Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
MỤC LỤC
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Để đáp ứng được nhu cầu của kế toán nguyên vật liệu, nguyên vật liệu phải được theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn của từng loại nguyờn vật liệu ở từng kho không chỉ về số lượng, chủng loại mà còn về quy cách, chất lượng, tình hình bảo quản. Nghiệp vụ nhập kho: căn cứ vào phiếu nhập kho do phòng vật tư lập chuyển xuống, thủ kho dựa vào cột “số lượng” ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho, mỗi phiếu nhập kho được ghi một dòng vào thẻ kho. Nghiệp vụ xuất kho: căn cứ vào phiếu yêu cầu lĩnh vật tư của các Xí nghiệp gửi lên cho phòng vật tư mà phòng vật tư đã xét duyệt, khi xuất vật tư, thủ kho ghi khối lượng thực xuất vào sổ xuất vật tư.
Nếu trong tháng sau, tại Xí nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng loại nguyên vật liệu này để sản xuất thì thủ kho sẽ xác nhận số nguyên vật liệu còn tồn đó và để lại kho của Xí nghiệp. Sau khi thực hiện các công việc trên, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu chuyển lên phòng kế toán tài chính để làm căn cứ thực hiện công tác kế toán trên máy. Trong Xí nghiệp, để đảm bảo công tác quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và có hiệu quả, nhân viên thống kờ theo dừi số lượng của từng loại nguyờn vật liệu tiờu hao cho sản phẩm.
Cuối tháng, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu theo định mức đã được xây dựng trên bảng định mức và số lượng nguyên vật liệu thực tế đã tiêu hao để sản xuất từng loại sản phẩm, nhân viên thống kê sẽ lập báo cáo sử dụng vật tư cho từng loại sản phẩm. Báo cáo vật tư được chuyển lên phòng vật tư để kiểm tra tình hình sử dụng vật tư có theo định mức: tiết kiệm hay vượt quá, xác định nguyên nhân, từ đó có những điều chỉnh phù hợp. Khi chưa có nối mạng giữa phòng vật tư và phòng kế toán, khi nhận được các chứng từ nhập - xuất vật tư do thủ kho gửi lên, kế toán phân loại theo từng kho, sắp xếp theo trình tự thời gian và nhập dữ liệu, các thông tin về nhập - xuất vào máy tính theo đúng quy định.
Để nhập “Phiếu xuất kho”, kế toán vật tư chọn “xuất”, rồi nhập các thông tin tương tự “Phiếu nhập kho”: Số chứng từ, Ngày lập chứng từ, Diễn giải, Mã đối tượng, Mã kho, Mã vật tư, TK Nợ, TK Có, Thuế GTGT… Trên các phiếu nhập kho, kế toán cập nhật cả cột “Số lượng”, cột “Đơn giá”, cột. Nhưng trên các phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho các Xí nghiệp, cho kho khác hoặc bán nguyên vật liệu kế toán chỉ cập nhật số lượng nguyên vật liệu xuất ra mà không cập nhật cột “Đơn giá”, “Thành tiền”. Đến cuối tháng, máy tính tính toán dựa trên công thức được xây dựng sẵn tính ra đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ, từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu xuất trong tháng.
Để mở và theo dừi loại sổ nào kế toỏn kớch chọn vào tên sổ trong danh mục, máy tính sẽ tập hợp tất cả số liệu cần thiết lên sổ theo đúng lập trình kế toán máy đã xây dựng theo quy định của Bộ tài chính. Ngoài ra, kế toán nguyên vật liệu còn mở “Thẻ kế toán chi tiết” để theo dừi tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn của mỗi loại vật tư theo cả hai tiờu thức: số lượng và giá trị. Cuối tháng, khi các Xí nghiệp gửi “Báo cáo sử dụng vật tư” lên phòng kế toán tài chính, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu: định mức của từng loại nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm mà phòng kế toán nhận được từ phòng vật tư phải khớp với các định mức trên các “Báo cáo sử dụng vật tư”, cũng như so sánh tổng số lượng của từng loại nguyên vật liệu xuất cho sản xuất giữa “Phiếu nhập kho” và tổng số lượng từng loại nguyên vật liệu tiêu hao thực tế trên.
