Quản lý và hạch toán vật liệu tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam

Tầm quan trọng và đặc điềm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

- Trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu: phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, xây dựng và thực hiện tốt chế độ bảo quản đối với từng thứ nguyên vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt nhằm đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và cả giá trị. - Nguyên vật liệu chính: trong các doanh nghiệp nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của của sản phẩm như: sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, sợi trong các nhà máy dệt; vải trong may… Trong nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài.

Kế toán chi tiết vật liệu

- Ở phòng kế toán: khi nhận được các chứng từ nhập xuất tồn và phiếu giao nhận chứng từ do nhân viên phụ trách kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu lập bảng kê nhập xuất tồn cho từng kho để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hằng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị. * Điều kiện áp dụng: thường áp dụng đối với các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ về nhập xuất nguyên vật liệu lớn, nhiều chủng loại vật liệu, đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hằng ngày và trình độ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao.

Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu

Phương phỏp kờ khai thường xuyờn là phương phỏp theo dừi và phản ỏnh tỡnh hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại. Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, TK 152, 151, khụng được sử dụng để theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất trong kỳ mà chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho và đang đi đường lúc đầu kỳ, cuối kỳ. + Cuối kỳ doanh nghiệp tiến hành kiểm kê tiến hành xác định trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ và thực hiện các bút toán kết chuyển tương tự như trường hợp kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ với đối tượng được khấu trừ thuế VAT đầu vào.

Tổ chức sổ sách kế toán trong kế toán nguyên vật liệu

Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký sổ cái. * Nhược điểm: không áp dụng được ở các đơn vị kế toán vừa và lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều TK và có nhiều người làm công tác kế toán. * Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cao, vững vàng.

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam

- Kế toán lương và thanh toán nội bộ: có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán với cán bộ công nhân viên Nhà máy về tiền lương, tiền thưởng, các khoản trích theo lương, theo chế độ tài chính hiện hành. - Kế toán công nợ: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp công nợ phải thu, phải trả với người bán, hạch toán các khoản phải trả cho nhà nước (các loại thuế) công nợ nội bộ giữa xí nghiệp với xí nghiệp, xí nghiệp với Nhà máy. Xuất phát từ đặc điểm, quy mô của Nhà máy, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều (do đóng vai trò then chốt trong ngành cơ khí, sản phẩm đa dạng) cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, trình độ nghiệp vụ cao nên Nhà máy đã lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán là: Nhật ký chứng từ.

Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Cơ khí Hồng Nam

Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ các chữ ký thì thủ kho phải giữ 1 liên kèm theo biên bản thừa thiếu (nếu có) về phòng vật tư, 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho số thực nhập sau đó chuyển lên cho kế toán vật liệu 1 liên có chứng từ gốc (HĐBH) gửi về phòng kế toán để làm căn cứ thanh toán tiền cho người bán hàng. Cuối tháng thủ kho thu lại phiếu của các đơn vị, tính ra tổng số vật tư đã xuất, đối chiếu v ới thẻ kho rồi ký vào 3 liên, 1 liên gửi cho phòng kế hoạch, 1 liên đơn vị giữ lại để ghi vào sổ vật tư của đơn vị, 1 liên gửi lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Cuối tháng thủ kho tính toán tổng lượng vật liệu nhập xuất tồn kho đối với mỗi thẻ kho được mở trong tháng, lập báo cáo nhập xuất tồn kho của mình phụ trách trong đó mỗi thẻ kho được phản ánh trên một dòng của báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo này sẽ được gửi lên cho phòng kế toán.

Sau khi lập xong bảng phõn bổ 2 thỡ kế toỏn mở sổ chữ T theo dừi số phỏt sinh trong tháng, số tồn kho cuối tháng nhằm phục vụ cho việc đối chiếu số liệu trên số liệu trên sổ sách, thực hiện cân đối giữa các điều khoản chi phí và doanh thu… của Nhà máy. Căn cứ vào các phiếu xuất kho đã được phân loại đối tượng sử dụng (ở từng phân xưởng), các phân xưởng phân loại theo từng loại vật liệu rồi lập ra các bảng phân bổ vật liệu cho phân xưởng mình theo từng sản phẩm sản xuất, theo đối tượng sử dụng để lập lên phòng kế toán thực hiện cho kế toán vật liệu.

