVL của công ty, trên cơ sở hợp đồng ký kết, lệnh xuất kho được phê duyệt bởi giám đốc và kế toán trưởng, kế toán NVL lập phiếu xuất kho; thủ kho tiến hành giao hàng cho đối tác và ghi số thực xuất, cùng với người nhận hàng ký vào phiếu xuất rồi chuyển cho kế toán NVL.

Dựa trên kế hoạch sản xuất (kế hoạch sản xuất đồng thời là lệnh xuất NVL) phòng KHVT - XNK lập phiếu xuất có sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc chuyển cho thủ kho; thủ kho tiến hành xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho sau đó cùng với người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho và chuyển cho kế toán NVL định khoản, ghi các chỉ tiêu giá trị và ghi sổ.

BÁO CÁO NHẬP XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Ngày 31 tháng 12 năm 2008

Cuối tháng, kế toán NVL và thủ kho tiến hành đối chiếu về mặt số lượng giữa sổ chi tiết và thẻ kho cho từng danh điểm vật tư. Ngoài ra kế toỏn NVL cũng phải theo dừi chi tiết việc thanh toỏn với nhà cung cấp trong trường hợp mua hàng trả chậm hoặc đặt trước tiền hàng. Mặt khác, kế toán cũng mở sổ chi tiết thanh toán với người bán bằng phương pháp thủ công (ghi chép bằng tay) để tiện đối chiếu.

Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở theo năm, mỗi nhà cung cấp thường xuyên được mở trên một số lượng trang nhất định của quyển sổ; các nhà cung cấp vãng lai thường được thanh toỏn ngay nờn khụng theo dừi.

SỔ CÁI

Mặc dù Doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng kế toán lại không mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Các nghiệp vụ xuất NVL do phương pháp tính giá xuất ở đây là “giá bình quân cả kỳ dự trữ” nên chứng từ ghi sổ được máy tự động lập mỗi tháng 1 lần vào ngày cuối cùng của tháng, sau khi giá vật tư xuất kho đã được xác định. Số liệu từ chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi sổ cái TK 152 và các TK liên quan khác (máy tính tự động lập).

Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, dư cuối kỳ của các tài khoản được sử dụng để lập bảng cân đối số phát sinh.

CHỨNG TỪ GHI SỔ

− Đối với NVL nhập khẩu về dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh vào giá gốc NVL nhập khẩu theo giá có thuế nhập khẩu. Đối với vật liệu này khi mua về sẽ được sắp xếp riêng và khi gia công trị giá vật liệu xuất gia công chính là giá thực tế vật liệu đó nhập (Xuất theo phương pháp giá đích danh).  Trường hợp NVL mua về nhập kho nhưng đơn vị phát hiện không đúng qui cách, phẩm chất theo hợp đồng kí kết phải trả lại người bán hoặc được giảm giá, kế toán phản ánh giá trị hàng xuất kho trả lại hoặc giảm giá.

Trong điều kiện kinh tế thị trường, giá cả thường xuyên biến động, do đó hàng hóa nói chung hay NVL nói riêng nếu mua ngoài về chưa dùng ngay sẽ mang giá trị lạc hậu so với giá thị trường hiện tại.

PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HÀN VIỆT

Mặc dù nhân viên trong công ty được tổ chức theo các phòng ban, được chuyên môn hoá và được phân công, phân nhiệm cụ thể nhưng phòng kế toán luôn luôn có sự liên hệ chặt chẽ với các phòng ban khác giúp cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty được liên tục, thống nhất, tăng hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý đặc biệt là trong phần hành kế toán NVL. − Thứ 4: Việc lập dự phòng giảm giá NVL:Công ty sử dụng rất nhiều loại NVL, có một số loại có giá cả không thật ổn định qua các năm, do vây vào cuối mỗi năm cần phải lập dự phòng giảm giá vật liệu cho từng loại vật liệu giảm giá so với giá trị thị trường nhằm chủ động bù đắp giá trị tổn thất do giảm giá vật tư tồn kho có thể xảy ra. − Thứ 8: NVL của công ty phải nhập khẩu 60%, mặc dù hiện nay Việt Nam đã gia nhập WTO nên doanh nghiệp thuận lợi hơn rất nhiều trong quá trình nhập khẩu NVL song công ty vẫn phải chịu những biến động bất thường về giá cả, rủi ro trong quá trình vận chuyển, tiền bảo hiểm, các loại thuế …Các yếu tố này khiến chi phí NVL của công ty khá cao.

Sau hai tháng thực tập tại đây, dưới sự hướng dẫn tận tình của cô chú, anh chị phòng kế toán của công ty TNHH Hàn Việt và cô giáo Nguyễn Hải Đường , em đã từng bước xem xét, tìm hiểu phần thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty từ đó rut ra những bài học bổ ích phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn sau khi ra trường.