Cuối tháng, kế toán vật tư lại lập “Sổ chi phí nguyên vật liệu”, sổ này được mở theo từng loại sản phẩm của từng Xớ nghiệp nhằm theo dừi một sản phẩm sử dụng những loại nguyờn vật liệu nào: số lượng và giỏ trị (Biểu số16). Do phần mềm kế toán đã được cài đặt sẵn công thức nên kế toán vật tư chỉ cần nhập dữ liệu: số lượng từng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ, số lượng nguyên vật liệu thực tế sản xuất trong kỳ, số lượng nguyên vật liệu thực tế dùng để sản xuất từng loại sản phẩm (căn cứ vào Phiếu xuất kho) và định mức vật tư sản xuất từng loại sản phẩm căn cứ theo Bảng định mức vật tư, máy sẽ tự tính ra cột số lượng.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình tình biến động tăng giảm giá trị nguyên vật liệu của Công ty theo giá thực tế. … Chính vì vậy, TK 152 của Công ty không chi tiết theo tiểu khoản mà khi phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bất cứ loại nguyên vật liệu nào thì kế toán vật tư chỉ cần nhập số hiệu TK 152 và lựa chọn chính xác mã loại vật tư đó trong “Đối tượng”. - NKCT số 7: Theo dừi chi phớ sản xuất kinh doanh, trong đú phản ỏnh cỏc nghiệp vụ ghi giảm nguyờn vật liệu ( ghi Có TK 152).
Để theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn với từng nhà cung cấp, kế toỏn mở Sổ chi tiết cụng nợ (Biểu số 18). Trờn Sổ chi tiết này thể hiện rừ tất cả những nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh liờn quan đến TK 331 chi tiết tới từng nhà cung cấp. Cuối tháng, từ Sổ chi tiết công nợ (Biểu số 18) kế toán còn lập Bảng cân đối phát sinh công nợ (Biểu số 21) để xem xét tình hình công nợ của từng đối tượng và dùng để đối chiếu kiểm tra.
Từ Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối phát sinh công nợ, máy tính tự tổng hợp số liệu và chuyển vào NKCT số 5. Nếu nguyên vật liệu về trước, Hoá đơn về sau kế toán vật tư không ghi sổ nghiệp vụ kinh tế này mà đợi khi có hoá đơn về mới ghi bút toán tăng nguyên vật liệu. Khi hoá đơn về kế toán vật tư ghi Nợ TK 152, Có TK 331 trong NKCT số 5 và phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu như trường hợp hàng mua và hoá đơn cùng về.
Nếu hoá đơn về trước, cuối tháng nguyên vật liệu chưa về, kế toán không phản ánh trên TK 151: Hàng mua đang đi đường. Khi mua nguyên vật liệu là hàng nhập khẩu, thuế nhập khẩu sẽ được tính vào giá trị nguyên vật liệu nhập kho. Khi nhập lại kho, căn cứ vào Bảng kê tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm phụ cùng Phiếu nhập kho, kế toán vật tư tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập kho vào NKCT số 7 dòng Ghi Nợ TK 152 và cột Ghi Có TK 154.
Trong trường hợp phát hiện nguyên vật liệu thừa, kế toán vật tư sẽ ghi giá trị nguyên vật liệu đó trong NKCT số 7: Nợ TK 152, Có TK 338. Cuối tháng, căn cứ vào Sổ chi phí nguyên vật liệu (Biểu số 16), giá trị nguyên vật liệu xuất kho để chế biến sản phẩm được ghi vào Sổ chi tiết xuất vật tư (Biểu số 13). Căn cứ vào Sổ chi tiết TK 627, giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho nhu cầu sản xuất chung trong các Xí nghiệp sẽ được tập hợp lại vào Bảng tổng hợp phát sinh TK 152.
Khi xuất nguyên vật liệu cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp, kế toán vào Sổ chi tiết TK 641, TK 642, tổng giá trị nguyên vật liệu sẽ được vào Bảng tổng hợp phát sinh TK 152, sau đó được chuyển vào Bảng kê số 5. Khi nhập nguyên vật liệu mua về, giá trị bao bì được tính vào giá trị nguyên vật liệu mà nó chứa đựng.
