MỤC LỤC
Phần mền kế toán mà doanh nghiệp sử dụng có cách thức vào số liệu chuyển số liệu vào các sổ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, vì vậy trong máy tính các qui trình vẫn được thực hiện theo qui trình sổ như nhà nước qui định. Theo Công ty, thì việc không sử dụng 2 sổ cái tài khoản này là do trong việc tính giá thành xác định chi phí và doanh thu Công ty không tính chi phí và giá thành đơn lẻ cho từng đơn đặt hàng mà tính tổng hợp cho tất cả các đơn đặt hàng trong quý, do khi định khoản chi phí nguyên, vật liệu xuất cho quản lý Công ty sử dụng luôn tài khoản 621 dẫn đến không có sổ cái của tài khoản này trong kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu.
Mực in được nhập từ nước ngoài như Đức, Nhật Bản, Hàn Quốc có chất lượng đảm bảo hơn so với trong nước, do vậy thường được sử dụng cho những sản phẩm yêu cầu chất lượng cao. Về bảo quản nguyên, vật liệu trong kho, Công ty có một kho ngay tại Công ty với cơ sở kỹ thuật hiện đại đảm bảo yêu cầu bảo quản các loại mực và các nguyên, vật liệu khác.
Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp của Công ty trong tổ chức lao động sản xuất, góp phần nâng cao thương hiệu của Công ty, tăng tính cạnh tranh về sản phẩm trên thị trường. Tại phòng vật tư khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên (đối với nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu), do quản đốc phân xưởng hoặc các nhân viên khác cho Công ty chuyển lên (đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu) , kế toán vật tư sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các chứng tứ đó. Trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về xảy ra ít, nhưng nếu xảy ra kế toán vật tư tại phòng tài vụ vẫn tiến hành lập phiếu giao nhận vật tư và chuyển lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư nhưng tại đây kế toán vật tư sẽ không tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính mà sẽ giữ lại phiếu nhập kho này chờ khi hoá đơn về mới tiến hành nhập dữ liệu.
Khi kế toán nhập các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vào máy tính, máy tính sẽ tự động cập nhập dữ liệu vào các sổ chi tiết, vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hoá (Biểu 3: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá.) , sổ chi.
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá
TK 642 không được sử dụng trong kế toán chi phí nguyên, vật liệu đó là do chỉ có một nguyên, vật liệu xuất kho phục vụ cho quản lý chung là mực laze phục vụ cho in văn phòng với số lượng ít không đáng kể. Do vậy chi phí về mực laze này Công ty định khoản vào TK 621, với đặc điểm về tính chi phí và lợi nhuận chung cho tất cả các đơn đặt hàng thì điều này không ảnh hưởng đến chi phí từng đơn đặt hàng nào. Tên nhà cung cấp( tên này đã được nhập sẵn trong danh mục nhà cung cấp, kế toán chỉ cần ấn phím F5 chọn nhà cung cấp trong đó), sau khi chọn tên nhà cung cấp máy tính sẽ tự động nhập nốt địa chỉ mã số thuế của nhà cung cấp.
Từ dữ liệu được nhập trên phần mền sẽ dùng các dữ liệu đó vào các sổ chi tiết và tổng hợp liên quan như sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết vật liệu dụng cụ sản phẩm hàng hoá, sổ chi tiết công nợ phải trả, báo cáo tổng hợp tồn kho.
Hoá đơn GTGT
Phiếu giao nhận vật tư
Đối với nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất, tất cả các nguyên, vật liệu xuất kho đều được thực hiện theo qui trình giống nhau ngoai trừ giấy in cuộn. Các nguyên, vật liệu khác khi xuất kho cho sản xuất thực hiện theo qui trình người yêu cầu xuất( là nhân viên trong Công ty) viết giấy đề nghị xuất( biểu 8 trang 40 ), sau đó gửi kế toán vật tư. Riêng đối với giấy in cuộn do là loại giấy sử dụng trong tất cả các loại sách báo ấn phẩm, nghiệp vụ xuất diễn ra nhiều trong cả ngày và đêm. Do vậy để đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục nhân viên làm việc tại phân xưởng in sẽ không cần làm phiếu đề nghị xuất kho mà thủ kho sẽ xuất giấy ngay cho phân xưởng khi có yêu cầu), hàng ngày Công ty tiến hành kiểm kê giấy cuộn vào buổi sáng để xác định số lượng giấy cuộn đã xuất kho, lập bảng kiểm kê giấy cuộn ( biểu 9 trang 41 ) gửi cho kế toán vật tư. Phần đơn giá nguyên, vật liệu, kế toán bỏ trống đến cuối tháng máy tính tổng hợp số liệu nhập kho xuất kho và tính ra đơn giá xuất nguyên, vật liệu bình quân và tự nhập vào.
Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất chung chủ yếu là nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu không qua kho, tức là nguyên, vật liệu mua về xuất ngay cho sản xuất.
Phiếu đề nghị xuất giấy hoặc bìa
Biểu thống kê giấy in cuộn vào sản xuất Công ty In báo Hà Nội Mới
Việc áp dụng kế toán máy này ngoài tác dụng làm giảm khối lượng công việc còn có tác dụng làm tăng năng suất lao động, tránh được nhầm lẫn sai sót thường thấy trong quá trình lên sổ. Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nhât ký chung làm cho kế toán của Công ty trở nên đơn giản, dễ hiểu, dễ quản lý.
Kiểm kê hàng tồn kho là một yêu cầu tất yếu trong quản lý nguyên, vật liệu. Việc tiến hành kiểm kê hàng tồn kho nói chung và quản lý nguyên, vật liệu nói riêng sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm được tình hình quản lý và sử dụng vật tư. Trên thực tế, kết quả kiểm kê luôn trùng khớp với số liệu ghi trên sổ sách hoặc sai lệch không đáng kể nên không có các nghiệp vụ kế toán điều chỉnh chênh lệch sau kiểm kê.
Phương pháp này nếu được áp dụng đối với đơn vị không sử dụng kế toán máy thì rất khó khăn trong việc tính giá bình quân cuối kỳ , nhưng đối với Công ty thì đó là công việc dễ dàng khi đến cuối kỳ máy sẽ tự tổng hợp các số liệu về nhập xuất nguyên, vật liệu tính ra giá xuất nguyên, vật liệu. Thứ tư: Việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty đã được thực hiện tốt thể hiện qua tài khoản để kế toán chi tiết nguyên, vật liệu, Công ty đã chi tiết tài khoản 152 thành các tài khoản cấp 2 để kế toán nguyên, vật liệu chính, nguyên vật phụ, nhiên liên và các nguyên, vật liệu khác ra các tài khoản chi tiết khác nhau, trình tự luân chuyển chứng từ, ghi sổ được bố trí hợp lý. Nếu Công ty không chi tiết tài khoản 621, 627 cho từng phân xưởng thì có thể sử dụng bảng phân bổ chi phí nguyên, vật liệu, sử dụng bảng này sẽ cho Công ty biết được chi phí nguyên, vật liệu cho từng phân xưởng sản xuất, từ đó giúp cho quản lý chi phí nguyên, vật liệu ở từng phân xưởng.
Công ty sẽ căn cứ vào mức độ sử dụng vật liệu của các kỳ trước, hoặc căn cứ vào các hợp đồng phân bổ cho mỗi phân xưởng mà xác định số nguyên, vật liệu cần thiết cho từng bộ phận trong tháng một tháng từ đó lập Phiếu xuất vật tư theo hạn mức( Mẫu phiếu xuất vật tư theo hạn mức biểu 17 trang 57).
Mặc dù nguyên vật liệu của Công ty được chia thành 5 nhóm chính là nguyên, vật liệu chính, nguyên, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, nguyên vật liệu khác, nhưng Công ty chỉ chi tiết tài khoản nguyên vật liệu thành 3 tài khoản cấp 2. Điều này là chưa hợp lý, làm cho việc hạch toỏn nguyờn vật liệu xuất kho chồng chộo khụng rừ ràng, cụ thể nhiờn liệu, phụ tùng thay thế, nguyên, vật liệu khác sẽ được hạch toán chung vào tài khoản 152.3- nguyên vật liệu khác, quản lý nguyên vật liệu xuất, nhập cũng vì thế trở nên khó khăn hơn. Trường hợp khi nguyên vật liệu xuất cho quản lý chung, kế toán không định khoản nghiệp vụ này vào tài khoản chi phí quản lý chung mà định khoản vào tài khoản chi phí sản xuất.
Tuy việc này không ảnh hưởng đến giá thành, lợi nhuân của từng đơn đặt hàng vì Công ty không tính giá thành, lợi nhuận đơn lẻ cho từng đơn đặt hàng mà tính chung cho tất cả các đơn đặt hàng.