Thực trạng kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính

Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty Ernst & Young Việt Nam thực hiện tại công ty XYZ

Qui trình tuyển dụng của công ty do phòng nhân sự và bộ phận hành chính đảm nhiệm dựa trên nhu cầu lao động và công việc của các phòng ban khác, việc xác định nhu cầu tuyển dụng này phải được Tổng Giám Đốc phê duyệt. Mỗi nhân viên sẽ nhận được tiền thưởng là tháng lương thứ 13 (= 1 tháng lương cơ bản) vào cuối năm (đối với nhân viên mới làm việc từ khoảng nửa năm cho đến 1 năm thì họ sẽ nhận khoản thưởng = 1 tháng lương cơ bản * tỉ lệ thời gian làm việc). Dựa trên báo cáo doanh thu của bộ phận bán hàng, phòng nhân sự sẽ tính trợ cấp cho từng nhân viên và bảng trợ cấp này sẽ được chuyển cho kế toán trưởng, giám đốc tài chính và Tổng giám đốc phê duyệt sau đó kế toán tiền lương chuẩn bị phiếu đề nghị thanh toán lương đưa cho kế toán trưởng, giám đốc tài chính và Tổng giám đốc kí duyệt trước khi thanh toán.

Cách tính lương của bộ phận sản xuất phức tạp hơn so với bộ phận hành chính và bộ phận bán hàng, lương của bộ phận sản xuất được tính dựa trên thời gian làm việc và năng suất lao động của từng công nhân. Công ty XYZ là khách hàng mới của Ernst & Young nên việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty là hết sức quan trọng và cần phải thực hiện nhiều thủ tục hơn so với các khách hàng thường niên của công ty. Qua bảng so sánh chi phí lương của doanh nghiệp qua hai năm 2006 và 2007 KTV nhận thấy khoản phải trả công nhân viên và các khoản trích theo lương của doanh nghiệp tăng lên đáng kể là 1,119,155,824 tức là tăng 62.5% so với năm 2006, sự tăng lên này là do trong năm 2007, công ty mới mở rộng sản xuất kinh doanh nên số lượng nhân viên tăng lên do đó chi phí lương cho số lượng nhân viên mới này là nguyên nhân của việc chi phí lương tăng lên.

Bên cạnh đó KTV còn thực hiện việc so sánh chi phí lương của công nhân sản xuất trực tiếp với chi phí lương ở bộ phận bán hàng và quản lý doanh nghiệp để xem xét sự phù hợp trong chi phí tiền lương của khách hàng. Bên cạnh đó, do năm nay khách hàng đang chịu sức ép là phải tăng lợi nhuận để làm bước đệm tốt cho doanh nghiệp tham gia vào thị trường chứng khoán Việt Nam do đó doanh thu có thể bị khai khống còn chi phí có thể bị khai thiếu, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến rủi ro tiềm tàng trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên. Rủi ro kiểm toán được xác định ở mức độ trung bình, rủi ro tiềm tàng cao nhưng rủi ro kiểm soát tương đối thấp (qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty ở trên) do đó rủi ro phát hiện ở mức độ trung bình.

Sau khi KTV có một cái nhìn chung, tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty XYZ, việc thực hiện các thử nghiệm cơ bản vẫn rất cần thiết, KTV trưởng đã lập ra chương trình kiểm toán cụ thể như sau. Từ bảng tính lương của một tháng có biến động nhiều nhất, chọn ra, chọn ra một số nhân viên bất kỳ và kiểm tra lương cơ bản trong hợp đồng của những nhân viên này để đối chiếu với bảng lương trong tháng đó. Qua bảng trên KTV thấy tất cả các hợp đồng, quyết định tăng lương, bảng theo dừi thời gian làm việc , bảng tớnh lương và cỏc húa đơn chứng từ khỏc đều được phê chuẩn va thực hiện một cách đúng đắn, chính xác.

