Tài liệu về quản lý dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin

Vai trò của Công nghệ thông tin

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đã thúc đẩy các cuộc di dân lớn, những cuộc chinh phục các miền đất mới và khởi đầu quá trình toàn cầu hoá giữa các nền văn hoá và các nền văn minh, góp phần tạo ra các tiền đề khởi phát cho cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất, cũng như tạo ra các xung lực mạnh mẽ để phát triển khoa học công nghệ và giao lưu quốc tế. Cuộc cách mạng thông tin thứ ba đánh dấu bằng sự ra đời kỹ thuật in, tạo khả năng chưa từng thấy để thông tin và tri thức truyền bá qua thời gian và không gian, vượt qua các rào cản ngăn cách giữa các nền văn hoá và văn minh, tạo ra quá trình toàn cầu hoá mới với tốc độ nhanh gấp nhiều lần, đồng thời góp phần thúc đẩy nhanh chóng diễn biến của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất. Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm: Những thành quả của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và cách mạng khoa học công nghệ hiện đại đã thúc đẩy mạnh mẽ sự xuất hiện cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm với đặc điểm nổi bật là các hệ thống siêu lộ cao tốc thông tin (super highways), các hạ tầng cơ sở thông tin quốc gia (NII – National information infrastructure), hạ tầng cơ sở thông tin khu vực (RII – Regional information infrastructure) và hạ tầng cơ sở thông tin toàn cầu (GII – Global information infrastructure).

Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Tuy nhiên, Đảng và Nhà nước ta nhận định: Công nghệ thông tin Việt Nam hiện nay vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển chậm, có nguy cơ tụt hậu xa hơn với nhiều nước trên thế giới và khu vực.Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá và yêu cầu về hội nhập khu vực và quốc tế, vai trò động lực và tiềm năng to lớn. Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hội về vai trò của công nghệ thông tin chưa đầy đủ; thực hiện chưa triệt để các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; chưa kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với quá trình cơ cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hành chính, đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng và Nhà nước; chậm ban hành các chính sách đáp ứng nhu cầu ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ; ..; chưa coi đầu tư cho xây dựng hạ tầng thông tin là loại đầu tư xây dựng hạ tầng kinh tế, xã hội.

Để đạt được những mục tiêu đã đề ra, Đảng ta đã chỉ ra nhiều giải pháp và nhiệm vụ; và một trong những giải pháp đó là: “Các doanh nghiệp, trước hết là các Tổng công ty 90 và 91 cần đầu tư cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, sử dụng thương mại điện tử, coi đó là các biện pháp cơ bản để đổi mới quản lý, đổi mới công nghệ, cơ cấu lại sản xuất, mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh.”. Một loạt các dự án công nghệ thông tin đang và sẽ được triển khai bằng nguồn hỗ trợ của các tổ chức phát triển như Cơ quan phát triển thương mại Hoa Kỳ (TDA), Ngân hàng Thế giới (WB) và Tổ chức hợp tác phát triển Thuỵ Điển (SIDA) như dự án Hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán, Hệ thống thông tin chăm sóc khách hàng, Hệ thống thông tin quản lý khách hàng, Hệ thống thông tin địa lý, dự án đào tạo về công nghệ thông tin….

Kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện và quản lý các dự án đầu tư tại Trung tâm Công nghệ thông tin- Tổng

- Về phía EVN: Từng bước cải cách thủ tục hành chính trong công tác quản lý theo hướng gọn nhẹ; đồng thời có sự phân công, phân cấp triệt để hơn nữa đối với các dự án tương đối đặc thù cho các đơn vị thành viên. Việc này sẽ giúp cho các dự án được thực hiện với chất lượng cao hơn, hoàn thành đúng tiến độ hơn và tăng tính chịu trách nhiệm hơn đối với các đơn vị được phân cấp. Để có thể khắc phục những hạn chế về việc thiếu sự phối hợp nhịp nhàng, chặt cxẽ giữa các phòng, các bộ phận chức năng trong công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án như đã phân tích khi áp dụng Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT; đồng thời để có thể đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng trong công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án, nhằm từng bước nâng cao hiệu quả kinh doanh, luôn đảm bảo chấp hành đầy đủ và nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật ( ví dụ như: Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng, Quy chế đấu thầu..), tác giả mạnh dạn đưa ra “Quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư theo Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng”.

THƯ Kí DỰN: Tham mưu, thực hiện, kiểm soỏt thủ tục v theo dừi, bỏo cỏo tiến độ thực hiện dựỏn, đầu mối phối hợp giữa cỏc bộ phận liờn quan đến dựỏn. Để ban giám đốc có thể đề xuất và được Tổng công ty đồng ý giao nhiệm vụ thực hiện một dự án nào đó cho Trung tâm thì trong một số trường hợp Trung tâm cần lập đề án xin chủ trương của Tổng Công ty. - Thực hiện các thủ tục về đầu tư: Soạn thảo các văn bản trỡnh duyệt dự ỏn đầu tư, Gửi hồ sơ dự án và văn bản trỡnh đến cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Như vậy, với một quy trình tương đối tổng quát có thể áp dụng cho mọi loại dự ỏn; trong đú cú nờu rừ nhiệm vụ của từng phũng, từng bộ phận chức năng và cơ chế phối hợp hoạt động giữa các phòng, các bộ phận đó ở từng giai đoạn cụ thể. Có thể nói với một quy trình như vậy sẽ giúp cho việc chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT trong tương lai sẽ mang lại chất lượng và hiệu quả. Trong thực tế từ trước tới nay, khi tiến hành các dự án, EVN.IT thường thành lập các Tổ công tác, đại đa số đều cú sự tham gia của cỏc phũng chức năng như: Phũng Quản lý dự ỏn, Phũng Tổng hợp, Phũng Tài chớnh kế toỏn.

Trong khi đú cú rất nhiều cụng việc của dự ỏn thuộc lĩnh vực chuyờn mụn của cỏc phũng chức năng này như: làm cỏc thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, thực hiện thu chi của dự án… thỡ lại vẫn đang do các quản trị dự án (Tổ trưởng, Tổ phó tổ công tác) đảm nhiệm. Thực tế này làm cho các quản trị dự án rơi vào tỡnh trạng quỏ tải và nhiều khi gặp khú khăn dẫn đến làm chậm các thủ tục cũng như tiến độ dự ỏn. Tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của cỏc chuyờn viờn này sẽ được Quản trị dự án đỏnh giỏ và làm căn cứ cho lónh đạo Phũng chức năng đỏnh giỏ, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo cỏc kỳ đỏnh giỏ.

Bằng việc truy nhập vào các thủ tục được viết rừ ra, cỏc thành viờn Tổ cụng tỏc cú thể tham khảo tới cỏc thủ tục thớch hợp để biết thông tin hơn là phí thời gian tìm nó hay làm gián đoạn người khác. Cuối cùng, sổ tay dự án là công cụ tuyệt hảo để huấn luyện nhân viên mới bằng việc cung cấp thông tin cần thiết để giúp họ trở thành quen thuộc với dự án. Việc xây dựng sổ tay dự án không dễ, nó đòi hỏi sự làm việc cần mẫn, thời gian và tiền bạc; cần người có kĩ năng tổ chức, biết nghiên cứu và viết tốt.