Quy trình thu thập và lập chứng từ thanh toán hàng dệt may xuất khẩu

Chứng từ bảo hiểm

Bảo hiểm đơn thể hiện được tất cả điều khoản cơ bản trong hợp đồng bảo hiểm, đưa ra những chi tiết đầy đủ về các rủi ro được bảo hiểm nên khi kiện tụng tranh chấp xảy ra có thể căn cứ vào bảo hiểm đơn mà không cần phải có hợp đồng bảo hiểm. Nếu ngày phát hành chứng từ bảo hiểm trễ hơn ngày gửi hàng hoặc ngày cấp vận đơn thì ngân hàng sẽ từ chối chấp nhận thanh toán vì có nguy cơ tổn thất xảy ra sẽ không được công ty bảo hiểm bồi thường do chênh lệch về ngày tháng nói trên.

Các loại giấy chứng nhận hàng hoá

• Chứng từ bảo hiểm phải do công ty bảo hiểm hoặc đại lý bảo hiểm cấp mới có giá trị, nếu chứng từ bảo hiểm do người môi giới bảo hiểm cấp thì không có giá trị và sẽ bị ngân hàng từ chối (ngoại trừ được quy định trong L/C). Đây là giấy chứng nhận do người hưởng lợi L/C lập ra để xác nhận người nhập khẩu đã thực hiện một số yêu cầu của L/C như đã gởi một bộ bản sao chứng từ cho người mở L/C, hay xác nhận đã gởi 1/3 bản gốc cho người nhận hàng bằng dịch vụ chuyển phỏt nhanh.

Lập hối phiếu

• Hối phiếu được viết tay hay in sẵn theo mẫu đều có giá trị, thông thường người ta sử dụng hối phiếu in sẵn có những khoản trống để cho người ký phát điền vào những nội dung cần thiết.  Trên bản thứ nhất ghi “At..sight of this first bill of exchange (second of the same tenor and date being unpaid)” - ngay sau khi nhìn thấy bản thứ nhất của tờ hối phiếu này (bản thứ hai viết cùng nội dung ngày tháng không trả tiền).  Trên bản thứ hai ghi “At..sight of this second bill of exchange (first of the same tenor and date being unpaid)”- ngay sau khi nhìn thấy bản thứ hai của tờ hối phiếu này (bản thứ nhất viết cùng nội dung ngày tháng không trả tiền). Những yếu tố chính của hối phiếu:. Theo ULB, việc lập hối phiếu phải bao gồm các yếu tố sau đây:. • Tiêu đề hối phiếu: BILL OF EXCHANGE / EXCHANGE FOR. • Địa điểm và ngày ký phát hối phiếu. • Số tiền trên hối phiếu.  Trả ngay: “At sight of the first bill of exchange”. - Trả sau bao nhiêu ngày khi nhìn thấy hối phiếu: At 90 days after sight. - Trả sau bao nhiêu ngày kể từ ngày giao hàng, ngày lập vận đơn: At 90 days after bill of lading date, shipment date).

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY

Tình hình sử dụng các nguồn lực tại Công ty

Các cửa hàng phụ tùng dùng để trưng bày và cung cấp phụ tùng ngành may cho các đơn vị, ngoài ra còn thực hiện kinh doanh các thiết bị ngành may mục đích cung cấp cho các công ty khác trong ngành. Nhận xét: Căn cứ vào bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, ta nhận thấy xu thế biến động là ổn định, không có đột biến bất thường trong các giai đoạn từ năm 2005-2007, doanh thu và chi phí đều tăng. Căn cứ vào mức lợi nhuận sau thuế của các năm qua có thể thấy lợi nhuận đạt được chưa tương xứng với qui mô hiện tại của doanh nghiệp, trong thời gian tới doanh nghiệp cần đẩy mạnh công tác khia thác thị trường, đa dạng hóa sản phẩm, kết hợp các giải pháp nâng cao lợi nhuận sau thuế, đó là đích đến mà doanh nghiệp cần đạt được.