Kết thúc kiểm toán , kiểm toán viên tiến hành soát xét giấy tờ làm việc, xem xét các bằng chứng đã đầy đủ thích hợp chưa nhằm giảm tối đa rủi ro kiểm toán có thể xảy ra và lập thư quản lý, báo cáo kiểm toán gửi đến ban giám đốc công ty XYZ với ý kiến chấp nhận toàn phần tương tự như công ty ABC.

So sánh kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai công ty ABC và XYZ

Nhằm đánh giá hệ thống kiểm soỏt nội bộ của cụng ty XYZ, ngoài việc theo dừi qui trỡnh quản lý và phờ duyệt thời gian làm việc của nhân viên như công ty ABC, KTV phải tập trung vào việc kiểm tra cách thức quản lý, phê duyệt số lượng sản phẩm của công nhân ở bộ phận sản xuất để tính lương cho công nhân ở bộ phận sản xuất. Trong khi ở công ty ABC, chương trình kiểm toán cho kiểm tra chi tiết được xây dựng tương đối kỹ do trong năm 2007, công ty ABC có thành lập công ty con là công ty chứng khoán ABC nên việc tuyển dụng và thanh toán lương cần phải được chú trọng. Trước tiên là qui trình thực hiện thủ tục kiểm soát, do công ty XYZ có những khoản trợ cấp cho nhân viên nên đòi hỏi KTV phải kiểm tra tính hợp lý, sự phê duyệt của nhưng khoản trợ cấp này tại công ty XYZ trong khi ở công ty ABC KTV không phải kiểm tra những khoản này.

Quá trình thực hiện thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên ở công ty XYZ đòi hỏi mất nhiều thời gian do hệ thống thông tin phức tạp bao gồm chi phí lương cho nhiều bộ phận trong khi việc thực hiện thủ tục phân tích tiền lương tại công ty ABC tương đối đơn giản. Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, ngoài việc soát xét giấy tờ làm việc, xem xét các bằng chứng kiểm toán, phát hành báo kiểm toán và thư quản lý tại cả hai công ty ABC và XYZ thì KTV còn tiến hành xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán tại công ty XYZ tuy nhiên các sự kiện này không làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính. Việc tìm hiểu thụng tin chung và chớnh sỏch lương của khỏch hàng giỳp cho KTV hiểu rừ về hoạt động của chu trình từ đó giúp cho việc xác định mục tiêu kiểm toán và những đánh giá ban đầu về rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu một cách sát thực làm cơ sở cho việc thiết kế các thử nghiệm cơ bản.

Việc thu thập chính sách lương của khách hàng giúp cho KTV có được hiểu biết cơ bản về qui trinh tiền lương và nhân viên của khách hàng, qui trình tuyển dụng, cách thức tính lương, trả lương, khả năng quản lý chi phí lương và số lượng nhân viên của khách hàng. Trong bước này KTV xác định các rủi ro kiểm toán, đánh giá rủi ro tiềm tàng gắn liền với bản chất kinh doanh của khách hàng và kết hợp với rủi ro kiểm soát ( đã được đánh giá sơ bộ qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ) từ đó KTV xác định rủi ro phát hiện. Thực hiện thủ tục kiểm soát: KTV tiến hành thu thập những hồ sơ, chính sách liên quan đến việc tuyển dụng, việc tính lương và trả lương cho nhân viên, ngoài ra KTV còn phỏng vấn các nhân viên liên quan, quan sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát, xem xột bảng lương, bảng theo dừi thời gian lao động để tỡm thấy dấu hiệu của thủ tục kiểm soát (dấu vết của sự phê duyệt) nhằm khẳng định tính đáng tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Thủ tục phân tích được thực hiện trên số tiền lương của công ty qua các tháng đồng thời tiến hành phân tích số lượng nhân viên, công việc phân tích còn được thực hiện thông qua việc so sánh tiền lương trung bình của nhân viên năm nay so với năm trước nhằm đảm bảo mức độ hợp lý trên khoản mục tiền lương. Thủ tục kiểm tra chi tiết được áp dụng cho các khoản mục chi phí lương như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, bên cạnh đó, các khoản trích theo lương, thưởng và thuế thu nhập cá nhân cũng được Ernst & Young tiến hành kiểm tra chi tiết.