Sự cần thiết

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY.

Yêu cầu

Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán ở các phân xưởng và các bộ phận trực thuộc không có tổ chức bộ máy kế toàn riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ thống nhất thực hiện việc hạch toán ban đầu, thu nhập, kiểm tra chứng từ ghi chép, vào sổ cách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phạm vi nhà máy, bộ phận đơn vị của mình, phục vụ yêu cầu quản lý của phân xưởng, lập các báo cáo kế toán nghiệp vụ, định kỳ. - Đặc biệt với đội ngũ kế toán làm việc lâu năm, có trình độ nghiệp vụ vững chắc ham học hỏi, luôn có mục tiêu tìm hiểu các chế độ kế toán mới nhằm bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ của mình, hế lòng tận tâm tận lực với nhà máy là ưu thế lớn nhất của nhà máy Cơ khí Hồng Nam mà không dễ gì các nhà máy khác có được. Tóm lại, qua việc nghiên cứu khái quát chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy Cơ khí Hồng Nam có thể nhận thấy rằng: Công tác kế toán nguyên vật liệu tương đối nề nếp, đảm bảo tuân thủ đúng đủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với yêu cầu của nhà máy đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho, tính toán phân bổ, chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng.

Kiến nghị thứ nhất

Qua thời gian thực tập tại nhà máy, trên cơ lý luận đã học được trong nhà trường kết hợp với thực tế, tôi thấy việc đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu nhằm từng bước hoàn thiện công tác kế nguyên vật liệu ở nhà máy là rất cần thiết. Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của nhà máy đặc biệt là để thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán nguyên vật liệu.

Kiến nghị thứ hai

Việc cải tiến lại trình độ hạch toán vật liệu sẽ giảm được thời gian làm việc của kế toán, đồng thời vẫn kiểm tra thường xuyên và có hệ thống đối với thủ kho, kết hợp chặt chẽ việc ghi chép kế toán tại phòng kế toán với việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho, theo dừi kịp thời sự biến động thường xuyờn của vật liệu cả về số lượng chủng loại giá thành đảm bảo cung cấp thông tin cho yêu cầu quản lý vật liệu một cách nhanh chóng, kịp thời. Ví dụ: căn cứ vào chứng từ nhập xuất của loại thép C45Φ200, trong tháng 6 năm 2002 ta có thể hạch toán như sau: (Tại phòng kế toán) đầu ngày lập phiếu giao nhận chứng từ, các loại phiếu khác được tính kèm với phiếu này để giao cho phòng kế toán. Kế toán sau khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ thì tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất vật liệu dựa vào đơn giá hạch toán của vật liệu.

Kiến nghị thứ 3

Với cách phân bổ nh trên, phơng pháp phân bổ 1 lần (tức là phân bổ toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất trong năm xuất dùng) áp dụng đối với những công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng dới 1 năm, đợc xuất dùng vào đầu năm hoặc nếu đợc xuất dùng vào giữa năm hay cuối năm thì phải có thời gian ớc tính sử dụng rất ngắn (dới 6 tháng). Việc chuẩn mực không qui định phơng pháp giá hạch toán là phù hợp với tiến trình đi lên của các doanh nghiệp có qui mô lớn, vì các doanh nghiệp này có đầy đủ điều kiện áp dụng kế toán máy trong xử lý thông tin (không còn sợ khối lợng công việc quá nhiều vào cuối kỳ). Vì vậy nên chăng chế độ không nên qui định một cách cứng nhắc các phơng pháp hạch toán chi tiết mà cho phép các doanh nghiệp kết hợp linh hoạt giữa các phơng pháp miễn là đảm bảo cung cấp số liệu cho hạch toán tổng hợp kịp thời, đầy đủ, đúng đắn.