MỤC LỤC
Các thành viên khác của UBND không nhất thiết phải là Chủ tịch UBND phường. + Chủ tịch UBND là người lãnh đạo điều hành công việc của UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện cơ cấu tổ chức của UBND phường, ban nhiệm vụ, quyền hạn của mình và cùng với tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND phường và trước cơ quan nhà nước cấp trên.
+ Chủ tịch UBND là đại biểu HĐND. Các thành viên khác của UBND không nhất thiết phải là Chủ tịch UBND phường. + Chủ tịch UBND là người lãnh đạo điều hành công việc của UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện cơ cấu tổ chức của UBND phường, ban nhiệm vụ, quyền hạn của mình và cùng với tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND phường và trước cơ quan nhà nước cấp trên. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC. quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan UBND. Tham mưu giúp Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, UBND phường chỉ đạo, điều hành các hoạt động trên địa bàn phường. Văn phòng UBND phường có chức năng tham mưu phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UB và đảm bảo cơ sở vật chất cho UB hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:. - Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc công tác này, văn phòng phải nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật. - Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừa nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban. Hai loại công tác: Công tác tham mưu tổng hợp, công tác đảm bảo cơ sở vật chất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND phường. a) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn đốc cỏc bộ phận cụng tỏc triển khai; Theo dừi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình. Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn. có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban. b) Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND phường trong việc chỉ đạo thực hiện. Văn phòng giúp UBND phường tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND phường và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương. c) Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban. Ở UBND phường thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban , tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong phường…Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp. d) Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng. Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua. đ) Tổ chức công tác tiếp dân. Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước. Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết. e) Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”. Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chớnh đơn giản, rừ ràng, đỳng phỏp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức chuyên môn khác của UBND phường có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật. f) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND phường với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân. Mối quan hệ công tác giữa UBND phường với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc. g) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc. Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND phường gồm có: Đất đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm.. Ở cấp phường, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận bảo đảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán. Tuy vậy văn phòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ. thuật và phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp mua sắm. văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc cơ quan Uỷ ban. h) Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban. Công tác văn thư lưu trữ của UBND phường bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của pháp luật. Công tác hành chính của UBND phường bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ..Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương. i) Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ. Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, Văn phòng là người chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của Văn phòng; sắp xếp tổ chức, bộ máy Văn phòng theo quy định; chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân Phường trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng; là chủ tài khoản cơ quan Văn phòng.
- Chọn lựa phương án hợp lý; xác định mục đích, yêu cầu (ban hành văn bản để làm gì? Giới hạn giải quyết đến đâu? Đối tượng áp dụng là ai? ) để có cơ sở lựa chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày và thời điểm ban hành. - Viết dự thảo lần thứ nhất: Phác thảo nội dung ban đầu; soạn đề cương chi tiết; tham khảo ý kiến của thủ trưởng, các chuyên gia; tổ chức thảo luận nội dung phác thảo; chỉnh lý phác thảo; viết dự thảo. - Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo. Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo. Việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo không phải là bước bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi loại văn bản. Bước này có thể được tiến hành nghiêm ngặt theo luật định đối với một số loại văn bản quy phạm pháp luật như Hiến pháp, luật, pháp lệnh .., song lại không nhất thiết đối với các văn bản khác có hiệu lực pháp lý thấp hơn, mà tuỳ theo tính chất và nội dung của các văn bản đó hoặc tuỳ xét của các cơ quan, đơn vị ban hành chúng. Kết quả dóng góp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo phải được đánh giá, xử lý và tiếp thụ bằng văn bản tổng hợp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo. Bước 3: Thẩm định dự thảo. a) Ban soạn thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản. Tuỳ theo tính chất, nội dung của văn bản lãnh đạo cơ quan soạn thảo quyết định việc thẩm dự thảo văn bản. b) Ban soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi đến cơ quan thẩm định. c) Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đã được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo. d) Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký. a) Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc các nhân) để xem xét và thông qua. Văn phòng giúp thủ trưởng xem xét trước các yêu cầu về nội dung, thể thức và các yêu cầu khác của văn bản trước khi thủ trưởng ký. Phải có hồ sơ trình ký. Trường hợp không có hồ sơ thì phải trợc tiếp tường trình với thủ trưởng ký. Phải thực hiện việc ký tắt trước của chánh hoặc phó chánh văn phòng trước khi trình ký. b) Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định. Việc thông qua văn bản có thể được tiến hành bằng hình thức tổ chức phiên họp hoặc theo thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo thẩm quyền ban hành, tính chất và nội dung của văn bản, văn bản có thể được xem xét thông qua bằng hình thức tập thể tại một hoặc nhiều phiên họp của cơ quan ban hành. Việc tổ chức các phiên họp phải đảm bảo các quy định của Nhà nước. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản mình ký. Trách nhiệm đó liên quan đến cả nội dung lẫn thể thức văn bản, do đó trước khi ký cần xem xét kỹ về nội dung và thể thức của văn bản. c) Đóng dấu văn bản. d) Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định. a) Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước tuỳ theo tính chất và nội dung phải được công bố, yết thị và đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng theo luật định. b) Văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở Trung ương phải được đăng Công báo nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong thời hạn. chậm nhất là 15 ngày, kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành. c) Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND phải được yết thị tại trụ sở của cơ quan ban hành và những địa điểm khác do HĐND, UBND quyết định. d) Văn bản quy phạm pháp luật phải được đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng. e) Văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước Trung ương, văn bản quy phạm pháp luật do HĐND, UBND ban hành được gửi, lưu giữ trên mạng tin học diện rộng của Chính phủ và có giá trị như bản gốc. g) Các văn bản khác tuỳ theo tính chất và nội dung được công bố kịp thời theo quy định của pháp luật. Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thờ gian ban hành văn bản, nội dung văn bản, chức năng cảu các văn bản..; các tài liệu trong kho được lập thành các hồ sơ hiện hành để tiện cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu, các tài liệu lưu trữ trữ trong kho luôn được xác định giá trị để để loại bỏ các văn bản đã hết hiệu lực và chỉ bảo quản các tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác điều hành và lãnh đạo của cơ quan cũng như phục vụ công tác nghiên cứu các tài liệu có trong kho.
Hồ sơ: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề; một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khỏc hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ban hành quy chế về sử dụng mạng thông tin nội bộ, chia sẻ thông tin số theo đúng quy định của pháp luật nhằm bảo đảm sử dụng chung thông tin về quản lý, điều hành, phối hợp công tác và chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý,.