Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Xi măng Bỉm Sơn

TỜ TRÌNH MUA VẬT TƯ

- Những điều kiện cần lưu ý: Trình hội đồng tư vấn giá, giám đốc duyệt mua để sản xuất xi măng. Phòng vật tư thiết bị Phòng kế toán-Thống kê- Tài chính Chủ tịch hội đồng tư vấn giá Giám đốc. Đơn vị bán hàng: C.Ty CP khoáng sản XD phụ gia xi măng Địa chỉ: 306 Bà Triệu,TP Thanh Hoá.

Sẽ tiến hành lập “Phiếu phân tích kết quả sử dụng”, phòng TN – KCS sẽ ghi nhận kết quả bằng “Giấy chứng nhận chất lượng phụ gia khoáng”. TỔNG CÔNG TY X.M VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. Khi lô hàng đã đạt tiêu chuẩn về chất lượng theo đúng quy định chung của TCT thì tiến hành cho lô hàng nhập kho.

Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký. Sau khi kiểm nghiệm số lượng hàng đủ và không đủ tiêu chuẩn, tiến hành nhập kho với lượng hàng đủ tiêu chuẩn.

PHIẾU NHẬP KHO

Sau khi tiến hành phân tích các thành phần của NVL thạch cao, kết quả được ghi trong “Phiếu phân tích kết quả sử dụng” là đạt yêu cầu. Hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm và kết quả được thể hiện ở “Biên bản kiểm nghiệm”.

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Căn cứ vào các chứng từ trên sau khi lập “Biên bản kiểm nghiêm” đồng ý nhập kho khối lượng vật tư thì tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho. Chỉ khi nào kế toán thanh toán nhận được phiếu nhập và dựa vào bảng duyệt giá thì mới ghi vào cột đơn giá và thành tiền. Tại các phân xưởng sản xuất, phụ trách kỹ thuật xác định nhu cầu NVL cần thiết cho quá trình sản xuất tại đơn vị mình và tập hợp lại đưa cho quản đốc phân xưởng ký nhận.

Còn đối với nhu cầu về NVL có giá trị không quá lớn có thể gửi ngay yêu cầu tới bộ phận tổng kho quản lý các loại NVL đó. Riêng đối với NVL, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL và lệnh sản xuất của ban lãnh đạo, căn cứ vào yêu cầu, quy định đã được các bộ phận chức năng phê duyệt. Phiếu xuất này chỉ ghi chỉ tiêu về số lượng, sau khi cập nhật phiếu xuất này vào máy, đến cuối tháng khi máy tính được giá bình quân trong tháng sẽ tự động cập nhật vào cột giá trị và thành tiền.

Với đặc điểm của công tác kế toán và đã có áp dụng kế toán máy một cách rộng rãi vào công tác kế toán. Với hệ thống danh điểm vật tư lên tới hơn 5000 danh điểm NVL với các chủng loại vật tư phong phú thì việc chọn lựa.

PHIẾU XUẤT KHO

Phương pháp này hoàn toàn thớch hợp cho việc ghi chộp, theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất diễn ra thường xuyên với công việc kế toán khá lớn. Thẻ kho được dùng để ghi chép hằng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại NVL về chỉ tiêu số lượng. Đầu năm kế toán mở “Thẻ kho” ghi các chỉ tiêu, nhãn hiệu, quy cách, mã vật tư…ở cùng một kho, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày, mỗi thẻ kho được mở cho 1 loại NVL trong một kho.

Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rồi tiến hành ghi vào Thẻ kho ở cột số thực nhập, thực xuất. Kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập - xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền (Đối với xuất kho thì cột thành tiền chỉ được ghi ở cuối tháng) vào. Đồng thời kế toán sẽ ghi “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” dựa vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”.

Tuy nhiên với điều kiện hiện nay Công ty đã áp dụng kế toán máy một cách triệt để, sau khi tiến hành nhập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thì máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu. Khi cần ta có thể in “Thẻ kho” và “Sổ chi tiết” tại bất cứ khoảng thời gian nào và trên đó có đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết.

