MỤC LỤC
Hải Hà nói riêng cũng như tất cả các doanh nghiệp khác nói riêng, muốn tồn tại và phát triển cẩn phải định hướng cho mình một lối đi đúng đắn, một chính sách kịp thời,phù hợp, đảm bảo đem lại hiệu quả cao cho công ty mà vẫn giữ vững chữ tín với khách hàng. Trong hoạt động buôn bán ngoại thương thì văn bản pháp lý đầu tiên để chứng tỏ mối quan hệ làm ăn giữa hai bên đó chính là hợp đồng ngoại thương. Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương với các đối tác nước ngoài, ban lãnh đạo công ty Hải Hà vẫn giữ tiêu chí là “hợp tác, đôi bên cùng có lợi”.
- SAY : Seven thousands five hundred forty two point eight only dollars – số tiền bằng chữ: Bảy nghìn năm trăm bốn mươi hai phẩy tám đô la Mỹ. Đối với thanh long là mặt hàng đơn giản, dễ đóng gói nên trong điều khoản này, chi tiết được thể hiện bằng bảng, có thể kiểm tra được dễ dàng, đồng thời cũng rất ngắn gọn. “Tất cả các chứng từ cần thiết cho việc xuất khẩu mà hai bên đã thỏa thuận như: phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, vận đơn hoặc vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ mẫu E,…sẽ được gởi cho người mua cùng với giao hàng.
Trong hợp đồng việc thanh toán thể hiện bằng TTR – chuyển tiền bằng điện 100% giá trị cùa hợp đồng.Nghĩa là bất cứ khi nào người mua trả tiền cho người bán thì sẽ nhận được bộ chứng từ. Cuối cựng hợp đồng thể hiện rừ hợp đồng được làm thành 04 bản, 02 bản tiếng Việt và 02 bản tiếng Anh, mỗi bên giữ hai bản, và hợp đồng có hiệu lực đến hết ngày. Chữ kí và con dấu của các bên giúp hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và trở thành cơ sở pháp lý cho các bên chịu trách nhiệm khi có bất kì một phát sinh nào xảy ra.
Với mặt hàng đơn giản như thanh long, cùng với HUITONG ECONOMIC TRADE LTD là một đối tác khá uy tín và đã làm ăn lâu dài, việc thể hiện hợp đồng như vậy là hợp lý và cần thiết. Người xuất khẩu không có căn cứ nào để có thể đảm bảo được rằng người mua sẽ trả tiền cho mình, ngoại trừ dựa vào uy tín và mối quan hệ hợp tác lâu dài trong thời gian qua giữa các bên.
- Chủ hàng sau khi hoàn tất mọi quy trình đóng hàng vào container sẽ vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi container hoặc hải quan của cảng quy định vào đúng ngày giờ quy định trong lệnh giao vỏ container ( closing time). Sau khi chuẩn bị xong các chứng từ cần thiết, nhân viên giao nhận phải kiểm tra lại tính chính xác của bộ chứng từ, tra mã hàng hóa và tính thuề theo biểu thuế quy định mới nhất hiện hành để căn cứ vảo đó điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết vào tờ. Tiếp nhận thông tin phản hồi từ phía cơ quan hải quan: trong bước này thì cơ quan hải quan sẽ kiểm tra lại tình chính xác của tất cả các chi tiết thể hiện trên tờ khai.
• Thực tế cho thấy, tờ khai hải quan điện tử ra đời giúp cho việc khai báo và thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu đơn giản và dễ dàng hơn nhiều, tuy vậy nhưng vẫn không kém phần đầy đù các chi tiết. - Sau khi đã hoàn tất thủ tục thông quan cho hàng hóa, nhân viên giao nhận đến hải quan giám sát bãi ghi số cont, số seal và ghi vào ô số 28 thêm các chi tiết về số container, số seal. - Đây là trường hợp hàng hóa xuất khẩu giao bằng container nên sau khi chủ hàng hoàn tất công việc đóng hàng vào container, kiểm nghiệm, kiểm dịch, niêm phong kẹp chì, làm thủ tục hải quan thì sẽ chở container giao lại cho hãng tàu tại bãi container của cảng trước thời gian quy định trong Lệnh cấp container rỗng.
Như phương thức thanh toán đã được thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu phải chuẩn bị một bộ chứng từ thanh toán cho phù hợp với những yêu cầu đã thỏa thuận với người nhập khẩu để được thanh toán tiền hàng. - Sau khi hoàn thành các bước thủ tục hải quan, chủ hàng sẽ cung cấp chi tiết thông tin về lô hàng cho hãng tàu như tên, địa chỉ người xuất khẩu, tên , địa chỉ người nhập khẩu, tên và địa chỉ người thứ ba ( nếu có)., tên hàng, số lượng hàng, tên và ố hiệu con tàu, tên cảng bốc, cảng dỡ,…. - Form E:cấp cho hàng Việt Nam xuất khẩu sang Trung Quốc là loại Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cấp cho hàng hóa của Việt Nam được hưởng các ưa đãi thuế quan theo Hiệp định khung về hợp tác Kinh tế toàn diện giữa Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á và Cộng Hòa Nhân Dân Trung Hoa có hiệu lực từ ngày 26 tháng 11 năm 2003.
- Form AK:cấp cho hàng hóa Việt Nam xuất khẩu sang Hàn Quốc theo Hiệp định Thương mại hàng hóa thuộc Hiệp định khung về Hợp tác kinh tế toàn diện giữa các Chính Phủ của các nước thành viên thuộc Hiệp hội các Quốc gia Đông Nam Á và Chính Phủ Đại Hàn Dân Quốc. Đối với mặt hàng là trái thnah long, khi đưa đi xuất khẩu, hầu hết các công ty phải qua đăng ký kiểm dịch theo yêu cấu của khách hàng nhằm đảm bảo vệ sinh cũng như an toàn chất lượng. Trong thời gian 01 ngày kể từ khi đăng ký kiểm dịch thực vật, người đăng kí sẽ đóng phì tại cơ quan kiểm dịch, mang theo biên bản kiểm dịch vả lấy mẫu thực vật, B/L và giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do người đăng kí khai báo.
Người nhập khẩu sẽ thanh toán cho người xuất khẩu tất cả số tiền hàng quy định đã thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương, củng như hai bên quyết toán với nhau các vấn đề liên quan đến chứng từ lô hàng.
Bên cạnh việc chú ý cải thiện chất lượng dịch vụ,công ty cũng nên tập trung vào các công tác khuyến khích nhân viên.Công ty nên có những ưu đãi hợp lý để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên,để công việc được thực hiện một cách hiệu quả hơn nữa.
Tiếp đến các khâu trong quy trình thủ tục giao nhận hàng hóa cần phải nhanh gọn chính xác.Muốn vậy từ khâu chuẩn bị hồ sơ phải được thực hiện một cách hiệu quả,đầy đủ,hợp lệ.Đặc biệt trong khâu tính thuế cho hàng hóa,các nhõn viờn phải hiểu rừ tớnh chất,đặc điểm,cụng dụng của hàng húa,cũng như các quy tắc,quy định áp mã thuế để áp mã số thuế thật chính xác.Điều này giúp cắt giảm chi phí cũng như thời gian cho việc giám định hàng hóa hoặc làm lại hồ sơ nếu tính sai thuế.Xuất trình bộ hồ sơ theo đúng quy định.Đồng thời các nhân viên phải nắm vững nghiệp vụ,các quy định về khai Hải Quan tại các Chi Cục Hải Quan,kho,bãi cũng như kịp thời cập nhật những sửa đổi,bổ sung của các ban ngành liên quan về lĩnh vực kinh doanh XNK nhằm tránh những sai sót,giúp cho quá trình giao nhận diễn ra dễ dàng,nhanh chóng và ít tốn kém hơn. Bên cạnh đó,công ty nên đầu tư vốn vào các hoạt động kinh doanh và sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả nhất.Đó là việc đầu tư nâng cấp,mở rộng hệ thống kho bãi,phương tiện vận tải nhằm phục vụ vận chuyển và lưu trữ hàng hóa trong hợp đồng giao nhận mà được mong chờ sẽ ngày càng nhiều trong tương lai,tiêt kiệm không ít chi phí thuê mướn hoặc tăng doanh thu thay vì giao khâu vận tải cho công ty khác làm và cũng có thể cung cấp dịch vụ tận nơi cho các công ty trong và ngoài tỉnh một cách nhanh chóng,đúng hạn,nhờ đó mà uy tín của công ty được nâng lên.Thứ hai là đầu tư vào việc mở rộng phạm vi hoạt động giao nhận bằng đường biển,đường bộ,đường hàng không và đa dạng hóa các mặt hàng xuất khẩu và nhập khẩu. Hơn nữa công ty nên thành lập phòng Marketing để tập chung hơn vào việc tìm kiếm thị trường,giúp công ty có nhiều khách hàng lớn trong và ngoài nước,thúc đẩy việc tăng doanh thu.Đồng thời,đầu tư vào việc bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên cũng rất quan trọng,một mặt nâng cao nghiệp vụ.