Tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ bằng phần mềm kế toán tại Traphaco

Trình tự hạch toán

Cuối tháng, sau khi đã nhập đầy đủ các phiếu nhập thành phẩm, hàng hoá, kế toán tiến hành tính giá vốn cho hàng bán. Kế toán chỉ việc vào phân hệ kế toán hàng tồn kho và chạy “Tính giá trung bình”, sau đó chơng trình sẽ tự động tính giá vốn trung bình cho các loại thành phẩm, hàng hoá.

Phơng pháp hạch toán

Mã khách công nợ: kế toán cập nhật mã khách hàng (mã này đợc quy định trong danh mục khách hàng), chơng trình sẽ tự động hiện tên khách, địa chỉ, mã số thuế của khách.Trong trờng hợp này (tiêu thụ nội bộ) thì mã khách đợc nhập chính tên công ty. Hoá đơn bán hàng: chứng từ này đợc sử dụng để phục vụ cho việc quản lý kho hàng và lên báo cáo thuế GTGT. Việc khử trùng về chứng từ (lựa chọn thông tin từ các chứng từ chứa thông tin giống nhau của cùng 1 nghiệp vụ) sẽ do chơng trình tự động thực hiện.

Căn cứ vào các thông tin trên các chứng từ do kế toán nhập trên đây, chơng trình sẽ tự động hạch toán và cho ra các báo cáo, sổ sách về tiêu thụ bao gồm: Bảng kê hoá đơn bán hàng, báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng, báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, theo hợp đồng, báo cáo tổng hợp thanh toán theo giá bán, sổ cái tài khoản 5111, 5112, nhật ký bán hàng.

Tài khoản sử dụng

Trong đó kế toán phải nhập: Ngày, số chứng từ, số seri, mã khách công nợ, diễn giải, mã nhập xuất (tài khoản đối ứng), mã kho, mã hàng (chơng trình tự động lên tên, đơn vị tính của hàng bị trả lại), thuế suất và tài khoản thuế. Trong trờng hợp hàng bán ra tháng trớc bị trả lại tháng này, kế toán phải nhập lại với giá vốn của tháng trớc, chứ không đợc dùng giá vốn của tháng này, vậy nên phải dùng phiếu nhập hàng bán bị trả lại với giỏ vốn đớch danh. Trong trờng hợp hàng bán ra và bị trả lại trong cùng một tháng, giá vốn nhập lại bằng giá vốn trung bình của tháng liên quan, nên sử dụng “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, giá trung bình”.

Giá trung bình này cha đợc tính, phải chờ đến cuối tháng, khi tính giá vốn thì chơng trình sẽ lấy giá vốn trung bình cập nhật cho cả các phiếu nhập hàng bán bị trả lại thuộc loại này.

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bao gồm: Chi phí tiền lơng nhân viên quản lý doanh nghiệp và các khoản trích theo lơng, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu, bao bì, đồ dùng văn phòng, các khoản thuế, phí, lệ phí, các khoản chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí khác bằng tiền. Hiện tại đối với tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, công ty đang sử dụng nh theo chế độ hiện hành (theo dừi cỏc chi phớ phỏt sinh thuộc về quản lý kinh doanh trờn toàn doanh nghiệp). Cũng tơng tự nh đối với chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ về các chi phí quản lý doanh nghiệp để nhập dữ liệu vào máy tính.

Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài hoặc chi phí bằng tiền khác mà thanh toán bằng tiền thì kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng”, còn nếu cha thanh toán thì kế toán nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp”.

Phơng pháp hạch toán

Với số lợng sản phẩm tiêu thụ lớn đặc biệt lại gồm nhiều chủng loại rất thuận tiện, đảm bảo giảm bớt khối lợng công việc lớn cho các nhân viên kế toán tăng năng suất lao động kế toán so với kế toán thủ công, mặt khác còn đảm bảo độ chính xác cao, giải quyết đợc khó khăn trong tính toán số liệu lớn, dễ sai sót. Công ty đã xây dựng một bộ máy kế toán gọn nhẹ, tơng đối hoàn chỉnh và phù hợp với điều kiện ứng dụng kế toán máy với đầy đủ những phần hành kế toán cần thiết và đội ngũ nhân viên kế toán có trỡnh độ nghiệp vụ chuyờn mụn vững vàng, đợc phõn cụng nhiệm vụ rừ ràng, tuõn thủ nguyờn tắc bất kiêm nhiệm. Trong phần hành kế toán bán hàng, tài khoản phản ánh giá vốn hàng bán , tài khoản phản ánh doanh thu tiêu thụ và tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu đợc chi tiết theo loại hình (tài khoản 6321- giá vốn hàng bán: hàng hoá, tài khoản 6322- giá vốn hàng bán: thành phẩm, tài khoản 5111- doanh thu bán hàng hoá, tài khoản 5112- doanh thu bán thành phẩm ..).

Điều này là phù hợp với điều kiện của công ty, vì: công ty có số lợng chủng loại thành phẩm, hàng hoá nhiều, đơn giá không quá cao, tần suất nghiệp vụ nhập xuất nhiều và yêu cầu cung cấp thông tin về nhập- xuất- tồn và thời hạn bảo quản không đòi hỏi liên tục hàng ngày, mặt khác công ty ứng dụng kế toán máy nên việc tính giá trung bình hoàn toàn đơn giản, mặc dù công tác hạch toán dồn vào cuối kỳ nhng với tốc độ xử lý của máy tính thì công việc vẫn đảm bảo đợc thực hiện đúng tiến độ.