Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty SX & DVXK Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh: Đặc điểm và giải pháp hoàn thiện

MỤC LỤC

Sơ đồ hợp lý hoá cơ cấu tổ chức đơn đặt hàng

(3): Thông báo tới các bộ phận liên quan để tiếp nhận thông tin, lệnh và kế hoạch sản xuất. Quá trình sản xuất ở Công ty thường mang tính hàng loạt, số lượng sản phẩm tương đối lớn, chu kỳ sản xuất ngắn xen kẽ, sản phẩm phải qua nhiều giai đoạn công nghệ với quy trình khép kín từ A đến Z (bao gồm cắt, may, là, đóng gói, đóng hòm, nhập kho) với các loại máy móc chuyên dùng và nguyên liệu chính là vải.

Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty

KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG – NHÀ MÁY MAY NHƯ QUỲNH

Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại công ty

Công ty có rất nhiều đơn đặt hàng, với nhiều loại nguyên vật liệu, vả lại chúng thường xuyên biến động (do tính chất của ngành nghề kinh doanh); Công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi tương đối rộng rãi để quản lý, sắp xếp. Thủ kho và kế toán vật tư có liên hệ thường xuyên và chặt chẽ với nhau, ở kho của Công ty cũng đã trang bị máy tính để thuận tiện cho việc quản lý ghi chép những biến động về nguyên vật liệu của thủ kho.

SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ

Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty

Do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho là trị giá mua theo hoá đơn không bao gồm thuế GTGT cộng với các loại chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình mua nguyên vật liệu mà theo thoả thuận công ty phải chịu. Tuy nhiên, đối với một số nguyên vật liệu không lớn, thường là vật liệu phụ do công ty tự vận chuyển, bảo quản thì giá thực tế vật liệu nhập kho vẫn chỉ bao gồm giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT đầu vào, còn mọi chi phí liên quan đến quá trình vận chuyển, bảo quản vật liệu, công ty không tính thẳng vào trị giá vật liệu nhập kho mà hạch toán thẳng vào chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6277). Vì vậy, để giảm nhẹ khối lượng công việc tính toán và tăng cường công tác kiểm tra của kế toán trong khâu thu mua, bảo quản cũng như để thuận tiện cho việc hạch toán, Công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế bình quân gia quyền để tính giá cho tất cả các loại nguyên vật liệu xuất kho.

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Nguyễn Hoàng

Với sự đồng ý của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc, phòng kế hoạch vật tư sẽ đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán nguyên vật liệu theo thời hạn nhất định đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất, tránh tình trạng bị gián đoạn hay ngừng trệ. Khi có hoá đơn GTGT, phòng kế hoạch vật tư kiểm tra và lập phiếu nhập kho thành 3 liên (Một liên giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, một liên giao cho cán bộ cung ứng giữ, một liên giao cho kế toán giữ cùng hoá đơn GTGT để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán). Trường hợp kiểm nhận thừa, thiếu, không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế toán hoặc phòng XNK, đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ làm căn cứ ghi sổ.

HOÁ ĐƠN GTGT

Riêng trường hợp nhập kho nguyên vật liệu do khách hàng mang đến thuê gia công, trên phiếu nhập kho kế toán chỉ phản ánh số lượng nguyên vật liệu mà không phản ánh giá trị của chúng. Do đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng Công ty tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên hàng ngày, khi làm thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, kế toán chỉ phản ánh số lượng của chúng trên phiếu xuất kho. Đến cuối tháng, căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu tồn đầu tháng, nhập trong tháng, xuất trong tháng và tồn cuối tháng, kế toán mới tiến hành tính đơn giá xuất cho cả tháng theo từng loại nguyên vật liệu.

THẺ KHO

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Nguyễn Hoàng

Bên cạnh công tác kế toán chi tiết thì công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Công ty cũng hết sức phức tạp. Nó không những đòi hỏi cán bộ vật tư nắm vững các nghiệp vụ phần hành kế toán của mình mà còn yêu cầu phải nắm vững được những nguyên lý kế toán vật tư trong mối quan hệ với các phần hành kế toán liên quan như: kế toán vốn bằng tiền, kế toán thanh toán với người bán,. Định kỳ, khi nhận được các chứng từ gốc do thủ kho và phòng kế hoạch vật tư chuyển.