Quy trình lập chứng từ thanh toán hàng dệt may xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Công ty

• Thu thập và lập bộ chứng từ thanh toán
• KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN

Căn cứ trên Phiếu đóng gói (Profoma Packing) được fax từ dưới xưởng lên, biết được thông tin về cách đóng gói, số thùng carton, trọng lượng cả thùng, trọng lượng, số thùng hàng chứa trong một container, trên cơ sở đó, nhân viên lập Packing List điền đầy đủ thông tin để khai báo hải quan. Toàn bộ nội dung trong bộ chứng từ đều không được cạo sửa, tẩy xoá..(tên, địa chỉ, số tài khoản, số lượng, trọng lượng, khối lượng hàng hoá, giá cả, thành tiền..) và những nội dung đó còn phải phù hợp với nguồn luật chi phối, phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng thương mại, các điều khoản trong tín dụng thư. Chính vì vậy mà nhân viên phòng kinh doanh công ty phải kiểm tra lại một lần nữa nội dung bộ chứng từ nhằm đảm bảo sự phù hợp tất yếu về hàng hoá, về ngày tháng của chứng từ hoá đơn..cũng như sự phù hợp về số lượng, trọng lượng, khối lượng, chất lượng và xuất xứ của các hàng hoá được kê khai.

KIẾN NGHỊ

• NHỮNG LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN BẰNG L/C

UCP 500 Điều 13(b) & 14(d) (i) Ngân hàng phát hành, Ngân hàng xác nhận, nếu có, hoặc Ngân hàng được chỉ định, mỗi Ngân hàng có một thời gian hợp lý, nhưng không quá 7 ngày làm việc tiếp theo ngày nhận chứng từ, để kiểm tra chứng từ và quyết định sẽ nhận hay từ chối chứng từ và thông báo cho bên mà từ đó Ngân hàng này nhận chứng từ, biết quyết định của mình.(The Issuing Bank, the Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, shall each have a reasonable time, not to exceed seven banking days following the day of receipt of the documents, to examine the documents and determine whether to take up or refuse the documents and to inform the party from which it received the documents accordingly).…. UCP 600 Điều 16(c)Khi ngân hàng được chỉ định, Ngân hàng xác nhận, nếu có, hoặc Ngân hàng phát hành từ chối chấp nhận hoặc chiết khấu bộ chứng từ xuất trình, thì phải gửi một thông báo duy nhất cho người xuất trỡnh.Thụng bỏo phải nờu rừi. Ngân hàng từ chối chấp nhận hoặc. Ngân hàng phát hành, Ngân hàng xác nhận, nếu có hoặc Ngân hàng được chỉ định, mỗi Ngân hàng sẽ có một thời gian hợp lý, nhưng không quá 7 ngày làm việc ngân hàng tiếp theo ngày nhận chứng từ, để kiểm tra chứng từ và quyết định sẽ nhận hay từ chối. chiết khấu, vàii. Mỗi điểm bất hợp lệ theo đó Ngân hàng từ chối chấp nhận hoặc chiết khấu; vàiii. a) Ngân hàng đang giữ chứng từ chờ các chỉ dẫn tiếp theo từ người xuất trình;. hoặcb) Ngân hàng phát hành đang giữ bộ chứng từ cho tới khi nhận được chấp nhận bộ chứng từ bất hợp lệ của người yêu cầu mở thư tín dụng và đồng ý với việc chấp nhận đó, hoặc nhận các chỉ dẫn tiếp theo từ người xuất trình trước khi đồng ý việc chấp nhận bộ chứng từ của người mở yêu cầu thư tín dụng, hoặcc) Ngân hàng đang gửi trả lại bộ chứng từ, hoặcd) Ngân hàng đâng hành động theo các chỉ dẫn từ người xuất trình chứng từ đã nhận từ trước.(When a nominated bank acting on its nomination, a confirming bank, if any, or the issuing bank decides to refuse to honour or negotiate, it must give a single notice to that effect to the presenter.The notice must state:that the bank is refusing to honour or negotiate; andeach discrepancy in respect of which the bank refuses to honour or negotiate; anda) that the bank is holding the documents pending further instructions from the presenter; orb) that the issuing bank is holding the documents until it receives a waiver from the applicant and agrees to accept it, or receives further instructions from the. Thông báo đó phải nêu tất cả những điểm bất hợp lệ mà theo đó Ngân hàng từ chối cỏc chứng từ và cũng ghi rừ Ngân hàng đang giữ bộ chứng từ để tuỳ quyền định đoạt của người xuất trình hay trả chứng lại cho người xuất trình.(Such notice must state all discrepancies in respect of which the bank refuses the documents and must also state whether it is holding the documents at the disposal of, or is returning them to, the presenter). presenter prior to agreeing to accept a waiver; orc) that the bank is returning the documents; ord) that the bank is acting in accordance with instructions previously received from the presenter).