Thiết lập hệ thống kế toán trách nhiệm quản lý tại Samsung Vina

Giới thiệu công ty Điện Tử Samsung Vina .1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Ví dụ : Tài khoản “chi phí vật dụng văn phòng” có số hiệu là 53510100, nếu được khai báo với Cost Center là PC07 (bộ phận quản lý sản xuất) thì hệ thống sẽ hiểu là chi phí này thuộc về bộ phận sản xuất tương ứng với chi phí sản xuất chung; nếu được khai báo với Cost Center là A002 (bộ phận nhân sự ) thì sẽ được phân loại là chi phí quản lý doanh nghiệp; nếu được khai báo với Cost Center là S002 (bộ phận bán hàng) thì sẽ được phân loại là chi phí bán hàng,…. Đây không phải là phần mềm dành riêng cho kế toán mà là một phần mềm tích hợp, được sử dụng cho nhiều chức năng khác nhau bao gồm quản lý bán hàng (Sales Management), lập kế hoạch sản xuất (Global Planning), kỹ thuật sản xuất (Production Enginering), quản lý tồn kho bao gồm cả quản lý vật tư và thành phẩm (Material Management), quản lý mua hàng (Purchasing), giao nhận (Forwarding) và nhân sự (Human resource).

Xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm tại SAVINA

Tuy nhiên đối với khoản biến phí sản xuất chung (tại SAVINA chủ yếu là chi phí điện năng để vận hành các dây chuyền sản xuất) do hiện nay các khoản chi phí này biến động tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động của sản xuất, cụ thể là theo giờ máy hoạt động nên nếu cũng căn cứ vào số liệu thực tế kỳ trước và số lượng sản xuất kế hoạch của kỳ này để tính ra đơn giá dự toán trong một phút là không chính xác (hiện nay tất cả các khoản chi phí sản xuất chung bất kể định phí hay biến phí đều được tính toán giống nhau như trường hợp trên). Ngoài ra, để giúp nhà quản trị dễ dàng nhận biết mối quan hệ chi phí – khối lượng sản phẩm tiêu thụ – doanh thu – lợi nhuận nhằm có cơ sở hoạch định chính sách kinh doanh đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra, BC KQKD trong KTQT phải được thể hiện theo mô hình ứng xử chi phí (theo hình thức số dư đảm phí). Phần điện phục vụ cho cỏc dõy chuyền sản xuất chiếm khoản 70% chi phí điện toàn công ty hàng tháng, đây là phần chi phí khả biến, biến đổi tỉ lệ thuận với mức độ hoạt động của các dây chuyền sản xuất, được hạch toán chi phí theo các Cost Center SLN1 – dây chuyền 1, và SLN2 – dây chuyền 2.

Do đặc điểm vị trí địa lý của các bộ phận (bộ phận quản lý và sản xuất nằm tại nhà máy, bộ phận kinh doanh nằm tại Diamond Plaza và các chi nhánh. Hà Nội, Đà Nẵng) nên mỗi nơi đều có số điện thoại riêng do đó có thể hạch toán chính xác khoản chi phí này đến từng đối tượng sử dụng baống heọ thoỏng Cost Center. Hệ thống các Cost Center xây dựng theo 3 cấp độ đang được sử dụng tại công ty Samsung Vina và sự hỗ trợ của hệ thống SAP (khi hạch toán tài khoản chi phí bắt buộc phải khai báo Cost Center tương ứng) cũng như cơ cấu phân chia trách nhiệm hiện tại hoàn toàn đáp ứng yêu cầu của kế toán trách nhiệm trong việc trích lọc các tài khoản chi phí theo khả năng kiểm soát được và không kiểm. Khi đó, ngoài việc trên báo cáo kết quả hoạt động của trung tâm lợi nhuận, khoản chi phí này sẽ được chương trình tự động đưa vào vị trí “Biến phí bán hàng” như đã nói ở phần trên thì do khoản chi phí này được hạch toán với Cost Center SC02, thuộc về Division C nên chỉ khi nào điều kiện trích lọc thông tin là Division C hoặc số liệu tổng cộng toàn công ty thì dữ liệu này mới xuất hiện.