Chứng từ ghi sổ

Quá trình vận chuyển nguyên vật liệu là do nhà cung cấp hoặc khách hàng mang đến tận kho của Công ty nên không xảy ra trường hợp vật liệu và hoá đơn không về cùng một tháng. Định kỳ, căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…) kế toán sẽ lập Chứng từ ghi sổ. Sau đó, trên mỗi Chứng từ ghi sổ có liên quan đến các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu thì kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK 152.

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Việc hạch toán tiến hành như sau: Sau khi mua nguyên vật liệu về nhập kho hoặc xuất dùng thẳng, người đi mua viết “Giấy xin thanh toán”, kế toán căn cứ vào đó để viết phiếu chi, sau khi được kế toán trưởng, giám đốc duyệt chi thì thủ quỹ sẽ căn cứ vào đó để xuất quỹ tiền mặt. Công ty Nguyễn Hoàng có mở tài khoản tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội, Ngân hàng và phát triển Thăng Long, Khánh Hoà, Sài Gòn Thương Tín, Ngân hàng thương mại cổ phần Đà Nẵng nên việc thanh toán theo hình thức này được sử dụng rất nhiều vì nó nhanh gọn, an toàn. Cuối tháng, sau khi tính được trị giá xuất kho của từng loại nguyên vật liệu, kế toán sẽ tính tổng giá trị nguyên vật liệu xuất kho và ghi vào dòng “Tổng cộng” trên Chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan.

SỔ CÁI

Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty

Kiểm kê vật tư là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng của vật tư mà các phương pháp kế toán chưa phản ánh được để ngăn chặn hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý vật tư. Tại kho, thủ kho và các nhân viên phụ kho sẽ tiến hành kiểm kê số lượng thực tế của tất cả các loại nguyên vật liệu còn tồn kho cuối năm, sau đó đối chiếu với số lượng ghi trên thẻ kho và lập biên bản kiểm kê kho. Tại phòng kế toán, kế toán cũng tiến hành việc tổng hợp các số liệu trên sổ chi tiết và bảng tổng hợp Nhập - Xuất- Tồn rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho.

PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG
2.2- Về công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Do phương pháp hạch toán và đặc điểm sản xuất kinh doanh nên có một số tài khoản công ty không sử dụng mặc dù đã đăng ký như TK 113, 151, 157, 631, … Mặt khác, công ty cũng đã mở thêm hệ thống các tài khoản chi tiết cho phù hợp với tính chất các nghiệp vụ kinh doanh một cách linh hoạt. Khi công ty hạch toán vào TK 6277 – chi phí dịch vụ mua ngoài thì sau khi tập hợp chi phí sẽ phải phân bổ cho từng loại sản phẩm (hàng KICO, quần áo BHLĐ, hàng KID’S) theo một tiêu thức nhất định (trong khi công ty lại không mở chi tiết TK627 theo từng loại sản phẩm). Trong công tác kế toán chi tiết vật liệu, để thuận lợi cho kế toán trong việc kiểm tra, đối chiếu với thủ kho thì thủ kho nên lập “Báo cáo tồn kho” về số lượng tất cả các loại nguyên vật liệu có trong kho (sắp xếp theo từng loại hàng do Công ty mua và hàng nhận gia công) rồi chuyển lên cho phòng kế toán để đối chiếu với số liệu trên sổ chi tiết và cuối kỳ lập “Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn” cho chuẩn xác.

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Về dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu

Thứ nhất, trong quá trình ghi sổ kế toán tổng hợp, do tính chất thời vụ, công việc xuất - nhập kho nguyên vật liệu không diễn ra hàng ngày nên định kỳ thủ kho mới chuyển hoá đơn chứng từ lên để kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ. Trong khi đó, chi phí về nguyên vật liệu của Công ty là rất lớn nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá cả nguyên vật liệu trên thị trường cũng ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng năm trước và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán.