Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý các đoàn cán bộ đi học tập và công tác nước ngoài

Phân loại hoạt động thông tin

Trên cơ sở các chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban Quốc gia DSGĐ&TE, các hoạt động thông tin trong Uỷ ban có thể sắp xếp thành 2 nhóm chính:. • Các hoạt động phục vụ việc chỉ đạo, điều hành, quản lý Nhà nớc của ngành. • Các hoạt động hành chính, quản lý nội bộ cơ quan thờng trực Uỷ ban QGDS. Các hoạt động của nhóm 1 gồm:. 2) Quản lý hậu cần các phơng tiện tránh thai. 3) Quản lý trang thiết bị tuyên truyền giáo dục. 4) Quản lý tài liệu tuyên truyền giáo dục. 5) Quản lý báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ. 6) Quản lý công tác đào tạo. g) Quản lý đoàn ra, đoàn vào. 8) Tổng hợp thông tin cho cán bộ lãnh đạo. Các hoạt động nhóm 2 gồm:. 4) Quản lý công tác nghiên cứu khoa học 5) Quản lý sinh hoạt khoa học. Các hoạt động ở nhóm thứ hai có tính chất trợ giúp cho các hoạt động ở nhóm thứ nhất.

Mô tả các hoạt động thông tin

+ Đối với quyết định, chỉ thị thông t, văn bản điều hành: vào sổ, sao chộp, lu trữ, gửi đến cỏc địa chỉ liờn quan, theo dừi quỏ trỡnh triển khai, thu thập các báo cáo về kết quả triển khai. + Đối với báo cáo, tờ trình: vào sổ, chuyển lãnh đạo, chuyên viên xử lý, theo dõi, cập nhập (nếu là báo cáo số liệu), tổng hợp báo cáo. + Đối với quyết định, chỉ thị: chuyên viên dự thảo, trình lãnh đạo duyệt ký, vào sổ, sao chộp, lu trữ, gửi đến cỏc địa chỉ liờn quan, theo dừi quỏ trỡnh triển khai, thu thập các báo cáo về các kết quả triển khai.

+ Đối với thông báo, công điện: chuyên viên dự thảo, trình ngời có trách nhiệm duyệt ký, vào sổ, gửi đến các dịa chỉ liên quan. + Đối với đơn th khiếu nại, kiến nghị: từ các kết quả đã giải quyết chuyên viên dự thảo văn bản trả lời, trình ngời có trách nhiệm duyệt, vào sổ, lu trữ, gửi đi và theo dõi thực hiện. + Đối với các loại thông tin khác: các tổng hợp thông tin từ kho dữ liệu, các dự thảo do chuyên viên, trình ngời có trách nhiệm duyệt, vào sổ, gửi đi.

Các quy trình nghiệp vụ thông tin phục vụ công tác tại cơ quan thờng trùc Uû ban quèc gia DS-G§ & TE

+ Đối với thông báo, công điện: chuyên viên dự thảo, trình ngời có trách nhiệm duyệt ký, vào sổ, gửi đến các dịa chỉ liên quan. + Đối với báo cáo, tờ trình: chuyên viên tổng hợp, dự thảo, lãnh đạo ký duyệt, vào sổ, lu trữ gửi đi. + Đối với đơn th khiếu nại, kiến nghị: từ các kết quả đã giải quyết chuyên viên dự thảo văn bản trả lời, trình ngời có trách nhiệm duyệt, vào sổ, lu trữ, gửi đi và theo dõi thực hiện. + Đối với các loại thông tin khác: các tổng hợp thông tin từ kho dữ liệu, các dự thảo do chuyên viên, trình ngời có trách nhiệm duyệt, vào sổ, gửi đi. 2.3 Các quy trình nghiệp vụ thông tin phục vụ công tác tại cơ quan thờng. b) Xử lý thông tin. • Tuỳ theo tính chất và mức độ quan trọng của văn bản (trừ các văn bản nhận “để biết”), việc xử lý có thể thuộc trách nhiệm của một hoặc nhiều đơn vị. Đánh giá hiện trạng ứng dụng CNTT của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ em.