Khi sử dụng kế hoạch linh động, thực chất của việc đánh giá chênh lệch giữa chi phí sản xuất thực tế và kế hoạch là việc so sánh chênh lệch giữa giá thành sản xuất thực tế và giá thành định mức (Standard Cost), sử dụng các công cụ phân tích chênh lệch để đánh giá biến động chi phí sản xuất từ đó thấy được mục tiêu hạ giá thành sản phẩm có được thực hiện tốt hay không và qua đó đánh giá thành quả quản lý của nhà quản trị. Báo cáo này được xây dựng để đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí NCTT qua phân tích chênh lệch giữa chi phí NCTT thực tế và dự toán dưới tác động của các nhân tố: sự khác biệt về sản lượng sản xuất giữa dự toán và thực tế làm cho đơn giá phân bổ khác đi, mức tiêu hao NCTT đơn vị. Kế toán trách nhiệm sẽ xây dựng các báo cáo về tình hình thực hiện dự toán tiêu thụ riêng cho từng khu vực, trong đó thể hiện sự khác biệt giữa doanh thu thực tế và dự toán cũng như phân tích nguyên nhân chênh lệch giữa chúng qua các nhân tố sản lượng bán, giá bán và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ qua đó đánh giá khả năng hoàn thành kế hoạch được giao của các GĐ kinh doanh khu vực (Bảng 3.9).

Với việc tổ chức thành hai trung tâm lợi nhuận bao gồm nhiều loại sản phẩm khác nhau trong đó mỗi loại sản phẩm lại gồm rất nhiều Model sản phẩm và do kết quả hoạt động kinh doanh trên cả 3 khu vực trong cả nước, công ty cần xây dựng thêm trên hệ thống SAP báo cáo thành quả của các trung tâm lợi nhuận đáp ứng được yêu cầu trích lọc được tất cả các thông tin cần thiết từ chi tiết theo model sản phẩm đến tổng hợp từng loại sản phẩm theo dạng số dư đảm phí để phục vụ cho nhu cầu phân tích của kế toán trách nhiệm. Tuy nhiên vì đây là trung tâm đầu tư nên đương nhiên về bố cục của báo cáo không có các thông tin như định phí không kiểm soát được mà chỉ cần thể hiện thông tin tổng hợp các khoản biến phí, định phí, số dư đảm phí và tính ra các chỉ tiêu ROI, RI và %RI để tạo cơ sở đánh giá tình hình sử dụng vốn của TGĐ công ty.

Điều kiện để xây dựng thành công hệ thống kế toán trách nhiệm tại SAVINA

− Kết hợp với bộ phận hệ thống thông tin và nhân viên lập dự toán để xây dựng các báo cáo cần thiết theo yêu cầu của kế toán trách nhiệm. − Phân tích, so sánh kết quả thực tế phát sinh với số liệu dự toán để tìm ra nguyên nhân sai biệt; đánh giá biến động đóng góp ý kiến về công tác lập dự toán, phản ánh đến các bộ phận liên quan về chi phí thực tế. − Báo cáo và đóng góp ý kiến cho các cấp lãnh đạo về kết quả thực hiện kế toán trách nhiệm.

Đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh lớn như SAVINA để có thể xử lý một khối lượng dữ liệu khổng lồ một cách chính xác và nhanh chóng thì sự hỗ trợ của một phần mềm kế toán đủ mạnh là một đòi hỏi gần như tất yếu. Đây không chỉ là phần mềm kế toán tiên tiến nhất Việt Nam hiện nay mà còn là một phần mềm có nhiều tính năng vượt trội được nhiều tập đoàn lớn trên thế giới lựa chọn. Cần có sự kết hợp chặt chẽ của bộ phận kế toán quản trị và các chuyên viên hệ thống thông tin trong việc khai thác các tiện ích của phần mềm SAP R/3 để phục vụ cho các mục đích của kế toán trách nhiệm.

− Xây dựng hệ thống các báo cáo trên hệ thống SAP R/3 theo yêu cầu của kế toán trách nhiệm, trong đó các tài khoản chi phí được định vị theo ứng xử. − Định dạng các tài khoản chi phí theo khả năng kiểm soát trên các báo cáo kế toán trách nhiệm căn cứ vào hệ thống Cost Center sẵn có, phục vụ cho việc trích lọc dữ liệu một cách chính xác.