Hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu tại Xí nghiệp Dược phẩm 120

Hoá đơn (GTGT)

(2) Tại kho, Ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lợng, chủng loại, hàm lợng, thời hạn của vật liệu; ngời giao hàng và thủ kho kiểm tra số lợng bằng phơng pháp kiểm kê. Phiếu nhập kho lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): liên 1 lu tại phòng Kế hoạch, liên 2 chuyển cho thủ kho, liên 3 giao cho ngời nhập liệu giữ làm căn cứ nhập kho vật liệu. (1) Căn cứ vào đơn đặt hàng, kế hoạch của cấp trên và định mức tiêu hao mà phòng Kỹ thuật đã tính toán, phòng Kế hoạch lập kế hoạch sản xuất cụ thể để trình giám đốc phê duyệt.

Công tác định khoản cho các nghiệp vụ phát sinh và các bút toán điều chỉnh đợc thực hiện theo từng phần hành một và do kế toán phần hành đó thực hiện trên máy. - Kế toán tài sản cố định: phải trích khấu hao cho toàn bộ tài sản hiện có thuộc sở hữu của đơn vị, số tiền trích khấu hao đợc hạch toán vào chi phí của Xí nghiệp, vốn khấu hao đã trích phải nộp lên Tổng Công ty. - Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội: quy định hạch toán theo phơng án tính lơng thống nhất toàn Xí nghiệp dựa vào Chế độ lơng theo cấp bậc do Nhà n- ớc quy định.

- Kế toán thanh toán: yêu cầu hạch toán chi tiết đối với các khoản tạm ứng, các khoản thanh toán chậm và thanh toán nội bộ. - Kế toán chi phí, giá thành: trên cơ sở xây dựng định mức tiêu hao đợc Xí nghiệp duyệt, hạch toán các loại chi phí phù hợp điều kiện cụ thể của Xí nghiệp. Sổ chi tiết trên máy chủ yếu là: Sổ chi tiết theo dõi công nợ, Sổ chi tiết theo dừi tài sản cố định vàSổ chi tiết theo dừi vật t.

Kế toán chi tiết vật liệu đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa kho, kế toán và phũng Kế hoạch nhằm mục đớch theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của tng thứ, từng loại vật liệu cả về số lợng, chủng loại, chất lợng và giá trị. Thẻ kho mở cho từng thứ vật liệu có chữ cái đầu tiên giống nhau theo thứ tự từ A - Z để theo dừi nhập-xuất-tồn về số lợng hiện vật. Tại kho: hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu do phòng Kế hoạch lập, thủ kho thực hiện nhập, xuất vật liệu đồng thời ghi số thực nhập, thực xuất.

Chứng từ ghi sổ

Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho đã lập, Kế toán vật liệu nhập số liệu vào máy thông qua các Bảng kê nhập và Bảng kê xuất.

Sổ cái

 Kế toán trởng: là ngời chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của Xí nghiệp, giúp giám đốc lập dự toán thu chi tài chính hàng năm, tham mu cho giám đốc trong việc điều hành quản lý sản xuất kinh doanh, tham gia lập kế hoạch sản xuất và các chỉ tiêu giao nộp Ngân sách Quốc phòng và Nhà nớc. Mặt khỏc, theo dừi tỡnh hỡnh thu mua nguyên vật liệu, nghiệp vụ chi vốn bằng tiền, bằng hiện vật, nghiệp vụ thanh toán, nghiệp vụ vay ngắn hạn, dài hạn tại Ngân hàng để hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc ký duyệt đóng dấu để viết phiếu thu hoặc phiếu chi, xin chữ ký của Kế toán trởng, chữ ký của giám đốc, sau đó chuyển cho thủ quỹ thực hiện.  Kế toán nguyên vật liệu, bao bì, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình biến động giá cả nguyên vật liệu thu mua, tình hình sử dụng công cụ dụng cụ, định mức tiêu hao vật liệu, tìm các biện pháp giảm giá, tiết kiệm vật liệu dùng cho sản xuất và khắc phục trờng hợp hao hụt mất mát các loại vât liệu.

Bên cạnh đó thiết lập đợc mối quan hệ quản lý về mặt tổ chức cũng nh về mặt tài chính giữa phòng Tài chính với các phòng ban khác, vừa bảo đảm nguyên tắc "phân cách nhiệm vụ" vừa giảm thiểu chi phí về nhân sự, chi phí tổ chức, nhất là giảm sự lãng phí mà không hiệu quả trong công tác kiểm tra, kiểm soát. Bên cạnh đó, đứng trớc xu thế toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế thế giới và khu vực đang ngày càng đợc đẩy mạnh, các doanh nghiệp không những không thể tách mình ra khỏi cộng đồng đó mà còn phải không ngừng đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, hoàn thiện tổ chức công tác quản lý, nhất là tổ chức hạch toán kế toán nói chung hay tổ chức công tác kế toán nói riêng, bởi đó không chỉ là công việc tính toán ghi chép thuần tuý về nguồn vốn và quá trình tuần hoàn vốn mà còn là bộ phận chủ yếu của hệ. Mặt hàng kinh doanh của Xí nghiệp là loại có tính năng đặc biệt, tác động trực tiếp tới sức khỏe con ngời nên Xí nghiệp phải chịu sức ép từ rất nhiều bên hữu quan, tuy nhiên, việc tổ chức công tác kế toán hợp lý đã giúp cho đơn vị vừa cung cấp nhiều loại thuốc khác nhau đáp ứng đủ, tốt nhu cầu khám chữa bệnh lại vừa bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.

Tổ chức phân loại và đánh giá: Việc phân loại theo công dụng, tính chất và sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho là thích hợp với vật liệu và sản phẩm dợc của Xí nghiệp, tuy nhiên, việc định giá xuất kho theo phơng pháp bình quân liên hoàn gây khó khăn trong việc tính toán, nhất là khi có nhiều nghiệp vụ nhập một loại vật liệu trong cùng 1 tháng. Bởi vì đặc thù riêng của đơn vị là sản xuất thuốc chữa bệnh, Xí nghiệp không chỉ yêu cầu đội ngũ kế toán có chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải nắm vững về chủng loại, tính chất và cách ghi chép các loại hoá chất dợc liệu nên đó cũng là một hạn chế trong tổ chức quản lý của Xí nghiệp khi mà không phải ai trong bộ máy kế toán đều am hiểu tờng tận các loại thuốc. Việc tự động hoá trên máy vi tính cũng có mặt trái khi mà ngời làm kế toán không cần phải hiểu biết sâu về nghiệp vụ kế toán, chỉ cần đảm nhiệm phần hành của mình hiệu quả nên nhiều khi họ có thể cập nhật số liệu và lên báo cáo chính xác nhng lại không hiểu rõ quy trình kế toán, gây nhiều khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu của bên ngoài cũng nh bên trong đơn vị.

Sử dụng một máy vi tính duy nhất trong phòng Tài chính gây ảnh hởng cho công tác cập nhật số liệu khi mà hai kế toán viên kế toán viên cùng vào số liệu tại một thời điểm hay khi kế toán trởng muốn lên báo cáo vào thời điểm bất kỳ lại phải đợi kế toán phần hành hoàn thành công việc của mình. Chủng loại tồn kho rất phong phú, kiểm kê mất rất nhiều công sức, thời gian trong việc nhận diện, cân đo đong đếm dợc liệu, do đó, Xí nghiệp tổ chức kiểm kê 2, 3 tháng 1 lần, hoặc kiểm kê đột xuất khi thấy có phát sinh không bình thờng hoặc căn cứ vào lô sản phẩm sản xuất ra có biểu hiện không phù hợp tiêu chuẩn kỹ thuật, không giống lô hàng trớc. Đối với công tác kế toán vật liệu và tính giá thành: em cho rằng nên có bảng tính giá thành và tập hợp chi phí theo khoản mục trên phần mềm BSC để hạn chế việc tính riêng trên phần mềm Excel sẽ mất nhiều thời gian hơn cho việc đối chiếu, chỉnh sửa và xem chi tiết, tổng hợp ngay trên một sổ.

Trên cơ sở nghiên cứu từ tổng quan đến chi tiết, từ tổ chức công tác đến tổ chức bộ máy, quá trình khảo sát thực tiễn này đã giúp ích em rất nhiều khi vận dụng kiến thức của mình trong việc tìm hiểu mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh thực trạng tổ chức công tác kế toán của đơn vị. Tựu chung lại theo em, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 cần đẩy mạnh hơn nữa công tác kiểm soát chặt chẽ hoạt động tài chính, phân công lao động một cách cụ thể hơn, đặc biệt cải tiến, nâng cấp thêm máy vi tính phục vụ hiệu quả quy trình hạch toán kế toán trên máy tính, giảm bớt gánh nặng cho lao động kế toán thủ công.