Tình hình thực hiện tin học hoá quản lý hành chính nhà nớc trong giai đoạn 1996- 2000

Từ tháng 1/2001, bộ chơng trình ứng dụng tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ của cơ quan thờng trực đã đợc cài đặt trên mạng LAN của cơ quan Uỷ ban QG DSGĐ&TE để sử dụng thử nghiệm. Các phần mềm nêu trên đã bộc lộ nhiều khuyết điểm cha hoàn thiện; Cha có chơng trình tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Uỷ ban; Từ cấp tỉnh trở xuống cha có chơng trình ứng dụng chuyên ngành và chơng trình thông tin quản lý;. Mặc dù đã có phần mềm ứng dụng để tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ nhng cơ sở dữ liệu của cơ quan thờng trực Uỷ ban quốc gia DS-GĐ&TE hiện mới chỉ dùng lại ở mức thí điểm, cha triển khai rộng rãi do nhiều nguyên nhõn khỏc nhau, chủ yếu là cha cú những quy định rừ ràng, chớnh sỏch thoả.

Từ năm 1996 đến nay, Uỷ ban DSGĐ&TE đã mở nhiều khoá đào tạo tin học cơ bản và sử dụng chơng trình ứng dụng chuyên ngành cho cán bộ trong ngành. Hầu hết các cán bộ thuộc cơ quan Uỷ ban DS-GĐ&TE sử dụng thành thạo Internet và các phần mềm tin học văn phòng (phần mềm Winword, Excel, PowerPoint); Nhiều cán bộ nghiệp vụ thành thạo các phần mềm chuyên ngành DS-KHHGĐ từ nớc ngoài mang về (phần mềm dự báo dân số: People, Mortpak, Demproj; phần mềm xây dựng mục tiêu: Target -Setting, Target -Cost; phần mềm phân tích số liệu thống kê:. Xtable, IMPS, SPSS, Stata; Epinfo). Đến nay hầu hết các cán bộ chuyên môn của cơ quan đã biết sử dụng Internet phục vụ công việc, nhng phổ biến nhất vẫn là sử dụng dịch vụ th điện tử và tra cứu thông tin chuyên ngành.

Hiện trạng cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT)

•Tại cơ quan thờng trực Uỷ ban DSGĐ&TE: việc tra cứu Internet từ các máy trạm của mạng LAN trong giờ hành chính đã đợc bảo đảm từ năm 1999. •Đã xây dựng trang Web riêng của Uỷ ban trên Internet (www.ncpfp.netnam.vn) tuy nhiên thông tin cha phong phú và kịp thời. Trớc nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng tăng, Uỷ ban đã nâng cấp mạng LAN nhiều lần để đến nay đợc hệ thống mạng nh thể hiện trên Hình 1 (Sơ đồ mạng LAN tại trụ sở chính 12 Ngô Tất Tố, hà Nội).

Hiện nay 114 máy tính của Uỷ ban (100%) đã đợc nối mạng trao đổi xử lý thông tin, th tín điện tử, truy cập INTERNET qua PROXY SERVER, tra cứu văn bản. Trong quá trình thực tập tại Uỷ ban dân số gia đình và trẻ em , em đã tìm hiều đợc một số các chơng trình quản lý, các chơng trình này rất đa dạng, từ quản lý nhân sự trong cơ quan đến quản lý công văn đi đến trong uỷ ban. Các hoạt động quản lý rất đa dạng nhng thờng có đặc điểm chung là gồm một khối lợng thông tin lu trữ lớn ( thờng đợc gọi là hồ sơ).

Hồ sơ đoàn

CSDL đoàn

Thuật toán tìm kiếm dữ liệu