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

Sau khi cập nhập xong phiếu nhập vào máy thì chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào các báo cáo hàng nhập như : Bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu nhập theo vụ việc… và có thể in bất kỳ thời điểm nào trong năm. Từ giao diện của phần mềm Fast chọn phân hệ “Hệ thống” sau đó chọn tiếp phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho”→ Chọn mục “ Cập nhật số liệu” → Chọn “Phiếu xuất kho” và trên máy xuất hiện giao diện của “Phiếu xuất kho”. Vào thời điểm cuối tháng kế toán sẽ tính giá, máy sẽ tự động tính giá NVL theo phương pháp đã khai báo và cập nhật giá và tiền vào tất cả các phiếu xuất, các báo cáo hàng xuất và các sổ sách có liên quan.

Như vậy việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán chi tiết NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn đã giúp giảm khối lượng công việc một cách đáng kể mà vẫn đảm bảo được yêu cầu, hiệu quả quản lý NVL. Kế toán chi tiết NVL giúp cho kế toán cập nhập và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, từ đó lập nên các báo cáo kế toán quản trị, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý để có thể đưa ra những quyết định hợp lý, đúng đắn với tình hình kinh doanh chung của Công ty. Đối với đặc điểm kinh doanh của Công ty và quy mô sản xuất lớn, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục với nhiều loại NVL thì sử dụng phương pháp này để hạch toán tổng hợp NVL là hợp lí và thuận lợi cho công tác kế toán.

Đối với đá vôi và đất sét là hai loại NVL chính được công ty tự khai thác, phần lớn các loại NVL khác nhập kho là do mua ngoài như: Thạch cao, đá Bazan, xỷ Pirit…Một số loại NVL khác nhập kho do Công ty thuê ngoài gia công chế biến như các phụ tùng cơ khí, bên cạnh đó tại Công ty thì một số chi tiết máy, bu lông… được chế tạo tại xưởng cơ khí phục vụ trực tiếp cho sản xuất. VD: Mua hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản thì định khoản khi cập nhật vào “Phiếu nhập kho”, trên “Phiếu nhập kho” có các chỉ tiêu TK có, TK nợ và phần khai báo thuế (TK 133).

SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG

Đối tượng chịu chi phí là các bán thành phẩm của từng công đoạn và thành phẩm của công đoạn cuối. Trong điều kiện Công ty áp dụng kế toán máy và áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền cố định theo tháng. Đến cuối tháng kế toán vào chương trình tính giá thì máy sẽ tự động cập nhật đơn giá và toàn bộ trị giá NVL xuất kho vào phiếu xuất kho, sổ chi tiết và các báo cáo liên quan.

Ngoài xuất để sản xuất sản phẩm, NVL còn xuất chung cho cả phân xưởng và được hạch toán vào TK 627. Ngoài ra còn một số trường hợp xuất NVL như: Xuất phục vụ cho quản lý chung ở công ty , Phục vụ cho bán hàng, Xuất cho vay…. Thụng thường tại cỏc doanh nghiệp sản xuất, để tập hợp theo dừi chi phớ theo đối tượng thì sử dụng “Bảng phân bổ NVL”.

Bao gồm các bán thành phẩm của các công đoạn : bùn, bột, clinker, sét… và thành phẩm xi măng. Thông qua bảng này cho thấy với mỗi công đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất xi măng, mỗi một đối tượng sẽ sử dụng những loại NVL gì, số lượng NVL đã sử dụng, để quản lý chi phí NVL tại các công đoạn một cỏch hiệu quả nhất.

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Đối với phế liệu trong sản xuất Công ty sẽ tiến hành nhập kho và chờ bán. Doanh thu bán phế liệu được Công ty hạch toán vào doanh thu bán hàng (TK 51128). Vào cuối năm, Công ty tiến hành kiểm kê các NVL trong kho để so sánh với số liệu trên sổ sách.

Do với số lượng NVL quá lớn, chủng loại phong phú nên không có điều kiện tiến hành nhiều hơn. Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng mất mát căn cứ vào biên bản kiểm kê. Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Theo sổ sách Theo kiểm kê ThừaChênh lệchThiếu Phẩm chất.